Sincronización de stock: que todos los canales vean la misma cifra

Qué es exactamente

Sincronizar el stock es conseguir que el número de unidades de un producto sea el mismo, o casi, en cada sitio donde se consulta o se vende. Si tienes ERP, tienda online y tiendas físicas, hay tres sitios que dicen cuánto hay, y no tienen por qué coincidir. La sincronización decide cuál manda (casi siempre el ERP) y cómo viajan los cambios hacia los demás.

Hay dos maneras de moverlos. La primera, por eventos: cada venta o cada recepción avisa al resto en cuanto ocurre (aquí entra el webhook). La segunda, por lectura periódica: cada cierto tiempo, un proceso pregunta qué ha cambiado y lo copia. Lo prudente es combinar las dos: eventos para la inmediatez y una lectura periódica de comprobación para recoger lo que se haya perdido por el camino.

También se le llama

Stock sync o inventory sync en inglés; en el día a día, «actualizar el stock de la tienda», «stock en tiempo real» o «conectar el almacén con la web». En Shopify la cifra por ubicación vive en un objeto llamado nivel de inventario, que une un artículo con un sitio y guarda varios estados (disponible, físico, comprometido); en otros programas la estructura cambia, pero la idea se repite.

Un ejemplo

Una marca de calzado tiene almacén central, tres tiendas propias y una tienda online. Un modelo, la zapatilla Alba en el 41, tiene 6 pares en el almacén y 2 en la tienda de Madrid. La web enseña 8. A las 11:02, la tienda de Madrid vende sus 2 pares. Si el cambio llega a la web a las 11:03, bien. Si el proceso solo se ejecuta cada hora, la web seguirá enseñando 8 hasta las 12:00, y en ese rato puede vender 8 pares cuando solo hay 6 disponibles para envío.

Una regla sencilla reduce el riesgo: la web muestra el stock del almacén de envío menos un margen (por ejemplo, 1 par) para absorber el desfase. No elimina el problema, pero lo acota. Shopify, en su documentación, recomienda no fiarse solo de los eventos y repasar periódicamente los datos con trabajos de reconciliación, porque la entrega de avisos no está garantizada.

Ojo con esto

Fallos típicos de una sincronización:

• Dos sistemas que escriben: si el ERP y la tienda pueden cambiar la misma cifra, la última escritura gana y se pierden ventas. Hay que decidir quién es la fuente de verdad.
• Sincronizar el físico en vez del disponible: enseñar a un cliente unidades que están reservadas para otro es vender de más.
• Eventos perdidos: un aviso que no llega deja la web desfasada hasta la siguiente lectura. Por eso hace falta una comprobación periódica.
• Confundir sincronizar con reponer: tener la misma cifra en todos sitios no evita que esa cifra sea cero. Lo que evita eso es la previsión.

Dónde aparece en el sistema

Nuestro sistema lee el stock de tu programa y no lo modifica, así que no compite con tu sincronización: se apoya en ella. Si la cifra que llega de la tienda online y la del ERP difieren, lo detecta y lo marca como descuadre antes de proponer pedidos sobre un dato dudoso. Esa comparación se ve en Shopify, WooCommerce y otros.

Para los avisos de urgencia, el sistema usa la misma lógica: lee con la frecuencia que permite tu programa y avisa antes de que el producto llegue a cero, no después de venderlo.

Términos relacionados

Webhook, API, stock disponible, stock físico y inventario permanente. También la guía de roturas de stock.