¿Cómo gestionar el stock de monturas y lentes en una óptica?

La respuesta en dos frases y para quién es.

En una óptica no se gestiona todo con la misma regla: las monturas se compran por colección y se juzgan por rotación, las lentes graduadas se piden a medida al laboratorio y no se almacenan, y las lentes de contacto y los líquidos se reponen por graduación con un punto de pedido. Un único «stock mínimo» para todo es lo que acaba llenando el cajón de monturas que no salen y vaciando la estantería de la graduación más pedida.

Es para quien lleva una óptica o un grupo de ellas y hoy decide las compras de monturas por intuición de temporada y las de lentes de contacto por lo que ve en el estante. Si tienes varias tiendas y un almacén común, la landing de ópticas cuenta cómo se reparte entre ellas.

Cómo se decide hoy en una óptica y por qué falla.

La montura se compra en la feria o con el comercial de la marca, por colección y con un mínimo por modelo, y se decide con el gusto de quien compra. Las lentes de contacto se piden cuando se ve el hueco en el cajón, y la graduación que más se vende se acaba cuando el cliente ya ha venido. Las lentes graduadas se piden al laboratorio con cada receta, con lo cual no hay problema de stock, sino de plazo.

Falla en dos extremos. En la montura, porque una colección se compra con meses de antelación y cuando se ve qué modelos salen ya no se puede cambiar: lo que sobra se acumula, pasa de moda y se liquida con descuento. En la lente de contacto, porque hay cientos de combinaciones de curva base, diámetro y graduación, y un mínimo único para todas deja a cero las habituales y con exceso las raras.

El problema de fondo es la explosión de referencias: un modelo de montura en cuatro colores y tres calibres son doce referencias, y una lente mensual con sus graduaciones son decenas. Mirar cada una a ojo no es viable.

Paso a paso con un ejemplo: lente de contacto mensual en dos graduaciones.

Una óptica vende una lente mensual con caja de 6 unidades (6 meses por ojo). Primera graduación, −2,00 con curva base 8,6, la más habitual: 3,2 cajas por semana de media con una desviación semanal de 1,8. El proveedor sirve en dos días y la óptica pide una vez a la semana: el periodo a cubrir es de 2 + 7 = 9 días, 1,29 semanas. Consumo esperado: 3,2 × 1,29 = 4,1 cajas.

Con un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65), el stock de seguridad es 1,65 × 1,8 × √1,29 = 1,65 × 1,8 × 1,136 = 3,4 cajas. Nivel hasta el que reponer: 4,1 + 3,4 = 7,5, es decir, 8 cajas. Una óptica que tiene «un mínimo de 4 para todas las graduaciones» está justa en esta y sobrada en otras.

Segunda graduación, −7,50, que casi nadie lleva: 0,3 cajas por semana. Con una media tan baja, la desviación no sirve y se mira la probabilidad de que en una semana se vendan 0, 1 o más cajas. Con una media de 0,3, la probabilidad de vender 0 es del 74 %, de vender 1 del 22 % y de vender 2 o más, del 4 %. Con una caja en el estante cubres el 96 % de las semanas; con dos, casi todas. Pero dos cajas de una graduación que vende una cada tres semanas son capital parado y caducidad. Aquí la regla es tener una, o ninguna si el proveedor sirve en 24 horas y el cliente puede esperar, y pedir cada vez que se vende. Es el caso que explica la guía de demanda intermitente; el término método de Croston es la técnica estadística para estos productos.

Con esto, la regla de la óptica es partir las lentes de contacto con un criterio: las graduaciones que concentran la venta (unas decenas) tienen punto de pedido calculado, y el resto se piden bajo demanda. Para saber cuáles son, ordena las referencias por cajas vendidas en el último año, con el inventario ABC.

La montura: rotación, stock de presentación y colección.

Una montura se gestiona de otra manera. Hay un stock que no se vende pero tiene que estar: el expositor. Es el stock de presentación: una unidad de cada modelo y color que se enseña, que no se cuenta como disponible para la venta aunque se pueda vender. Si no lo separas, el sistema cree que tienes stock de un modelo y en realidad solo tienes la muestra.

Por encima de la muestra, lo que importa es la rotación del modelo: cuántas unidades se venden por mes frente a las que se compraron. Un modelo que a los tres meses vende la mitad de lo previsto es candidato a que no se reponga el color que más sobra y a ir al fondo del expositor. Un modelo que vende más de lo previsto, a pedirse otra vez mientras el proveedor aún lo tiene, y por eso en una óptica con colecciones de temporada conviene dejar parte del presupuesto de compra sin gastar al inicio.

Si hay varias tiendas, la misma montura rota distinto en cada una (el barrio, el tipo de cliente, la tienda del centro comercial). El almacén común reparte según lo que vende cada tienda, y mueve el modelo que no sale en una a la que sí lo vende, antes de liquidarlo. El stock muerto se detecta así a tiempo.

Lentes graduadas: no se almacenan, se planifica el plazo.

La lente de gafa graduada se pide al laboratorio con la receta de cada cliente: no hay stock que calcular. Lo que se gestiona es el plazo (cuántos días tardan en llegar) y los tratamientos y materiales. Lo único que se almacena son lentes de stock sencillas (monofocales de graduaciones habituales) si el laboratorio las ofrece, y se tratan igual que las lentes de contacto: las graduaciones más pedidas con punto de pedido, el resto bajo demanda.

Lo que sí tiene sentido controlar son los consumibles del taller (líquidos de limpieza, tornillos, plaquetas, estuches) y los productos de parafarmacia óptica (gotas, soluciones), que son de consumo regular y se calculan como cualquier producto de salida estable.

Errores típicos al gestionar el stock de una óptica.

El primero es un mínimo único por tipo de producto. El segundo es contar la montura del expositor como disponible. El tercero es no mirar la caducidad: las lentes de contacto y los líquidos la tienen, y un cajón con lentes de hace dos años es capital perdido. Un orden de salida por fecha, el FEFO, evita eso.

El cuarto es repetir pedidos de colecciones antiguas por inercia cuando ya hay unidades sin vender en otra tienda. El quinto, perder ventas por no tener la graduación habitual: es de las que menos se perdonan, porque el cliente de lentes de contacto es recurrente, y quien no la encuentra en tu tienda la encuentra en la web de otro.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema de control de stock para ópticas lee las ventas y el stock de tu programa de gestión (el específico de óptica, Odoo, Business Central o la hoja de cálculo), separa la muestra del stock vendible, calcula el punto de pedido de cada graduación que concentra venta y marca como «bajo demanda» las que no lo necesitan. Cada semana propone qué pedir y, con varias tiendas, qué mover del almacén común a cada una, con el porqué de cada línea. La persona lo aprueba o lo cambia.

Con el asistente se pregunta en lenguaje normal «¿qué modelos llevan tres meses sin venderse en Elche?» y contesta con los datos. La base de las cuentas está en la previsión de demanda, que da un rango y no solo una cifra: la lógica del intervalo de predicción que explica el manual de Hyndman y Athanasopoulos.

Qué datos hacen falta y qué dice la norma de las lentes de contacto.

Ventas por referencia (modelo, color y calibre en montura; marca, curva, diámetro y graduación en lente) y por tienda de al menos el último año, stock actual, plazos de cada proveedor, y fecha de caducidad si se registra. Si hay colecciones, el momento en que entra cada una.

Un apunte sobre normativa, por si lo preguntas: la AEMPS recuerda que el Anexo XVI del Reglamento (UE) 2017/745 incluye las lentes de contacto u otros artículos destinados a ser introducidos o colocados en el ojo, aunque no tengan finalidad médica, y que el Reglamento de Ejecución (UE) 2022/2346 fija para ellas especificaciones comunes, aplicables desde el 22 de junio de 2023. Esas obligaciones son del fabricante y no cambian cómo se calcula una reposición; lo que sí interesa es guardar lote y caducidad al recibir. La obligación de cumplir la norma es de la empresa y conviene confirmarla con tu asesor.

Cuándo no merece la pena y cómo empezar.

Si tienes una sola óptica, con un proveedor principal y pocas graduaciones de lente de contacto que se mueven, una hoja con consumo, plazo y caja, más un repaso trimestral de las monturas sin salida, te sirve. Compensa un sistema con varias tiendas y un almacén común, con mucha referencia, o cuando las liquidaciones de fin de colección pesan en la cuenta de resultados.

Para empezar, la simulación con tus datos repite semanas pasadas con lo que se sabía entonces y compara lo que habría propuesto el sistema con lo que pediste. Si prefieres hablarlo, pide el análisis gratuito: una demo de 30 minutos por videollamada.