Glosario
API: la puerta por la que un programa habla con otro
Definición
Una API es el conjunto de reglas y funciones que un programa ofrece para que otro software pueda interactuar con él, en lugar de una persona con una pantalla. En control de stock sirve para leer ventas, existencias y compras pendientes de forma automática y, si se permite, escribir de vuelta. Antes de depender de ella hay que mirar qué datos expone, con qué permisos, cuántas peticiones admite y si tu plan del programa la incluye.
Cuando preguntamos «¿tu programa tiene API?», preguntamos si se puede leer su stock sin que nadie descargue un Excel a mano. La respuesta decide cuánto cuesta conectar y con qué frecuencia se pueden actualizar los datos.
Qué es exactamente
La documentación de MDN define una API como un conjunto de funciones y reglas que existen dentro de un programa y permiten interactuar con él mediante software, en contraste con una interfaz de usuario para humanos. Es un contrato: el programa promete que si le pides algo de cierta manera, te responderá con cierta forma.
Para quien gestiona stock, lo útil es esto: con una API puedes preguntar «dame las existencias de este artículo en este almacén» o «dame las ventas de la semana pasada» y recibir una respuesta limpia, sin pantallas ni exportaciones manuales. Las más comunes en programas de gestión son las API web, que se llaman por internet con una dirección y unas credenciales.
También se le llama
API REST, servicio web, web service, «el acceso externo» o «la interfaz» del programa. Odoo, por ejemplo, la llama API externa y la ofrece por XML-RPC; Shopify y WooCommerce ofrecen interfaces REST y, en el caso de Shopify, también GraphQL. Son nombres y formatos distintos para la misma idea: hablar con el programa sin abrirlo.
Un ejemplo
Un fabricante de cosmética natural vende por su tienda online y a 40 tiendas físicas. Su programa de gestión tiene API. Cada noche, nuestro sistema pide tres cosas: las líneas de venta del día, las existencias por almacén y las compras pendientes de recibir. Son tres peticiones sencillas. Con ellas actualiza el panel y recalcula qué productos están en riesgo antes de que llegue el lunes.
Si no hubiera API, la alternativa sería que alguien exportase esos tres listados a CSV cada día y los subiera. Funciona, pero depende de que alguien se acuerde. La API quita esa dependencia.
Hay que mirar el plan. En su documentación, Odoo indica que el acceso a datos por la API externa solo está disponible en los planes Custom de Odoo; en otras modalidades hay que mirar qué incluye tu contrato. Es un buen recordatorio: tener API en el catálogo no significa tenerla en tu contrato.
Ojo con esto
Lo que conviene comprobar antes de contar con una API:
- Permisos: lo ideal es un usuario que solo pueda leer. Si la única credencial es la del administrador, pide una más limitada. Las claves de API de Odoo, por ejemplo, sustituyen a la contraseña y son tan delicadas como ella.
- Límites de uso: muchas API restringen cuántas peticiones por minuto admiten. Leer 20.000 artículos de golpe puede toparse con eso; se resuelve leyendo por tramos.
- Qué datos expone: no todo lo que ves en pantalla está en la API. A veces el stock por ubicación o las reservas requieren otra llamada o un informe aparte.
- Versiones: las API cambian. Una conexión bien hecha detecta cuándo el programa cambia de versión y avisa, en lugar de fallar en silencio.
Dónde aparece en el sistema
La API de tu programa es el camino preferido para nuestro conector, porque permite lecturas frecuentes y automáticas. Si tu programa no la tiene, o tu plan no la incluye, se trabaja con exportaciones programadas o con CSV, y la simulación con tus datos puede empezar igualmente con un archivo.
Por la parte de salida, el sistema solo escribe de vuelta si tú lo decides: por ejemplo, dejar un pedido de compra en borrador para que lo revises. Lo que se aprueba lo aprueba una persona.
Términos relacionados
ERP, webhook, sincronización de stock, EDI y maestro de artículos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabemos si nuestro programa tiene API?
Mira en su documentación o pregunta a quien lo mantiene: busca «API», «servicios web» o «integraciones». Si no hay nada, siempre queda exportar a CSV de forma periódica, que para empezar es suficiente.
¿Dar acceso por API es un riesgo para nuestros datos?
Con un usuario que solo puede leer, el riesgo es bajo: no puede cambiar ni borrar nada. Conviene darle solo los permisos de inventario y ventas y revocar la clave si dejáis de usarla.
¿Cada cuánto se pueden leer los datos por API?
Depende de los límites del programa. Para decidir reposición suele bastar una lectura al día; para avisos de urgencia, cada pocas horas. Lo fijamos contigo según lo que admita tu sistema.
¿Es lo mismo API que integración?
No. La API es la puerta que ofrece un programa; la integración es el trabajo de usarla para que dos programas se entiendan. Una integración puede apoyarse en una API, en un archivo o en otra vía.