Pregunta
¿Cómo repartir el stock entre varios almacenes?
Repartir bien es dar a cada almacén lo que necesita hasta el siguiente traslado y, cuando no hay para todos, dar antes a quien antes se queda sin producto, no a quien más vende. Aquí tienes la cuenta con un mayorista de cuatro almacenes, el error de repartir en proporción a la venta y cómo se ve en Odoo y en Business Central.
La respuesta corta
Para repartir el stock entre varios almacenes se calcula el stock objetivo de cada destino (ventas hasta el siguiente traslado más colchón), se resta lo que ya tiene, se reserva lo que necesita el almacén central para sus propios pedidos y se reparte el resto. Si no alcanza para todos, se prioriza por días de cobertura, es decir, a quien antes se queda sin producto, y no en proporción a la venta. Los traslados quedan registrados con su fase de tránsito.
La respuesta en dos frases y para quién es.
Se reparte calculando, para cada almacén y cada producto, cuánto le falta para llegar a su objetivo, y asignando primero a los que antes se quedan sin producto. Lo que no sale del central es lo que el propio central necesita para servir lo suyo.
Es para mayoristas, importadores, distribuidoras y empresas con almacenes regionales o delegaciones que se abastecen desde uno central o entre ellas. Si tienes un solo almacén o cada almacén compra por su cuenta al proveedor, este problema no lo tienes.
¿Cómo se decide hoy el reparto y por qué falla?
Hay dos maneras habituales. La primera es la petición: cada responsable de almacén pide al central lo que cree que necesita, y el central intenta cumplir. Gana quien pide antes o más fuerte. La segunda es el reparto proporcional: cuando llega mercancía, se divide según lo que vende cada almacén. Es limpia y fácil de explicar.
La petición falla porque cada responsable ve solo su almacén y nadie ve el conjunto: los que temen quedarse cortos piden de más, y lo que sobra en un sitio no se ve desde otro. El proporcional falla por una razón distinta: no tiene en cuenta lo que ya hay. Un almacén que vende mucho pero tiene mucho stock recibe tanto como otro que vende lo mismo y está a cero.
En ambos casos hay una pregunta sin hacer: ¿cuánto dura lo que ya tiene cada almacén? La respuesta se llama días de cobertura (stock dividido por venta diaria) y es la que ordena las prioridades cuando el producto no alcanza.
Paso a paso, con un ejemplo con cuentas.
Un mayorista tiene un almacén central y tres regionales: Valencia, Sevilla y Zaragoza. Reparte una vez por semana y el traslado tarda 2 días, así que el periodo a cubrir es de 9 días. Para un producto, los datos son estos. Valencia: vende 90 por semana, 12,9 al día, desviación diaria 8, stock actual 40. Sevilla: vende 60 por semana, 8,6 al día, desviación 5, stock 90. Zaragoza: vende 30 por semana, 4,3 al día, desviación 3, stock 10. El central vende directamente 60 por semana, 8,6 al día.
Primer paso: el objetivo de cada almacén regional. Valencia: 90 por 9 entre 7 son unas 116 unidades de venta esperada, más un colchón al 95 % de 1,65 por 8 por la raíz de 9 (3), unas 40. Objetivo: 156. Sevilla: 60 por 9 entre 7, unas 77, más 1,65 por 5 por 3, unas 25. Objetivo: 102. Zaragoza: 30 por 9 entre 7, unas 39, más 1,65 por 3 por 3, unas 15. Objetivo: 54.
Segundo paso: lo que falta. Valencia: 156 menos 40, 116. Sevilla: 102 menos 90, 12. Zaragoza: 54 menos 10, 44. Total necesario: 172 unidades.
Tercer paso: lo que puede salir del central. Si el central tiene 300 unidades, debe quedarse con lo que va a vender él en esos 9 días, 60 por 9 entre 7, unas 77, más un colchón de unas 20: 97. Disponible para repartir: 203. Alcanza para los 172. Se manda lo que falta y sobran 31.
Ahora el caso complicado: el central solo tiene 220. Disponible para repartir: 220 menos 97, 123, que no alcanza para las 172. Hay que decidir. Los días de cobertura actuales son: Valencia, 40 entre 12,9, 3,1 días. Sevilla, 90 entre 8,6, 10,5 días. Zaragoza, 10 entre 4,3, 2,3 días. Zaragoza y Valencia se quedan sin producto en tres días; Sevilla tiene para diez. Se da primero a Zaragoza su falta completa, 44, y el resto, 79, a Valencia. Sevilla no recibe nada esta semana.
Resultado: Valencia queda con 119 unidades, que a 12,9 al día duran 9,2 días, justo lo que hace falta hasta el siguiente traslado (aunque sin colchón); Zaragoza con 54, con su objetivo completo; Sevilla con 90, con 10,5 días. Con el reparto proporcional a la venta (50, 33 y 17 % de 123) Valencia recibiría 61, Sevilla 41 y Zaragoza 20: Zaragoza quedaría con 30, para 7 días, es decir, por debajo de los 9 que necesita; Valencia con 101, que le duran 7,9 días, también corta, y Sevilla recibiría 41 que no necesitaba aún.
Errores típicos.
El primero es repartir todo lo que hay en el central y dejarlo vacío: el central también vende, y si se queda sin producto, sus clientes directos y los traslados de la semana siguiente se resienten. El segundo es mirar solo el stock físico de cada destino y olvidar lo que ya va en camino: un producto en tránsito es un stock que existe pero no se puede vender todavía, y duplicar un traslado es tan malo como olvidarlo.
- Traspasar en cantidades sueltas que no respetan el bulto: mandar 37 unidades de algo que viaja en cajas de 12 obliga a abrir cajas y desordena el almacén.
- No contar la venta perdida: si Zaragoza estuvo a cero tres días, su venta histórica es menor que su demanda real.
- Mover stock entre regionales sin mirar el coste del traslado: a veces es más barato pedir al proveedor que cruzar media península.
- Hacer traslados de emergencia sin registrarlos: el stock desaparece del origen y no aparece en el destino hasta que alguien lo recibe en el programa.
Qué cambia con un sistema de reposición, y cómo se ve en tu programa.
El sistema calcula cada semana el objetivo de cada almacén y cada producto, descuenta lo que ya tiene y lo que viene en camino, reserva lo del central y propone el traslado, con el porqué de cada línea: cuántos días de cobertura tiene hoy el destino, cuánto vende, cuánto necesita. Cuando no alcanza para todos, enseña la prioridad y la lógica, para que quien aprueba pueda cambiarla. La persona decide; el programa registra el traslado como siempre.
En Odoo, la forma de montar esto es con los almacenes de cada sitio y, en la ficha del almacén receptor, el campo «Resupply From» (reabastecer desde) apuntando al central. Con ello, al activar el reabastecimiento Odoo crea una orden de entrega desde el central y una recepción en el destino, y mientras el producto va de camino lo coloca en la ubicación de tránsito entre almacenes. En Business Central, los traslados se hacen con órdenes de transferencia: se registra el envío y, desde ese momento, la mercancía está en tránsito y no disponible hasta que el destino la recibe. Tienes los detalles en control de stock con Odoo y control de stock con Business Central.
Para el sector, mira control de stock para mayoristas e importadores; para qué hacer con el stock mientras viaja, la guía de stock en tránsito.
Qué datos hacen falta.
Ventas por almacén, producto y día de al menos un año; el stock por almacén; los traslados abiertos con su fecha de llegada; la cadencia y el plazo de cada ruta entre almacenes; y las unidades por bulto de cada producto. Con todo eso se pueden calcular objetivos y faltas. Con menos datos el sistema da una propuesta más prudente y lo indica.
Conviene que alguien que conozca la red explique las particularidades: un almacén que sirve a un cliente grande con pedidos periódicos, otro con un acuerdo de stock mínimo para un cliente, un traslado que solo puede hacerse un día por semana.
Cuándo no merece la pena.
Con dos almacenes y pocas referencias, con el criterio de quien los lleva y una hoja basta. Tampoco compensa si cada almacén compra directamente al proveedor y apenas hay traslados, o si tienes tanto stock que nunca falta nada. Y si tus productos son tan voluminosos o caros de mover que casi nunca trasladas, la decisión es de compra, no de reparto.
Compensa con varios almacenes, un central que abastece a regionales, artículos que faltan en unos sitios mientras sobran en otros y traslados que se piden por teléfono con urgencia.
Cómo empezar.
En la simulación con tus datos repetimos semanas anteriores de tu red de almacenes y comparamos lo que habría repartido el sistema con lo que se hizo y con las roturas y excesos que hubo. Después uno o dos meses en modo sombra.
Para un primer vistazo, el análisis gratuito revisa un extracto de ventas y stock por almacén y señala dónde sobra y dónde falta. La demo dura 30 minutos por videollamada.
Preguntas frecuentes
¿Se reparte en proporción a la venta de cada almacén?
Solo si todos tienen el mismo stock de partida, y casi nunca es así. En el ejemplo, con 123 unidades disponibles, el reparto proporcional deja a Zaragoza con 30 unidades para 7 días y manda 41 a Sevilla, que tenía para diez días. Es mejor ordenar por días de cobertura.
¿Cuánto debe quedarse el almacén central?
Lo que va a vender él mismo hasta el siguiente traslado más un colchón. En el ejemplo, unas 77 unidades de venta esperada y unas 20 de colchón, 97 en total. Repartir todo y dejarlo vacío es el error más habitual.
¿Qué pasa con la mercancía en tránsito entre almacenes?
Existe, pero no está disponible para vender. Odoo la sitúa en una ubicación de tránsito entre almacenes y Business Central la registra con la orden de transferencia enviada y no recibida. El sistema la cuenta como llegada al destino para no duplicar traslados.
¿Hay que trasladar entre regionales o siempre desde el central?
Depende del coste y del plazo. Lo habitual es desde el central, pero a veces compensa mover entre regionales cuando uno tiene un exceso claro y el otro un déficit. La propuesta lo indica con su coste de traslado si lo conoces.
¿Se puede aplicar a una red de furgonetas o de clientes con depósito?
Sí. El mismo cálculo vale para cualquier punto que se abastece desde un origen: cada furgoneta o cada cliente con depósito es un destino con su objetivo y su cobertura.