¿Cómo evitar que caduque producto en el almacén?

¿Cómo se evita que caduque producto en el almacén?

Mirando la vida útil con el mismo ojo que la rotación. Un producto no está en peligro cuando le quedan pocos días de vida, sino cuando le quedan menos días que los que tardará en venderse. Si miras solo la fecha, reaccionas tarde; si comparas fecha y ritmo de salida, avisas semanas antes, cuando aún hay salidas posibles.

Esta respuesta vale para almacenes de distribución de alimentación, almacenes centrales de supermercados y de cadenas, y mayoristas con producto fresco, refrigerado o con fecha. Si vendes productos sin caducidad, el riesgo es otro, el del stock muerto.

Cómo se controla hoy y por qué falla.

Lo habitual es una revisión de fechas: alguien recorre las cámaras cada semana con una lista o con el programa y saca lo que caduca en menos de tantos días. Algunos programas tienen un informe de lotes próximos a caducar. Sirve para decidir qué hacer con lo que ya está encima, pero llega tarde.

Falla porque mira la fecha sin mirar la salida. Un lote que caduca en 30 días parece tranquilo, pero si el producto vende 10 unidades al día y hay 600, no saldrá. Y un lote que caduca en 10 días, con la misma venta y 80 unidades, saldrá bien. La fecha sola no dice nada sin el ritmo.

Falla también porque cada cliente exige una vida mínima: una cadena de supermercados puede no aceptar producto con menos de la mitad de su vida, o con menos de diez días, de modo que el producto pierde mercado antes de caducar. La fecha útil para vender no es la impresa en el envase, sino la que acepta el cliente. Y falla porque los pedidos siguen entrando: se avisa de un lote parado mientras otro del mismo producto viene de camino.

Paso a paso: 960 zumos que no van a salir.

Un almacén tiene 960 unidades de zumo refrigerado de un lote que caduca dentro de 18 días. El producto sale hacia las tiendas a un ritmo de 35 unidades al día, y el cliente (una cadena) no acepta producto con menos de 10 días de vida. Es decir, solo puede salir durante los 18 − 10 = 8 días siguientes.

En 8 días, a 35 al día, saldrán 8 × 35 = 280 unidades. Sobran 960 − 280 = 680 unidades, un 71 % del lote. Si se espera a que queden 10 días de vida para mirar la fecha, ya no hay nada que hacer salvo tirar o liquidar. Con el cálculo hecho hoy hay 8 días para actuar.

Hay cuatro vías, y se pueden combinar. Primera: mover el producto a clientes con menos exigencia de vida mínima (tiendas propias, hostelería, ventas directas) que lo aceptan con menos de 10 días. Segunda: promoción con precio rebajado para acelerar la salida: si se duplica la salida a 70 al día, en 8 días salen 560 y quedan 400. Tercera: devolución al proveedor, si el contrato la admite. Cuarta: donación de lo que no salga, mientras el producto sea apto; la Ley 1/2025 pone la donación por delante de otros destinos para el excedente que no se pueda evitar.

Y una quinta, que es la que evita que se repita: frenar lo que viene. Si hay un pedido de 600 unidades más de ese zumo en camino, hay que anularlo o retrasarlo: con 680 sobrantes del lote actual no hace falta stock nuevo hasta que se vendan. El pedido se calcula con la vida útil, y no solo con la rotación.

• Cobertura = unidades en stock / ventas por día.
• Vida útil para el cliente = días hasta caducidad menos la vida mínima que exige.
• Sobrante = unidades en stock menos (vida útil para el cliente × ventas por día).
• Si el sobrante es positivo, hay que actuar hoy y parar los pedidos en camino de ese producto.

Errores típicos.

El primero es no aplicar FEFO: sacar por orden de entrada, no por caducidad, deja lotes viejos al fondo mientras salen los nuevos. El segundo, contar el stock de un producto sumando sus lotes sin distinguir fechas: la cobertura total parece sana y un lote entero está en riesgo.

El tercero es no tener la vida mínima de cada cliente en el programa. Se ve en la fecha impresa lo que solo es verdad para el cliente más flexible. El cuarto, comprar por oferta: un descuento por volumen a cambio de un lote grande de un producto con poca vida, que sale caro cuando se pierde la mitad. El quinto, olvidar las devoluciones y los bloqueos de calidad, que meten producto en el almacén con menos vida de la que se cree.

Y el sexto es no registrar lo que se tira por caducidad con su lote y su motivo. Sin ese registro, se vuelve a comprar el mismo error.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema de reposición hace cada día la cuenta de arriba para cada lote y cada producto: compara cobertura con vida útil para el cliente y avisa de los que sobran con tiempo para actuar. Lee los lotes, las fechas, el stock y las ventas de tu programa (con un usuario que solo puede leer), propone qué mover, qué promocionar y qué pedido frenar, con el porqué de cada propuesta. Una persona decide.

Y lo hace sobre lo que tu programa ya tiene. Por ejemplo, Odoo guarda en su pestaña de fechas del producto un tiempo de caducidad, un tiempo de retirada y un tiempo de alerta, calcula la fecha de caducidad de cada lote al recibirlo y permite sacar primero lo que caduca antes con la estrategia FEFO, según su documentación. Lo que el programa no hace es compararlo con el ritmo de salida, y ahí se añade el sistema. Puedes ver el planteamiento en control de stock para supermercados y alimentación.

Si el aviso llega por WhatsApp, se puede responder allí mismo («mover a tiendas propias», «promoción»), y el asistente contesta preguntas del estilo «¿qué lotes caducan antes de que los vendamos?». La Ley 1/2025 de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario exige a los operadores un plan de prevención y convenios de donación, con exenciones (microempresas y establecimientos de hasta 1.300 m², según su artículo 6). Un registro de lotes y avisos ayuda a llevarlo, pero la obligación es de tu empresa y conviene confirmarla con tu asesor.

Qué datos hacen falta.

Stock por lote con su fecha de caducidad (si el programa lo guarda), ventas o salidas diarias por producto, la vida mínima que exige cada cliente o canal, los pedidos pendientes de recibir y los plazos de cada proveedor. Si el programa no gestiona lotes, se puede empezar con la fecha de caducidad más próxima por producto en un Excel, y se afina después.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes pocas referencias con fecha y rotación alta, de forma que nada llega a dormir en el almacén, una revisión semanal de fechas es suficiente. Tampoco compensa si todo se vende por pedido con el producto ya reservado: no hay nada que prever.

Merece la pena cuando hay muchas referencias con fecha, clientes con vida mínima exigida y lotes grandes comprados con descuento, es decir, cuando hay producto que puede quedar sin salida.

Cómo empezar.

Con la simulación con tus datos repetimos meses pasados de tu almacén y vemos cuánto producto habría avisado el sistema a tiempo, comparado con lo que se perdió. Si no sale mejor, no se sigue. Después, uno o dos meses en modo sombra.

Para saber cuánto producto tienes ahora en riesgo, pide el análisis gratuito y una demo de 30 minutos por videollamada.