Glosario
EDI: cuando los pedidos y albaranes viajan de programa a programa
Definición
EDI (intercambio electrónico de datos) es el envío directo de documentos comerciales estructurados, como pedidos, albaranes y facturas, de un sistema informático a otro en formatos normalizados, sin papel ni reescritura manual. Los estándares más extendidos son UN/EDIFACT, el internacional, y ANSI X12 en Norteamérica. Para el stock, el EDI es una fuente de demanda y de entradas previstas muy fiable, porque cada pedido llega ya en forma de datos.
Si vendes a una gran cadena o compras a un proveedor grande, es probable que te hayan pedido «hablar EDI». Significa que los pedidos, los albaranes y las facturas no se mandan por correo, sino de un sistema a otro en un formato fijo. Y tiene consecuencias directas sobre cómo y cuándo conoces lo que te van a pedir.
Qué es exactamente
EDI es el intercambio de documentos de negocio entre empresas, de ordenador a ordenador, en formatos estandarizados. Sustituye al papel y al correo con adjuntos: el pedido de un comprador llega al sistema del vendedor ya estructurado (producto, cantidad, fecha, lugar de entrega) y se procesa sin que nadie lo vuelva a teclear. Así lo resume la Wikipedia.
Los documentos más comunes son tres: el pedido (del comprador al vendedor, a menudo con una confirmación de pedido de vuelta), la factura y el aviso de expedición (ASN, de advance ship notice). Este último se manda antes de la entrega para decir qué viene y cómo va empaquetado, y tiene un valor especial para quien recibe: sabe lo que llega antes de que llegue.
También se le llama
Intercambio electrónico de datos, EDI a secas, EDIFACT (el estándar internacional de Naciones Unidas) y, en gran consumo y distribución en España, EANCOM, una versión de EDIFACT de GS1. En Norteamérica domina el estándar ANSI X12. A los documentos se les llama por su código de mensaje (ORDERS para pedidos, DESADV para el aviso de expedición, INVOIC para la factura), nombres que verás en las pantallas de configuración.
Un ejemplo
Una empresa de conservas vende a tres cadenas de supermercados que exigen EDI. Cada martes, las cadenas mandan sus pedidos en formato EDIFACT. El ERP de la conservera los recibe, los convierte en pedidos de venta y reserva el stock. Cuando el camión sale, el ERP genera el aviso de expedición con las cajas y los palés. Cuando facturan, sale el mensaje de factura.
Para el control de stock, esos pedidos son una información valiosa: son demanda confirmada con fecha. Un sistema que lee los pedidos pendientes sabe de antemano que el jueves salen 1.200 cajas de atún hacia un centro de distribución y puede proponer la reposición con esa cifra en vez de esperar a que aparezca en la venta.
Ojo con esto
Lo que suele pasar por alto quien empieza con EDI:
- EDI no es un programa: es un formato y una forma de enviar. Lo que hace falta es que tu ERP lo entienda o que un intermediario lo traduzca.
- Cada cliente tiene su variante: dos cadenas que piden EDIFACT pueden pedir campos distintos. Hay que configurar cada una.
- El pedido no es la venta: un pedido EDI puede cambiar o cancelarse. Para la previsión hay que distinguir entre pedido confirmado y entrega hecha.
- Unidades de medida: el cliente puede pedir en cajas, tú vender en unidades. Si no se convierte bien, el stock se descuadra. Mira la unidad de medida.
Dónde aparece en el sistema
No procesamos EDI directamente: leemos lo que tu ERP ya ha convertido. Los pedidos EDI se han transformado en pedidos de venta, y esos sí los lee el sistema, con su fecha de entrega. Con ellos, la previsión incorpora la demanda ya comprometida para las próximas semanas, en lugar de basarse solo en el histórico.
Esa información alimenta la previsión de demanda y el mapa de stock. Si vendes a la gran distribución, también ayuda a medir el cumplimiento de entregas (OTIF y fill rate), que esas cadenas vigilan de cerca.
Términos relacionados
Preguntas frecuentes
¿Estamos obligados a usar EDI?
No hay una obligación general. Lo piden determinados clientes grandes, como las cadenas de distribución, como condición para venderles. Si no vendes a ninguno, es una herramienta opcional.
¿Hace falta EDI para usar el sistema de reposición?
No. Solo leemos stock, ventas y pedidos desde tu programa. Si tu programa recibe los pedidos por EDI, mejor, porque ya vienen estructurados; si no, funciona igual con los pedidos que tengas.
¿Qué diferencia hay entre EDI y una API?
El EDI intercambia documentos de negocio entre empresas en formatos normalizados y suele ser periódico. La API es la forma en que un programa deja a otro leer o escribir datos en cualquier momento. Pueden convivir.
¿Qué es un aviso de expedición?
Es el mensaje que el vendedor manda antes de la entrega con lo que viene en el camión y cómo se empaqueta. Al comprador le permite saber qué va a recibir y preparar la recepción.