Glosario
Stock negativo: qué es y por qué aparece
Definición
El stock negativo es un saldo de existencias inferior a cero en el programa de gestión. Aparece cuando se registran salidas, ventas o consumos antes que las entradas que las cubren, o cuando falta algún movimiento. En el almacén físico no existe, así que indica un error de registro o de orden. Distorsiona el coste de ventas, el valor del inventario y el cálculo de cobertura, y bloquea el cierre de periodos en algunos programas.
Un stock negativo es un saldo por debajo de cero: el programa dice que has vendido más unidades de las que constan como entradas. No existe en el almacén, porque no se pueden tener menos de cero cajas, así que siempre es una señal de que algo se ha registrado mal o tarde. Aquí va por qué aparece y qué hacer.
Qué es exactamente
El stock negativo es un saldo de un producto, en un almacén o ubicación, menor que cero según los movimientos registrados en el programa. Dicho de otra forma, constan más salidas que entradas. Como en el estante no puede haber menos de cero unidades, la cifra no describe la realidad: describe un desorden en el registro.
Los programas pueden tratarlo de dos maneras. Algunos lo permiten para no frenar la venta, y otros lo impiden. Business Central, por ejemplo, exige en su herramienta de periodos de inventario que todas las salidas del periodo estén cerradas, es decir, que no haya inventario negativo, para poder cerrar ese periodo.
También se le llama
Inventario negativo, existencias negativas, saldo negativo de almacén. En inglés, negative stock o negative inventory. En la jerga de almacén se dice a veces «tengo menos uno» o «está en rojo».
Cómo se calcula
No se calcula: se detecta. Es el resultado de saldo = entradas − salidas cuando este da menos de cero. Lo que sí se puede medir es su volumen: cuántos productos están en negativo, durante cuántos días y por cuántas unidades.
Un ejemplo con una tienda de bicicletas con taller. Recibe un lote de 20 cámaras de repuesto el lunes, pero el albarán se pasa al programa el miércoles. El martes se venden 6 cámaras en caja: el programa sale con −6 hasta que se apunte la entrada, y el miércoles pasa a 14. Un problema pequeño y temporal. Pero si una ficha de producto tiene una unidad de medida mal puesta, de modo que la venta resta cajas de 12 mientras la compra suma unidades, el saldo se va a −300 y no se arregla solo.
En euros, el daño está en el coste. Si se vende con saldo negativo, el programa no tiene un coste real con el que valorar esa salida y usa uno provisional. Cuando la entrada llega con su precio, hay que recalcular. Por eso Business Central pide que los costes se ajusten antes de cerrar un periodo, y que no quede nada abierto.
Ojo con esto
Las causas más frecuentes, y lo que conviene revisar en cada caso:
- Entradas registradas tarde: mercancía que se vende antes de dar de alta el albarán de compra. Solución: recibir en el programa al descargar.
- Unidades de medida mal configuradas: compra en cajas, venta en unidades y una conversión incorrecta. Se detecta porque el negativo es enorme.
- Ventas en TPV o tienda online sin sincronizar con el almacén correcto: se vende de un almacén donde nunca se dio de alta la mercancía.
- Kits y escandallos: al vender un conjunto se descuentan componentes que nunca se habían registrado como entrada.
- Corregirlo con un ajuste manual sin buscar la causa: el saldo sale de rojo y vuelve a entrar en rojo la semana siguiente.
Dónde aparece en el sistema
Un negativo en el programa es un dato sucio, y un sistema que calcula reposiciones sobre datos sucios propone cosas raras. Por eso, al leer tu programa, el sistema separa los productos con saldo negativo, los trata como «dato por revisar» y no propone envíos sobre ellos hasta que se corrijan, avisando de cuál es el producto y desde cuándo.
La simulación con tus datos suele sacar a la luz estos negativos en la primera semana: es una de las primeras cosas que enseña, porque no se ven mirando solo las ventas.
Términos relacionados
Stock físico, inventario final, inventario permanente, exactitud de inventario y unidad de medida. Para detectarlo con tiempo, la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Es grave tener stock negativo?
Un negativo de un día por un albarán que se pasa tarde es una molestia. Uno persistente indica un fallo de proceso o de configuración y falsea el coste, el valor del inventario y las cifras de reposición.
¿Debería prohibir las ventas con stock negativo?
Depende. Prohibirlo obliga a registrar las entradas a tiempo, pero puede frenar una venta real si la mercancía está en el almacén sin dar de alta. Muchas empresas lo permiten y vigilan un informe diario de negativos.
¿Cómo lo corrijo sin descuadrar el inventario?
Primero busca la causa: un albarán sin pasar, una conversión de unidades errónea, un almacén equivocado. Una vez registrado lo que falta, el saldo se corrige solo. El ajuste manual es el último recurso, con el motivo anotado.
¿Afecta a la previsión de demanda?
Sí. Si el modelo se entrena con ventas de periodos con saldo negativo o con un saldo mal medido, aprende de datos que no son fiables. Por eso se limpian antes.