Glosario
Unidad de medida: por qué contar en cajas y vender en unidades descuadra el stock
Definición
La unidad de medida es la forma en que se cuenta un artículo en el programa: unidades, cajas, kilos, litros, palés. Un mismo producto puede tener una unidad de stock, otra de compra y otra de venta, ligadas por un factor de conversión (una caja de 12 unidades). Si el factor falta o está mal, los pedidos y el inventario se descuadran en múltiplos, no en pequeñas diferencias. Es un dato maestro que conviene revisar antes de calcular nada.
Muchos descuadres de inventario no son pérdidas ni robos, son una caja contada como una unidad. La unidad de medida parece un campo menor de la ficha del artículo y es una de las causas más tontas, y más frecuentes, de pedidos equivocados.
Qué es exactamente
La unidad de medida (UdM) es lo que el programa usa para expresar una cantidad de un artículo. Hay tres papeles distintos. La unidad de stock es la que se usa para contar existencias y movimientos internos. La unidad de compra es la que usas al pedir al proveedor. La unidad de venta es la que ves en el pedido del cliente. Pueden ser la misma o tres diferentes.
El programa convierte entre ellas con un factor. Odoo, por ejemplo, solo convierte entre unidades de la misma categoría (peso con peso, longitud con longitud), toma una unidad de referencia en cada categoría y define las demás como mayores o menores con una proporción. Si compras en docenas y almacenas en unidades, la recepción convierte automáticamente la cantidad a unidades.
También se le llama
UdM, UoM (de unit of measure), unidad base, unidad de almacenamiento o unidad de inventario. Al factor se le llama factor de conversión, equivalencia o «unidades por caja». En Business Central la unidad de medida base es un campo de la ficha del artículo, y las demás unidades se definen como múltiplos de ella.
Cómo se calcula
La conversión es una multiplicación: cantidad en unidad de stock = cantidad en unidad de compra × unidades por unidad de compra. Ejemplo con una distribuidora de bebidas: compra aceite de oliva virgen extra en cajas de 6 botellas de 1 litro, almacena y vende en botellas. Pide 40 cajas, que equivalen a 40 × 6 = 240 botellas. Si el factor de la ficha dijera 12 en lugar de 6, el programa daría de alta 480 botellas en el almacén cuando solo hay 240: el stock del sistema sería el doble del real desde la primera recepción.
El error se arrastra a todo lo demás. Con 480 botellas registradas y ventas de 60 a la semana, el programa creería tener 8 semanas de cobertura cuando solo hay 4. No saltaría ninguna alerta hasta que, en el estante, el producto se acabara cuatro semanas antes de lo previsto.
Ojo con esto
Fallos típicos con las unidades:
- Factor mal puesto o ausente: genera descuadres en múltiplos exactos (el doble, la mitad, doce veces). Si ves ese patrón, busca la unidad antes que un robo.
- Una misma unidad con dos significados: «caja» puede ser de 6 en un proveedor y de 12 en otro. Cada proveedor debe tener su equivalencia.
- Mezclar categorías: no se puede convertir kilos a litros sin una densidad. Un producto líquido vendido en peso necesita un tratamiento especial.
- Cambiar la unidad con histórico: modificar la unidad base de un artículo con movimientos puede desordenar los datos anteriores. Mejor crear un artículo nuevo o hacerlo con ayuda de quien mantiene el programa.
Dónde aparece en el sistema
El sistema trabaja siempre en la unidad de stock de tu programa y convierte las propuestas de pedido a la unidad de compra del proveedor, redondeando a caja o palé. Cuando detecta un salto de stock que equivale exactamente a un múltiplo (el doble, o un factor típico de caja), lo marca como posible error de unidad en lugar de proponer un pedido sobre él.
Esa comprobación forma parte de la auditoría del maestro de artículos y se ve en la simulación con tus datos, antes de empezar.
Términos relacionados
Unidad de compra, maestro de artículos, SKU, lote mínimo de pedido (MOQ) y pedido sugerido.
Preguntas frecuentes
¿Cuál debe ser la unidad de stock: la caja o la unidad suelta?
La más pequeña que vendas o consumas. Contar en la unidad mínima evita decimales y permite vender sueltos; la caja se gestiona como unidad de compra con su factor.
¿Cómo detectamos un error de unidad en el inventario?
Busca diferencias que sean múltiplos exactos: el doble, la mitad, doce o veinticuatro veces. Un descuadre de 240 contra 480 no es una pérdida, es un factor. Revisa la ficha del artículo y las recepciones.
¿Se puede vender en una unidad distinta de la de stock?
Sí. Odoo, por ejemplo, convierte la cantidad del pedido a la unidad de inventario al preparar la entrega. Lo importante es que el factor esté bien en la ficha.