¿Cómo reponer una tienda desde el almacén central?

La respuesta corta: un nivel objetivo y un envío que lo recupera.

La reposición desde un central funciona con dos números por producto y tienda: el nivel al que se quiere llegar después de cada envío y el momento de revisarlo. En cada revisión se mira cuánto tiene la tienda, se suma lo que ya viaja hacia ella y se manda lo que falta hasta el nivel. Es lo que se llama reposición con revisión periódica, y es la que más encaja cuando los camiones salen en días fijos.

El nivel no es una cifra redonda ni «lo que cabe en la estantería». Se calcula con tres ingredientes: cuánto vende la tienda por día, cuántos días pasan hasta que llegue el siguiente envío y un margen para cuando la venta o el reparto se tuerzan. Con esos tres datos se sale de la regla de «dos cajas de todo» y se evitan a la vez las roturas y los almacenes de tienda llenos.

Cómo se decide hoy y por qué falla.

La reposición de tienda suele hacerse por una de estas vías. Una: el encargado hace el pedido al central cuando ve huecos en la estantería, con su impresión de lo que falta. Otra: el central manda cada semana una cantidad fija por referencia, la que se pactó al abrir. La tercera: un mínimo y un máximo escritos en el programa, que no se tocan desde hace años.

El pedido por huecos reacciona tarde: cuando se ve el hueco, el producto lleva horas o días agotado, y hasta que llega el envío pasan más días sin él. La cantidad fija ignora la venta real: sobra en temporada baja y falta en campaña. Y el mínimo y máximo estático es mejor que nada, pero no distingue entre una tienda que recibe dos camiones por semana y una que recibe uno, que necesitan niveles distintos para el mismo producto.

El segundo problema es el que no se ve: el stock que ya va en camino. Si el pedido del lunes sale el martes y llega el miércoles, el jueves el encargado ve un hueco y vuelve a pedir lo mismo. Duplica el envío, y el exceso se queda en una tienda con poco sitio. Es habitual en cadenas con pedidos de tienda abiertos, sin contar el estado de cada uno.

Paso a paso: una tienda con dos envíos por semana.

El caso. Una tienda de una cadena de ferretería vende 18 rollos de cinta americana a la semana, unos 2,6 al día. El central le envía martes y viernes. Lo que se pide el lunes se prepara y llega el martes; lo que se pide el jueves llega el viernes, de modo que el plazo entre pedido y producto en estantería es de un día.

Primer dato: cuántos días tiene que cubrir cada envío. Entre dos envíos hay, como máximo, 4 días (del viernes al martes) y, de media, 3,5. Hay que mirar el caso largo, porque el tramo fin de semana es el que provoca las roturas. Más el día del plazo, el envío debe cubrir 5 días: 5 × 2,6 = 13 rollos.

Segundo dato: el margen. Las ventas diarias de la tienda se mueven con una desviación típica de 1,5 rollos. Con un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65) y un periodo de 5 días, el stock de seguridad es 1,65 × 1,5 × √5 = 5,5, es decir, 6 rollos. El nivel objetivo es 13 + 6 = 19.

Tercer dato: la cuenta del envío. El jueves por la tarde, la tienda tiene 7 rollos y no hay nada en camino. Envío = 19 − 7 = 12 rollos. Si la caja es de 6, son exactamente dos cajas. Si el jueves tiene 7 y hay 6 en camino por un pedido del lunes que se retrasó, el envío es 19 − 7 − 6 = 6, una caja. Esa resta de lo que viaja es la que evita el doble pedido.

El mismo cálculo en Odoo con reglas de reabastecimiento.

En Odoo, esta lógica se monta con una regla de reabastecimiento con ruta de reaprovisionamiento entre almacenes. Según la documentación oficial, el procedimiento es activar las ubicaciones de almacenamiento en Inventario, Configuración, Ajustes; enlazar la tienda con el central en Inventario, Configuración, Almacenes, pestaña de configuración del almacén, marcando el central en «Resupply From»; y marcar en el producto la ruta «Tienda: Supply Product from Central» en la pestaña Inventario.

Después se crea la regla de reabastecimiento sobre la ubicación de la tienda, con esa ruta y con valores de mínimo y máximo. En el ejemplo: máximo 19 y mínimo 13, de modo que cuando la previsión de stock baja de 13 se genera un traslado que sube hasta 19, con un múltiplo de 6 para respetar la caja. Odoo crea dos movimientos, una orden de entrega en el central y una recepción en la tienda, y el producto se queda en la ubicación de tránsito entre almacenes mientras viaja.

Funciona, y con una condición: los valores de mínimo y máximo los pones tú, a mano, y Odoo no los recalcula cuando cambia la venta ni cuando cambia el calendario de camiones. En una cadena con cuarenta tiendas y mil referencias, son cuarenta mil reglas que envejecen. Más de uno acaba con los mismos números desde que se montó el programa.

Errores típicos al reponer tiendas.

Se repiten sea cual sea el programa de gestión, aunque cada uno los disfraza de una manera distinta.

• No restar el stock en tránsito. El envío duplicado es el fallo número uno de las cadenas que reponen por pedido de tienda. Hay una guía entera sobre el stock en tránsito.
• Usar el mismo nivel para todas las frecuencias. Una tienda con un envío semanal necesita bastante más nivel que otra con dos (8 días que cubrir frente a 5 en el ejemplo). Si cambias el calendario del camión, hay que recalcular.
• Calcular el nivel con la venta media y olvidar el margen. Sin stock de seguridad, la tienda se queda sin producto la mitad de los ciclos.
• Contar la venta desde el pedido hasta la entrega al almacén de la tienda, no hasta que el producto esté en la estantería. Entre la caja en la trastienda y el lineal pasa tiempo.
• No respetar la caja. Mandar 5 cuando la caja es de 6 obliga a abrir cajas en el central y acaba en errores de picking.
• Dejar el central sin reserva. Si el envío del viernes lo vacía, el pedido urgente del sábado no tiene de dónde salir.
• No revisar los niveles cuando cambia la venta. Un nivel bueno en enero puede ser corto en mayo.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema que se monta sobre tu programa, sea Odoo o cualquier otro, hace el cálculo por ti y lo mantiene vivo. Lee las ventas y el stock con un usuario que solo puede leer, calcula para cada tienda y producto el nivel objetivo con el calendario real de los camiones y la previsión de venta de los próximos días, resta lo que ya va en camino y propone el traslado, con el porqué de cada línea: «Se manda 12: la tienda lleva 7, vende 2,6 al día y el próximo camión es el martes».

La persona de logística aprueba o cambia la propuesta. Si el programa permite escribir, se puede volcar el traslado ya aprobado en tu programa como orden de entrega, para que el almacén lo prepare como siempre. Los niveles ya no se escriben a mano: se actualizan cuando cambia la venta, la época o el calendario. Si quieres ver el detalle de cómo se hace en tu programa, tienes la guía de reaprovisionamiento automático, y la página de control de stock para cadenas de tiendas explica el resto.

Qué datos hacen falta y cuándo no merece la pena.

Necesitas el calendario de envíos a cada tienda, las ventas diarias por producto y tienda (al menos tres meses), el stock de tienda, los traslados abiertos y el tamaño de caja. El dato más débil suele ser el stock de tienda: si las altas y las bajas no se registran, la cuenta parte de una cifra falsa. Hacer un inventario cíclico de las referencias que más pesan arregla más que cualquier fórmula.

No merece la pena automatizar esto con menos de diez tiendas y un catálogo corto, donde una persona con una hoja de cálculo y el calendario del camión lo resuelve en unas horas a la semana. Tampoco si la tienda reabastece a diario y con el producto a una hora de camino: ahí el stock de tienda es mínimo y casi cualquier regla funciona. Empieza a compensar cuando la reposición ocupa a alguien casi a diario o cuando hay roturas a la vez que el central tiene producto.

Cómo empezar.

Calcula a mano el nivel de tres productos en una tienda, como arriba, y compáralo con lo que le mandas. Para hacerlo con toda tu red, en la simulación con tus datos repetimos semanas pasadas con lo que se sabía cada día y comparamos lo que habría enviado el sistema con lo que enviaste. Y si prefieres empezar por ver dónde se te escapan ventas, el análisis gratuito te lo enseña.