Glosario
Inventario final: qué es y cómo se calcula
Definición
El inventario final es la cantidad y el valor de las existencias que hay al terminar un periodo contable o de gestión. Se calcula sumando al inventario inicial las entradas y restando las salidas, y debería coincidir con un recuento físico. Se resta al inventario inicial más compras para obtener el coste de ventas, y es la cifra que se traslada al inicio del periodo siguiente.
El inventario final es lo que queda en el almacén al terminar un periodo. Es la cifra que cierra el mes, la que se lleva al balance y la que pasa a ser el inventario inicial del siguiente. Aquí va cómo se obtiene, qué pide un programa de gestión para dejar cerrar un periodo y qué hacer cuando no cuadra.
Qué es exactamente
El inventario final es el stock, medido en unidades y en euros, que queda en el almacén en el último instante de un periodo. Es la contrapartida del inventario inicial: lo que uno recibe al abrir, el otro lo entrega al cerrar.
Tiene dos usos que se confunden. En contabilidad, es la partida que se resta de las existencias disponibles para obtener el coste de lo vendido, y el valor que figura en el balance. En gestión de stock, es el punto de partida real de la semana siguiente, sobre el que se decide qué reponer. La Wikipedia lo describe así: se resta de los bienes disponibles para calcular el coste de ventas, y su valor se convierte en el punto de partida del periodo siguiente.
También se le llama
Existencias finales, stock final, saldo final de existencias. En inglés, ending inventory o closing stock. En un programa suele ser el saldo acumulado de los movimientos a fecha de cierre.
Cómo se calcula
En unidades, la identidad es: inventario final = inventario inicial + entradas − salidas. En euros, depende del método de valoración, que decide a qué precio se valora lo que queda.
Un ejemplo. Un mayorista de material de papelería cierra septiembre. Empezó con 12.500 cajas de papel, recibió 6.000 de proveedores y devolvió 200 por defecto. Vendió 9.800 y regularizó 40 por rotura en el almacén. Inventario final = 12.500 + 6.000 − 200 − 9.800 − 40 = 8.460 cajas. Si el recuento físico da 8.430, hay 30 cajas de diferencia que investigar antes de dar el cierre por bueno: pueden ser un albarán sin pasar, una caja mal ubicada o un error de recuento.
En Business Central, la herramienta de periodos de inventario impone condiciones para cerrar: todas las salidas del periodo deben estar cerradas, sin inventario negativo; los costes del periodo deben estar ajustados; y las órdenes de producción terminadas deben tener el coste ajustado. Según la documentación de Microsoft, una vez cerrado el periodo no se admiten cambios de valor dentro de él.
Ojo con esto
Antes de dar por bueno un inventario final, conviene revisar cuatro cosas:
- Corte de operaciones: lo que sale el 30 y se factura el 2 debe estar a un solo lado de la línea. Fijar la regla por escrito evita discusiones.
- Valor distinto de cantidad: puedes tener las unidades correctas y la valoración mal si el método de coste cambió durante el periodo.
- Stock que no está disponible: lo bloqueado, en cuarentena o pendiente de devolver forma parte del final aunque no se pueda vender.
- Fiarse del programa sin contar: el saldo informático es el inventario final teórico. El real es el del recuento. Lo prudente es conciliar ambos antes del cierre.
Dónde aparece en el sistema
En el sistema, el inventario final de cada día es el saldo con el que empieza el siguiente cálculo: lo leemos de tu programa, lo cruzamos con lo pendiente de llegar y lo comprometido, y de ahí sale el stock disponible sobre el que se propone cada envío. Cuando el saldo cambia sin movimiento que lo explique, lo ves marcado en el panel.
En la simulación con tus datos usamos el saldo de cierre de cada semana pasada para repetir las decisiones con lo que se sabía entonces.
Términos relacionados
Inventario inicial, existencias medias, stock físico, inventario permanente y cierre de ejercicio y stock. Para contrastarlo con la realidad, la guía de inventario cíclico.
Preguntas frecuentes
¿Qué hago si el inventario final del programa no coincide con el recuento?
Primero busca movimientos sin registrar o con fecha equivocada en los días previos al cierre. Si no aparecen, se regulariza la diferencia con un ajuste de inventario con motivo anotado, y se revisan las causas para que no se repita.
¿Se puede cerrar un periodo con stock negativo?
En Business Central, no: la documentación exige que todas las salidas del periodo estén cerradas, sin inventario negativo, para poder cerrarlo. En otros programas depende de la configuración, pero un saldo negativo en el cierre casi siempre indica un error de registro.
¿El inventario final incluye la mercancía que ya está vendida pero no entregada?
Depende del corte que haya fijado la empresa. Lo habitual es que la mercancía forme parte del inventario hasta que sale físicamente o se transmite la propiedad. Conviene que el criterio esté escrito y que lo conozca quien registra los albaranes.
¿Con qué frecuencia hace falta calcularlo?
Al menos en cada cierre mensual. Con inventario permanente el saldo existe cada día, y el recuento físico se reparte durante el año.