Glosario
¿Qué es un ERP?
Definición
Un ERP es el programa que integra los procesos centrales de una empresa (contabilidad, compras, ventas, inventario, a veces producción) sobre una base de datos común. Para el control de stock es la fuente de verdad: guarda cada artículo, cada movimiento y cada pedido. Sirve para registrar y consultar con orden; la previsión de qué reponer a cada sitio suele ser básica, y ahí es donde se le añade una capa encima sin sustituirlo.
Cuando alguien dice «lo tengo en el ERP», se refiere al programa donde viven los artículos, las compras, las ventas y el stock de la empresa. Todo lo que hace nuestro sistema parte de ahí, así que conviene saber qué es, qué guarda y dónde acaba su ayuda.
Qué es exactamente
Un ERP (siglas de Enterprise Resource Planning) es un programa que reúne en un mismo sitio los procesos principales de una empresa y los apoya en una base de datos compartida. Según la Wikipedia, el término lo empezó a usar Gartner en los años noventa, y lo habitual es que el programa siga el rastro de cosas como el dinero, las materias primas y los pedidos, y que esa información la vean todos los departamentos.
La idea que lo distingue de tener un programa de facturación, otro de almacén y un Excel de compras es precisamente esa: una sola versión de los datos. Si compras mercancía, el albarán de entrada sube el stock y genera la deuda con el proveedor en la misma operación. Si vendes, baja el stock y sale la factura. Nadie vuelve a teclear lo mismo.
También se le llama
En España se oye «el programa de gestión», «el software de gestión» o «el ERP» a secas, y a veces se confunde con el programa de contabilidad. Hay nombres de producto que se usan como sinónimo (Odoo, Business Central, Sage, Holded, SAP Business One), igual que se dice «el Excel» para cualquier hoja de cálculo. Un ERP pequeño y un ERP grande hacen lo mismo en esencia; cambian el número de módulos, la parametrización y quién lo mantiene.
Un ejemplo
Imagina un distribuidor de material de fontanería con un almacén central y once clientes de reparto. En su ERP hay un módulo de compras (pedidos a proveedores y albaranes de entrada), uno de ventas (pedidos y facturas), uno de inventario (existencias por almacén y movimientos) y uno de contabilidad que se alimenta de los anteriores. Cuando entra un palé de 40 cajas de racores, el módulo de inventario suma 40 cajas al almacén central, el de compras cierra la línea del pedido pendiente y el de contabilidad registra el gasto.
Lo que el ERP no suele hacer bien por sí solo es decidir qué enviar a cada cliente la semana que viene. Tiene reglas de reposición (mínimos, máximos, puntos de pedido), pero aplican una cifra fija que alguien puso un día. Si la demanda cambia con la temporada, la regla no se entera. Business Central, por ejemplo, sugiere reponer cuando el inventario previsto cae por debajo del punto de pedido configurado; ese punto lo has escrito tú.
Ojo con esto
Errores frecuentes al hablar de ERP y de stock:
- Creer que el ERP «ya hace previsión»: registra y avisa con reglas fijas. Prever demanda por producto y sitio con estacionalidad es otra cosa.
- Confundir el dato con la realidad: el stock que enseña el ERP es el registrado. Si no se anotan roturas, muestras o traspasos, el número miente sin que el programa lo sepa.
- Tocar el ERP para cada mejora: cada módulo extra complica las actualizaciones. Es más seguro leer de él con un usuario que solo puede mirar y construir al lado.
- Datos maestros descuidados: artículos duplicados, unidades mal configuradas o proveedores sin plazo hacen que cualquier cálculo posterior arrastre el error.
Dónde aparece en el sistema
Nuestro sistema no sustituye al ERP: se conecta a él, lee ventas, stock, compras pendientes y traspasos, y deja su trabajo encima. Calcula la previsión de demanda de cada producto en cada sitio y propone cada semana qué mandar, con el porqué. Tú aprobas o cambias, y lo que decidas se hace en tu programa como siempre.
Tenemos landings para los programas más habituales: Odoo, Business Central, Sage, Holded y SAP Business One. Y el asistente te deja preguntar a los datos del ERP en lenguaje normal, con la procedencia de cada cifra.
Términos relacionados
API, conector, maestro de artículos, inventario permanente y reglas de reabastecimiento. Para decidir si basta con una hoja de cálculo, la guía Excel o programa.
Preguntas frecuentes
¿Tenemos que cambiar de ERP para usar un sistema de reposición?
No. El sistema lee de tu programa con un usuario de solo lectura y deja sus propuestas aparte. Si algún día cambias de ERP, la conexión se rehace; el historial de ventas que ya has acumulado sigue siendo tuyo.
¿Qué diferencia hay entre un ERP y un programa de facturación?
El de facturación emite facturas y poco más. El ERP añade compras, inventario por almacén, a veces producción, y lo une todo sobre los mismos datos. Para controlar stock por sitios hace falta al menos el módulo de inventario.
¿Vale cualquier ERP o hay que tener uno concreto?
Funciona con el que ya tengas, siempre que se pueda leer ventas y stock por producto y sitio, ya sea por una interfaz del programa o por exportación periódica. Si falta lo uno y lo otro, se empieza por un archivo CSV.
¿Los datos del ERP salen de la UE?
Los copiamos y tratamos en servidores de la UE, con copias diarias y exportación completa si decides irte. Lo que ya esté en tu ERP sigue donde esté.