Glosario
Maestro de artículos: la ficha de cada producto de la que depende todo lo demás
Definición
El maestro de artículos es la lista de todos los productos que la empresa compra, fabrica o vende, con una ficha por cada uno donde constan sus datos fijos: código, descripción, unidad de medida, proveedor, plazo de entrega, método de coste y parámetros de reposición. Es la base del ERP. Si tiene duplicados, unidades mal puestas o proveedores sin plazo, cualquier cálculo de reposición posterior hereda esos errores.
Antes de cualquier previsión hay un trabajo poco vistoso: que cada producto esté bien dado de alta una sola vez, con su unidad, su proveedor y su plazo. Un maestro desordenado contamina todos los cálculos que vienen después, por buenos que sean.
Qué es exactamente
El maestro de artículos es el catálogo interno de la empresa: una ficha por producto con los datos que no cambian en cada operación. En Business Central se llama ficha de artículo y su documentación empieza con una frase clara: los artículos son la base del negocio, los bienes y servicios con los que comerciáis, y cada uno requiere su ficha. Cada compra, venta o movimiento de stock se apoya en ella.
Una ficha de artículo suele reunir cuatro tipos de datos. De identidad: código, descripción, categoría. De medida: unidad base y, si las hay, otras unidades. De compra: proveedor, plazo, mínimo de pedido. Y de gestión: método de coste, parámetros de reposición, si se controla por lotes o series. Si un dato falta, o está mal, el programa funciona igual; simplemente decide peor.
También se le llama
Datos maestros de producto, ficha de artículo, catálogo de artículos o maestro de productos; en inglés, item master o product master data. «El maestro» a secas se entiende en cualquier departamento de compras. No es lo mismo que el catálogo comercial de la web, que puede tener descripciones y fotos distintas y no siempre coincide con el interno.
Un ejemplo
Un distribuidor de ferretería tiene 6.800 artículos. Al revisar su maestro para conectar el sistema encontramos tres problemas típicos. Primero, 240 artículos duplicados: el mismo tornillo dado de alta con dos códigos porque cada proveedor lo llama distinto, con el stock repartido entre ambos. Segundo, 410 artículos sin plazo de entrega del proveedor, lo que impide calcular cuándo pedir. Tercero, 95 artículos con la unidad de compra en cajas y la de venta en unidades, sin factor de conversión.
Ninguno de los tres rompe el programa, pero los tres rompen la previsión: un tornillo con la demanda repartida en dos fichas parece de rotación baja; sin plazo no hay punto de pedido; sin conversión, se pide una caja creyendo que es una unidad. Limpiar el maestro antes de arrancar suele ser más útil que cualquier ajuste del modelo.
Ojo con esto
Problemas habituales del maestro:
- Duplicados: la demanda se reparte entre dos códigos y ninguno parece moverse. Hay que fusionarlos o enlazarlos.
- Artículos muertos que siguen activos: ensucian informes y propuestas. Márcalos como bloqueados o dados de baja; en Business Central, un artículo con movimientos no se puede borrar, solo bloquear.
- Campos vacíos: sin plazo del proveedor, sin mínimo de pedido o sin unidad de compra, no se puede calcular una reposición razonable.
- Cambios sin control: un cambio de unidad o de proveedor sin avisar altera el histórico. Conviene saber quién puede modificar el maestro y cuándo.
Dónde aparece en el sistema
Lo primero que hace el sistema tras conectarse es auditar el maestro: cuenta duplicados probables, artículos sin plazo, unidades incoherentes y productos con movimientos raros. Te da la lista antes de empezar, porque es más barato arreglar la ficha que corregir el cálculo. Esto forma parte del análisis gratuito y de la simulación con tus datos.
El sistema no modifica el maestro: te dice qué corregir y lo corriges en tu programa. Después, el cálculo usa esos datos limpios para proponer qué mandar a cada sitio.
Términos relacionados
SKU, unidad de medida, variante de producto, unidad de compra y lead time.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que revisar el maestro de artículos?
Una revisión completa al año y una más ligera cada trimestre sobre lo nuevo: altas del periodo, artículos sin plazo y duplicados. Lo importante es que alguien responda de él.
¿Es obligatorio limpiarlo antes de usar el sistema?
No es obligatorio, pero compensa. El sistema te enseña los problemas que encuentra y puede funcionar con los artículos que estén bien mientras arreglas el resto.
¿Qué campos importan más para calcular la reposición?
La unidad de medida y su conversión, el proveedor con su plazo de entrega, el mínimo y el múltiplo de pedido, y la bandera de si el artículo está activo. Con eso se puede calcular casi todo.
¿Quién debe ser el responsable del maestro?
Una persona concreta, normalmente de compras o de administración, que apruebe las altas y las modificaciones. Sin responsable, el maestro se ensucia con el tiempo.