¿Cómo calcular el pedido sugerido en Odoo?

La respuesta corta: qué calcula Odoo y qué no.

Odoo calcula el pedido sugerido con las reglas de reabastecimiento de cada producto. Tú fijas un mínimo y un máximo; cuando el stock previsto baja del mínimo, la columna «To Order» propone la cantidad que falta para llegar al máximo. Con la ruta de compra se convierte en un pedido a proveedor, y con la de fabricación, en una orden de producción.

Lo que no calcula es cuánto vas a vender. El mínimo y el máximo los escribes tú, y Odoo los obedece aunque la demanda haya cambiado. Esta guía es para quien lleva compras en Odoo y quiere saber de dónde sale esa cantidad y cuándo conviene tocarla. Si buscas el enfoque general de la herramienta, está en la landing de Odoo.

Cómo se decide hoy el pedido en Odoo y por qué falla.

En la mayoría de empresas que usan Odoo para comprar, alguien creó las reglas hace un año con el mismo criterio para todo: un mínimo de «lo que vendíamos en dos semanas» y un máximo que sale de multiplicarlo por tres. Se cargaron en la aplicación de Inventario, en Operaciones, Replenishment, y desde entonces se tocan poco. El comprador abre la lista cada lunes, filtra por «To Reorder» y pulsa el botón Order.

El fallo no está en Odoo, sino en que la regla no tiene memoria del calendario. Un producto que en marzo vendía 10 a la semana y en noviembre vende 35 sigue con el mínimo de marzo. La regla dispara tarde: cuando el stock previsto pasa de 20, el pedido sale, pero el proveedor tarda dos semanas y en ese tiempo se venden 70. Resultado típico: rotura en los meses buenos y sobrestock en los malos, con una lista de reposición que parece ordenada.

Hay un segundo fallo, más silencioso: la cantidad sugerida es un hueco hasta el máximo en un momento concreto, no una necesidad en el tiempo. La documentación de Odoo lo dice con sus palabras: la cantidad a pedir es la demanda total hasta la fecha prevista. Si esa fecha se queda corta respecto al plazo del proveedor, el pedido sale pequeño.

Paso a paso: la cuenta con números.

Ejemplo de un distribuidor de material de oficina con un almacén en Valencia. Producto: cartucho de tóner, que se compra en cajas de 12. Reglas de Odoo: mínimo 20, máximo 60, múltiplo 12. Existencias en mano: 52. Reservadas para pedidos de clientes confirmados: 12. Pedido de compra ya hecho y pendiente de recibir: 24.

Primero, el stock previsto que ve Odoo: 52 en mano, más 24 que vienen, menos 12 comprometidos, son 64. Como 64 no baja del mínimo de 20, la regla no se dispara y el producto no aparece en la lista de «To Reorder». Odoo no se equivoca; hace lo que se le pidió.

Ahora, la cuenta de necesidad. El producto vende de media 35 unidades a la semana y el proveedor tarda dos semanas en servir. Revisas pedidos una vez por semana, así que hay que cubrir 2 + 1 = 3 semanas: 35 × 3 = 105 unidades. Añade un margen de seguridad de 20 unidades por la variación de las ventas. Necesidad: 125. Tienes disponible 52 − 12 = 40 y vienen 24: 64. Pedido sugerido: 125 − 64 = 61 unidades.

En cajas de 12, 61 son 5,08. Se propone 5 cajas, 60 unidades, porque la unidad de diferencia está dentro del ruido de la previsión. La regla fija de Odoo decía «no pidas nada» y la cuenta dice «pide 60 hoy»: sin ese pedido, el almacén se queda a cero en torno al día 12, antes de que llegue el siguiente envío.

• Stock previsto de Odoo = en mano + entradas previstas − salidas previstas: 52 + 24 − 12 = 64.
• Necesidad = ventas semanales × (plazo + periodo de revisión) + stock de seguridad: 35 × 3 + 20 = 125.
• Pedido sugerido = necesidad − (disponible + en camino): 125 − (40 + 24) = 61, redondeado a 60 por cajas.

Cómo se ajustan el mínimo y el máximo en Odoo.

Si quieres quedarte dentro de Odoo, la salida es revisar las reglas con la fórmula anterior en lugar de con intuición. Mínimo = ventas del plazo del proveedor + margen: para el tóner, 35 × 2 + 20 = 90, no 20. Máximo = mínimo + lo que quieras cubrir entre pedidos, por ejemplo una semana más: 90 + 35 = 125. Con esos valores, el stock previsto de 64 sí cae bajo el mínimo, la regla se dispara y la cantidad propuesta sube hasta 125 − 64 = 61.

El campo de múltiplo cantidad sirve para redondear a la caja o al palé. Según la documentación, el redondeo no sobrepasa el máximo: con máximo 20 y previsto 7, hacen falta 13 y Odoo pide 12 si el múltiplo es 3. La redacción de esa misma página habla de redondear «hacia arriba» pero el ejemplo redondea hacia abajo, así que conviene probarlo en tu versión con un producto de prueba antes de fiarte del sentido.

Los días de visibilidad son un campo avanzado que hay que mostrar con el icono de ajustes de las columnas. Sirven para agrupar: cuando ya toca pedir, Odoo mira también la demanda de los próximos N días y la suma al mismo pedido. Con 20 días, un pedido que tocaba el 19 de diciembre entra con el del 4. Es útil para no mandar tres pedidos pequeños al mismo proveedor, pero no calcula cantidades nuevas.

Errores típicos al calcular el pedido sugerido.

Los vemos al abrir la configuración de compras de casi cualquier cliente con Odoo.

• Un mismo mínimo en todo el catálogo: «dos semanas de venta» para el producto estable y para el que vende a rachas.
• Mirar solo el stock en mano e ignorar lo que viene en camino, o al revés: pedir otra vez lo que ya está pedido.
• Dejar el disparador en automático sin revisar: la regla crea el pedido de compra sola y nadie ve si la cantidad tiene sentido. El campo «Trigger» tiene dos valores, Auto y Manual, y para productos caros conviene Manual.
• Plazo del proveedor de la ficha de producto en vez del plazo real medido con las fechas de pedido y de entrada. Suelen distar varios días.
• Reglas con el mismo máximo en todos los almacenes, aunque uno venda cuatro veces más que otro.
• Calcular con las ventas de un año con rotura: los meses en que no había producto cuentan como demanda cero, y el mínimo sale demasiado bajo.

Qué cambia con un sistema de reposición encima de Odoo.

El sistema lee de Odoo las ventas, el stock por almacén y los pedidos en camino con un usuario de solo lectura, y repite la cuenta anterior cada semana para cada producto y cada almacén, con la demanda prevista en vez de una media fija. Propone las cantidades con el porqué («35 a la semana, plazo 2 semanas, margen 20, en camino 24») y tú las apruebas o las cambias. No escribe nada en Odoo sin que lo confirmes.

No sustituye a las reglas de reabastecimiento: las completa. Lo que ya funciona (productos estables, fabricación bajo pedido) se queda como está. Lo que no, el sistema avisa. El detalle de cómo se conecta con Odoo está en la landing de reposición automática en Odoo y la parte de previsión en la de previsión de demanda en Odoo. Cómo se calcula la demanda en sí está en la pieza de previsión de demanda con IA.

Qué datos hacen falta.

Con lo que Odoo ya tiene basta: ventas por producto, fecha y almacén de al menos 12 meses (24 si el producto es estacional), existencias actuales, pedidos de compra con fecha de pedido y de recepción real, y las reglas actuales. Los pedidos de compra con sus fechas sirven para medir el plazo real de cada proveedor, que casi nunca coincide con el de la ficha.

Conviene limpiar dos cosas antes: los periodos con rotura, para no tomarlos como demanda baja, y las ventas atípicas, como un pedido único de obra. El sistema las marca; la decisión de excluirlas es tuya.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes pocas referencias, demanda estable y un proveedor que sirve siempre en los mismos días, ajustar mínimos y máximos a mano cada trimestre es suficiente y gratis. Tampoco compensa en productos que se piden bajo pedido del cliente o que se fabrican según orden: ahí la ruta de Odoo ya hace lo que hay que hacer.

Empieza a compensar cuando hay muchos productos por muchos almacenes, la demanda cambia con la época y el comprador dedica horas a decidir cantidades que no puede justificar.

Cómo empezar.

El camino es probar con tus datos antes de tocar nada: repetimos fechas pasadas con lo que se sabía ese día y comparamos lo que habría propuesto el sistema con lo que se pidió. Si quieres un primer vistazo sin compromiso, el análisis gratuito de tu stock es el punto de partida.