¿Cuánto stock de seguridad tener en una farmacia?

La respuesta en dos frases y para quién es.

El stock de seguridad de una farmacia es la cantidad de cajas de cada medicamento que tienes por encima de lo que esperas dispensar hasta que llegue el siguiente pedido, para que una semana rara no te deje sin él. Se calcula producto a producto con tres datos: lo que varía la venta de un día a otro, el tiempo que pasa desde que pides hasta que puedes dispensar, y las veces que aceptas quedarte corto.

Es para quien lleva una oficina de farmacia o una agrupación de ellas y hoy decide el mínimo «a ojo» o con el mínimo y máximo que el programa de gestión (Farmatic, Unycop, Nixfarma o el que uses) dejó puesto hace años. No es para decidir qué medicamentos tener, que es una cuestión de surtido y de tu zona, sino cuántas cajas de los que ya tienes.

Cómo se decide hoy en una farmacia y por qué falla.

En la mayoría de farmacias hay tres métodos mezclados. El primero es el mínimo que se fijó al dar de alta el producto y que nadie ha vuelto a mirar. El segundo es la memoria del titular o del técnico: «de este siempre hay que tener dos». El tercero es el pedido diario a la distribuidora de lo que se ha dispensado ese día, que repone lo vendido pero no distingue entre un medicamento que sale todos los días y otro que sale tres veces al mes.

La reposición diaria funciona razonablemente porque la distribuidora entrega una o varias veces al día y el plazo es corto. Falla en tres sitios. En el producto de temporada: el mínimo de la antihistamínica de abril sirve en octubre y se queda corto otra vez en marzo. En el producto caro o de poca salida, donde dos cajas de más son capital parado y a veces caducidad. Y en el fin de semana: lo que pides el sábado a mediodía llega el lunes, y el mínimo pensado para un plazo de un día no cubre uno de dos.

En el fondo es la misma causa de siempre: el mínimo es un número fijo y la venta no lo es. La guía de stock de seguridad explica las fórmulas en general. Aquí vamos a ver cómo salen con lo que se vende en una botica.

Paso a paso con un ejemplo: el ibuprofeno de 600 mg.

Tomamos una farmacia abierta de lunes a sábado, 72 días de venta en las últimas doce semanas. Del ibuprofeno de 600 mg en cajas de 40 comprimidos se dispensan de media 2 cajas al día y las ventas diarias se separan de esa media con una desviación típica de 1,5 cajas (la sacas del histórico diario con la función DESVEST de una hoja de cálculo, o la calcula tu programa si lo permite).

Segundo dato: el plazo. Si pides antes de las 14 h y la distribuidora sirve a primera hora del día siguiente, el plazo es de un día. Como revisas y pides una vez al día, tienes que cubrir ese día de espera más el día que pasa hasta tu próxima revisión: dos días. La raíz cuadrada de 2 es 1,41.

Tercero: el nivel de servicio. Para un analgésico muy habitual, donde el cliente puede pasar sin esa marca pero no sin analgésico, un 95 % es razonable (z = 1,65). El stock de seguridad es 1,65 × 1,5 × 1,41 = 3,5, es decir, 4 cajas. Lo que esperas dispensar en esos dos días son 2 × 2 = 4 cajas. El punto de pedido, que es cuando tienes que pedir, son 4 + 3,5 = 7,5, es decir, 8 cajas entre lo que hay en el estante y lo que viene de camino.

Si tu farmacia tiene hoy un mínimo de 2 cajas de ese producto, está protegida contra el promedio, pero cualquier día que se dispensen 4 cajas ya vendes lo que no tienes. Con 8 como punto de pedido, en 95 de cada 100 periodos de dos días no te quedarás sin él.

El mismo producto en invierno, en un viernes y como crónico.

En diciembre, con la gripe, el mismo ibuprofeno pasa a dispensarse 3,2 cajas al día con una desviación de 2,4, porque las ventas ya no son constantes, vienen a rachas. El stock de seguridad con los mismos dos días: 1,65 × 2,4 × 1,41 = 5,6, que son 6 cajas, y el punto de pedido sube a 6,4 + 5,6 = 12 cajas. Un mínimo fijo de 8 que sirvió en verano se queda cuatro cajas corto exactamente cuando más gente entra por la puerta.

El efecto del fin de semana es parecido. Si el sábado a mediodía pides y lo recibes el lunes, el periodo a cubrir es de tres días (el sábado por la tarde, el lunes hasta la entrega y el día de revisión). La raíz de 3 es 1,73, y el stock de seguridad sale de 1,65 × 1,5 × 1,73 = 4,3, o sea 5 cajas en lugar de 4, y un punto de pedido de 6 + 4,3 = 10,3, 11 cajas. Con la reposición de los viernes y sábados lo normal es subir un poco, y el resto de días bajarlo.

Un crónico es distinto. El omeprazol de 20 mg en cajas de 28 cápsulas se dispensa cinco cajas al día de media, pero casi siempre las mismas cinco: la desviación es de solo 1,2, porque son tratamientos de pacientes que vienen cada mes. Aquí quieres un nivel de servicio más alto, un 99 % (z = 2,33), porque un paciente crónico que no encuentra su caja vuelve poco a la farmacia. El stock de seguridad es 2,33 × 1,2 × 1,41 = 3,95, 4 cajas, y el punto de pedido 10 + 3,95 = 14 cajas. Se vende más del doble y el stock de seguridad es casi el mismo que en el ibuprofeno del ejemplo inicial, porque se sabe mucho mejor lo que va a pasar.

Por último, el producto de poca salida. Una suspensión pediátrica que se dispensa unas 0,2 cajas al día no tiene una desviación que merezca la fórmula: casi todos los días vende cero y de vez en cuando uno. En dos días esperas 0,4 cajas; con una en el estante te quedas corto en unos 6 de cada 100 periodos de dos días y con dos, en menos de 1 de cada 100. La decisión es pura: tener 2, o tener 1 y asumir que alguna vez la pedirás con el cliente esperando. Para estos productos mira la guía de demanda intermitente.

Errores típicos al fijar el stock de seguridad en una farmacia.

El primero es un único mínimo en cajas para todos los medicamentos de una familia. Dos cajas de más en un producto de rotación alta son un par de días de venta; dos cajas de más en uno de salida baja son meses de capital y una caducidad probable.

El segundo es contar la venta por marca cuando el farmacéutico sustituye. Si el cliente pide un omeprazol y le das el genérico que tienes, la demanda del principio activo, forma y dosis es la que hay que proteger, y el mínimo de cada código nacional por separado sale demasiado bajo en cada uno y demasiado alto en conjunto. Agrupa lo que se sustituye entre sí.

El tercero es calcular sobre ventas mensuales. Una desviación sobre totales del mes siempre sale más tranquila que sobre ventas diarias, y deja un stock de seguridad que no cubre el día malo. El cuarto es olvidar los días en que se vendió cero: si no los metes en la media, la media sale inflada y el producto parece que se mueve más de lo que se mueve.

El quinto es no mirar la caducidad. Una caja que sobra se retira, o se devuelve si el laboratorio lo permite, y la devolución tiene sus plazos. Para medicamentos de caducidad corta o de salida baja, el stock de seguridad tiene un techo propio: lo que puedas vender antes de que caduque. El término riesgo de caducidad lo explica con más detalle.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Lo que cambia es que el cálculo se hace solo, para todos los códigos a la vez y cada día, con la venta real reciente en lugar de con el mínimo del alta. Un sistema de control de stock para farmacias lee las ventas y el stock de tu programa de gestión con un usuario que solo puede leer, calcula el stock de seguridad y el punto de pedido de cada producto con su propia variación, y te propone el pedido del día con el porqué de cada línea. Tú lo apruebas o lo cambias; no pide nada por su cuenta.

Aprende las campañas (alergia, gripe, verano, vuelta al cole) para subir el stock de seguridad antes de que llegue la racha y bajarlo después, y tiene en cuenta los días de entrega de tu distribuidora, incluido el fin de semana. Y con el asistente puedes preguntarle en lenguaje normal «¿por qué me propones 12 cajas de ibuprofeno?» y te contesta con la venta de los últimos días y de dónde sale la cifra.

La previsión que alimenta el cálculo es la de la pieza de previsión de demanda, que además da un intervalo: no un número, sino un rango en el que la venta caerá con una probabilidad dada. Es la base estadística del propio stock de seguridad, como explica el manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos.

Qué datos hacen falta.

Las ventas por código y día de las últimas doce semanas como mínimo (mejor un año, para que vea la estacionalidad), el stock actual, las compras con su fecha de pedido y de entrada para calcular el plazo real de la distribuidora, y, si lo tienes, los lotes y caducidades. Todo eso lo exportan Farmatic, Unycop, Nixfarma y la mayoría de programas de farmacia.

No hacen falta recetas ni datos de pacientes, y no se cargan. Tampoco hace falta que cambies de programa ni de distribuidora. Las compras en directo al laboratorio, con plazos más largos y descuentos por volumen, se tratan aparte, con su propio plazo y el lote mínimo de cada oferta.

Cuándo no merece la pena y qué dice la norma.

Si tu farmacia tiene pocos cientos de referencias que se mueven y reposas dos veces al día de un solo almacén, una hoja de cálculo con la fórmula de este texto y un repaso mensual de los mínimos hace el 80 % del trabajo. Un sistema compensa cuando son miles de códigos, varias farmacias o compras conjuntas, o cuando el capital parado y la caducidad se notan en la cuenta de resultados.

Sobre la norma, el artículo 3 del texto refundido de la Ley de garantías y uso racional de los medicamentos y productos sanitarios (Real Decreto Legislativo 1/2015) dice que las entidades que intervienen en la distribución y dispensación están obligadas a suministrar o dispensar los medicamentos y productos sanitarios que se les soliciten, y a respetar el principio de continuidad en la prestación del servicio. Ese artículo no fija una cifra de existencias mínimas; la Ley 16/1997 de servicios de las oficinas de farmacia dice en su artículo 1 que la adquisición, custodia, conservación y dispensación de los medicamentos es obligación de la oficina. Si tu comunidad autónoma exige algo más concreto, confírmalo con tu colegio o con tu asesor. El sistema ayuda a llevar el control de lo que tienes; la obligación es de la farmacia.

Cómo empezar.

Lo más barato de probar es repetir el pasado: con tus ventas de las últimas semanas, la simulación con tus datos calcula lo que habría propuesto el sistema cada día y lo compara con lo que pediste, para ver cuántos días te habrías quedado sin un producto y cuánto stock te sobraba. Si quieres que lo miremos juntos, pide el análisis gratuito, una demo de 30 minutos por videollamada.