Glosario
Cierre de ejercicio y stock: qué hay que dejar atado
Definición
El cierre de ejercicio y stock es el conjunto de tareas con las que una empresa fija el valor de sus existencias al final del año: recuento físico a la fecha de cierre, corte de entradas y salidas (qué mercancía y qué facturas entran en el año), valoración con el método de coste elegido y correcciones valorativas si el valor neto realizable es menor. El resultado alimenta el balance y la variación de existencias de la cuenta de resultados.
Al cerrar el año, el almacén se convierte en una cifra del balance. Esa cifra sale de un recuento, de un corte entre lo recibido y lo facturado y de una revisión de lo que ya no vale lo que costó. Si el stock se lleva bien durante el año, el cierre es una tarde; si no, es una semana de discusiones con el gestor.
Qué es exactamente
El cierre del stock es el proceso de dejar las existencias reflejadas correctamente a fecha de cierre del ejercicio. Tiene cuatro pasos: contar lo que hay, hacer el corte de operaciones, valorar y corregir.
La parte contable viene del Plan General de Contabilidad, que valora las existencias por su coste (precio de adquisición o coste de producción) y obliga a corregir cuando el valor neto realizable sea inferior, reconociendo la pérdida como gasto. Cómo hacerlo en tu caso, con tus plazos y tus cuentas, lo marca tu asesor.
También se le llama
Inventario de fin de año, inventario de cierre, recuento a 31 de diciembre, regularización de existencias. El efecto en la cuenta de resultados se llama variación de existencias: la diferencia entre el valor del stock al inicio y al final del año.
Un ejemplo
Un mayorista de ferretería recuenta a 31 de diciembre. El programa dice que el stock vale 612.400 euros y el recuento valorado da 608.900: faltan 3.500 euros. Se investigan las diferencias más grandes, se ajusta lo que es un error de registro (una caja contada dos veces) y se reconoce como pérdida lo que no aparece (merma o robo). La diferencia pasa a la contabilidad con su explicación.
Segundo caso, el corte. Un camión llega el 30 de diciembre con mercancía y la factura entra el 5 de enero. Esa mercancía ya está en el almacén y es del ejercicio que se cierra; si no se recoge, el stock sale bajo y las compras también. Con los albaranes numerados y fechados se resuelve en minutos.
Tercer caso, el deterioro: 200 uds. de un modelo descatalogado que costaron 18 euros y que solo se podrán vender a 12, con 2 euros de gastos de venta cada una. El valor neto realizable es 10 euros, así que la corrección valorativa es de 8 euros por unidad, 1.600 en total.
Ojo con esto
Lo que más guerra da en el cierre del stock:
- Contar con el almacén en movimiento: mientras se cuenta, se sigue sirviendo. Detener las salidas, o registrar lo servido durante el recuento, evita contar dos veces.
- Mezclar fecha del recuento con fecha de cierre: si cuentas el 8 de enero, hay que ajustar con los movimientos entre el 31 y el 8.
- Mercancía de terceros: depósitos de clientes o consignas de proveedores que están físicamente en tu nave pero no son tuyos.
- Dejar el deterioro para el final: revisar lo que no rota solo en diciembre multiplica el impacto. Un seguimiento mensual evita el susto.
Dónde aparece en el sistema
El sistema trabaja con inventarios permanentes que ya están en tu programa, y ahí está su valor en esta fecha. Durante el año enseña lo que el cierre necesita: referencias con diferencias entre el stock teórico y el contado, productos sin ventas en meses y valores a coste cero o negativos. Con la lista a mano, la víspera del cierre se dedica a decidir, no a buscar.
La simulación con tus datos muestra qué stock habrías tenido al cierre con otra política de reposición, un dato útil si cada año te encuentras con exceso en diciembre. No hace el cierre contable, que es de tu asesor.
Términos relacionados
Inventario valorado, valoración de existencias, NIC 2, inventario permanente y stock obsoleto.
Preguntas frecuentes
¿Hay que hacer el recuento justo el 31 de diciembre?
Lo habitual es hacerlo lo más cerca posible de la fecha de cierre y ajustar con los movimientos entre el recuento y el cierre. El calendario y el método concretos los fija tu asesor.
¿Qué es el corte de operaciones?
Es decidir a qué ejercicio pertenece cada entrada y salida cercana al cierre. Una mercancía recibida el 30 de diciembre es de ese año aunque su factura llegue en enero.
¿Cuándo hay que corregir el valor del stock?
Según la norma de existencias del PGC, cuando el valor neto realizable sea inferior al coste. La pérdida se reconoce como gasto y se revierte como ingreso si desaparece la causa.
¿Se puede evitar el recuento total con inventarios cíclicos?
En muchos casos se complementa con conteos rotativos durante el año, que reducen las sorpresas. Si sustituyen al recuento de cierre depende de tu asesor y de la fiabilidad de tu inventario permanente.