¿Cómo repartir el stock entre las tiendas de una cadena?

La respuesta corta: iguala los días de venta que le quedan a cada tienda.

El reparto justo entre tiendas no es el mismo número de unidades para cada una ni un porcentaje fijo. Es que, después de repartir, todas las tiendas tengan aproximadamente las mismas semanas de venta por delante. Una tienda que vende 30 unidades a la semana y una que vende 6 no pueden recibir lo mismo: a la primera se le acaba en una semana y la segunda tarda un mes.

La regla vale para una cadena de cinco tiendas y para una de cincuenta, para un producto de rotación alta y para uno de temporada. Lo que cambia es cuánto trabajo cuesta hacerla a mano. Con cinco tiendas y diez referencias se hace en una hoja de cálculo. Con cuarenta tiendas y cuatro mil referencias, el reparto semanal ya depende de que alguien tenga tiempo, y ahí es donde se tuerce.

Cómo se decide hoy el reparto y por qué falla.

En la mayoría de las cadenas pequeñas y medianas el reparto se hace de tres maneras. La primera es por cuotas: a cada tienda le toca un porcentaje del almacén, fijado hace años según su tamaño. La segunda es por petición: cada encargado pide lo que cree que le hace falta y el responsable de logística recorta. La tercera es por orden de llegada: se sirve a quien llamó antes, que suele ser quien más grita y no quien más vende.

Las tres fallan por lo mismo: ninguna mira el stock que ya tiene la tienda. La cuota reparte aunque la tienda esté llena. La petición depende de la memoria y del humor del encargado. Y el orden de llegada premia el ruido. El resultado es el de siempre en las cadenas: una tienda con la talla que se vende agotada y otra, a veinte kilómetros, con diez unidades de esa misma referencia que no se mueven. Es la señal de que hay stock, pero está mal repartido.

La cuota tiene además un problema de tiempo. Se fija con las ventas de un año y no vuelve a tocarse, mientras una tienda abre un centro comercial al lado, otra pierde a su vecino y una tercera se convierte en la que más vende de la cadena. Lo que era un 12 % hace tres años puede ser un 20 % hoy, y el reparto sigue dando el 12.

Paso a paso: seis tiendas, un producto y 110 unidades en el almacén.

Un ejemplo con cifras redondas. Una cadena de menaje tiene seis tiendas y un producto, una sartén de aluminio. El almacén central tiene 110 sartenes. Las ventas medias semanales de las últimas semanas y el stock de cada tienda son estos:

• Zaragoza: vende 30 a la semana, tiene 10.
• Valencia: vende 24, tiene 40.
• Sevilla: vende 18, tiene 6.
• Murcia: vende 12, tiene 20.
• Gijón: vende 10, tiene 2.
• Vigo: vende 6, tiene 12.

La cuenta: sumar todo, dividir por las ventas y repartir lo que falta.

Primer paso: sumar el stock de las tiendas (90) y el del almacén (110). Hay 200 sartenes en toda la cadena. Segundo paso: sumar las ventas semanales (100). Si todo estuviera perfectamente repartido, cada tienda tendría 200 / 100 = 2,0 semanas de venta por delante. Esa es la cobertura de igualación.

Tercer paso: el objetivo de cada tienda es dos semanas de su propia venta. Zaragoza, 60; Valencia, 48; Sevilla, 36; Murcia, 24; Gijón, 20; Vigo, 12. Suman 200, como debe ser. Cuarto paso: el envío es el objetivo menos lo que ya tiene. Zaragoza recibe 50, Valencia 8, Sevilla 30, Murcia 4, Gijón 18 y Vigo 0. Suman 110, exactamente lo que hay en el almacén.

Fíjate en lo que habría hecho el reparto por cuotas. Con el 30 % para Zaragoza habría enviado 33, con el 24 % para Valencia habría enviado 26 a una tienda que ya tiene 40 y vende 24. Y Sevilla, con un 18 %, habría recibido 20 cuando necesitaba 30. La cuenta de igualación mueve las unidades de donde sobran a donde faltan sin que nadie lo discuta.

El resultado no tiene por qué cerrarse en unidades sueltas. Si la sartén viene en cajas de 6, se redondea cada envío: Zaragoza 48, Valencia 6 u 12 según se prefiera, Sevilla 30, Murcia 0, Gijón 18 y Vigo 0. El redondeo se decide con la regla de la caja: nunca se rompe una caja salvo que el almacén esté preparado para picking de unidades.

Cuando el almacén no llega: reparte por ritmo, no por urgencia.

El caso difícil es el que ocurre en campaña: el almacén tiene menos de lo que haría falta. Imagina las mismas seis tiendas con solo 70 sartenes. Si repartes por la misma cuenta, el objetivo de algunas tiendas queda por debajo de lo que ya tienen: no hay nada que enviarles. Se las deja fuera, se vuelve a calcular con las tiendas que sí necesitan y se repite hasta que no salgan negativos.

Aquí, Valencia, Murcia y Vigo ya tienen más de 1,6 semanas de venta, así que se quedan como están. Quedan Zaragoza, Sevilla y Gijón, que suman 18 sartenes en tienda y venden 58 a la semana. Con las 70 del almacén son 88 sartenes para 58 de venta: 1,52 semanas para cada una. Los envíos son 36 a Zaragoza, 21 a Sevilla y 13 a Gijón, ya redondeados, y suman 70.

Es el principio de la asignación con escasez (en la jerga, allocation): cuando falta, se llena primero la tienda que más cerca está de quedarse sin producto, y se hace hasta que todas llegan al mismo nivel. Tiene una virtud que no se ve en el papel: nadie tiene que decidir a quién se le quita, porque la regla es la misma para todas y se puede explicar a un encargado en una frase.

Errores típicos al repartir entre tiendas.

Son los que vemos con más frecuencia en cadenas que reparten desde un almacén central, sea cual sea el sector. Casi todos vienen de repartir con la información que cabe en un correo en vez de la que cabe en una base de datos.

• Repartir todo el almacén de una vez. Cuando llega un pedido grande, se manda todo a las tiendas y el almacén se queda a cero para las urgencias de la semana siguiente. Conviene dejar una reserva fija en el central.
• No contar lo que viene en camino. Una tienda con 4 unidades y otras 24 en un camión que llega mañana no necesita nada; la cuenta que solo mira la estantería le manda 24 más.
• Usar las ventas del último mes sin quitar los días en que la tienda no tenía producto. Si estuvo cuatro días a cero, su venta real era mayor y el reparto la sigue infravalorando.
• Igualar unidades en vez de semanas. Dar lo mismo a una tienda de 30 y a una de 6 llena la pequeña y vacía la grande.
• Repartir una vez al mes. Cuanto más se espacia el reparto, más grande hay que hacer el objetivo para aguantar entre uno y otro, y más stock sobra en las tiendas pequeñas. Con reparto semanal, el objetivo puede ser de la mitad.
• Tratar igual a las tiendas con cambios recientes: reforma, obras en la calle, una nueva tienda al lado. Su historial ya no sirve y conviene corregirlo a mano.

Qué cambia con un sistema de reposición.

La cuenta de arriba es sencilla; lo costoso es hacerla cada semana para cada tienda y cada producto, con ventas actualizadas y con lo que está en camino. Un sistema de reposición la hace por ti: lee las ventas y el stock del programa que ya usas, calcula la cobertura de cada tienda y propone cada semana qué mandar a cada una, con el porqué de cada línea. La persona de logística aprueba o cambia; nada se envía sin su visto bueno.

Lo que añade a la cuenta manual es la previsión. La venta de la semana que viene no es la de la semana pasada: hay estacionalidad, promociones y días festivos. El sistema usa una previsión por producto y tienda (puedes ver cómo funciona en previsión de demanda) en vez de una media plana, y aplica la misma regla de igualación sobre esa previsión. Si quieres preguntar por qué mandas 36 a Zaragoza, el asistente lo explica con los datos y dice de dónde sale cada cifra.

Todo está pensado para cadenas como la tuya en la página de control de stock para cadenas de tiendas, que cuenta cómo se conecta con tu programa y qué se ve en el panel: el mapa de stock por tienda con los estados a cero, se acaba, bien y sobra.

Qué datos hacen falta y cuándo no merece la pena.

Para repartir con esta lógica necesitas cuatro datos por tienda y producto: las ventas de, al menos, las últimas doce semanas, el stock actual, lo que está en camino y el tamaño de caja o bulto. Casi todos los programas de gestión los tienen. El stock en tienda es el que suele fallar: si las tiendas no registran bien las entradas y las roturas, el reparto sale torcido. Un inventario cíclico en las tiendas con más diferencias arregla más que cualquier fórmula.

No merece la pena montar un sistema para una cadena de tres o cuatro tiendas con pocas referencias, donde una hoja de cálculo y la memoria del responsable resuelven el reparto en una hora a la semana. Tampoco si el almacén central no existe y cada tienda pide directamente a proveedores: ahí el problema no es repartir, sino cuánto pedir (mira cuánto pedir). Empieza a compensar cuando el reparto semanal ocupa más de un día de alguien o cuando ves a la vez tiendas agotadas y tiendas sobradas del mismo producto.

Cómo empezar: prueba con tus propias ventas.

El primer paso no es contratar nada. En la simulación con tus datos repetimos fechas pasadas de tu cadena con lo que se sabía cada día y comparamos lo que habría mandado el sistema con lo que mandaste de verdad. Después, uno o dos meses en modo sombra, proponiendo sin tocar nada. Si quieres ver antes cuánto stock tienes mal repartido, pide el análisis gratuito.