¿Cómo gestionar el stock de piensos y fitosanitarios en campaña?

La respuesta corta y para quién es.

Se gestiona separando lo que se consume con ritmo estable de lo que depende del clima. El pienso se repone con un punto de pedido sobre la venta semanal, cuidando la caducidad. Los fitosanitarios se calculan a partir de los compromisos de compra de los agricultores de cada almacén, con la proporción que históricamente acaba vendiéndose y un margen para la campaña mala. Cada entrega de uso profesional se registra, y ese registro se aprovecha para el control del stock.

Es para cooperativas, almacenes agrícolas y distribuidores con varios puntos de venta que compran a fabricantes y mayoristas con plazos de días a semanas, y que venden pienso, semillas, abonos y fitosanitarios. Si tu actividad es solo ganadera y compras el pienso a un único proveedor, esto se simplifica.

Cómo se decide hoy y por qué falla.

Lo habitual es pedir los fitosanitarios en invierno contra los compromisos que han dejado los agricultores, más un colchón por lo que pueda pasar, y repartirlo entre los almacenes con la experiencia del encargado. El pienso se pide cuando el almacén se ve vacío o cuando llega el comercial del fabricante.

Falla por el clima. Un año húmedo multiplica los tratamientos de hongos y vacía los fungicidas en dos semanas; un año seco deja las estanterías llenas y el producto sin salir. Y los compromisos no son ventas: el agricultor que ha reservado seiscientos litros acaba comprando una parte distinta según el año (en el ejemplo de abajo, entre el 70 y el 92 %), y esa proporción no la mira nadie. Cada campaña se vuelve a decidir de memoria.

Hay otro fallo, el de los puntos de venta. El producto que sobra en un almacén lo falta en otro a cincuenta kilómetros, y sin vista conjunta se pide otra vez al fabricante en vez de trasladar. En el pienso, el problema es la caducidad: un lote que entra detrás de otro y se sirve primero pierde frescura, y el que se queda al fondo caduca.

Paso a paso con un ejemplo: fungicida de cereal en un almacén.

Un almacén de Albacete tiene compromisos de agricultores por 600 litros de un fungicida de cereal. En las tres últimas campañas, la proporción que acabó vendiéndose de lo comprometido fue 0,80, 0,92 y 0,70. La media es 0,807, así que la previsión es 600 × 0,807 = 484 litros.

Primer paso, medir la variación. Las diferencias con la media son −0,007, +0,113 y −0,107; al cuadrado suman 0,0243, dividido entre 2 da 0,0121 y su raíz es 0,110. Esa es la desviación típica de la proporción. Con un nivel de servicio del 90 % (z = 1,28), el margen es 1,28 × 0,110 × 600 = 84,5 litros, unos 85.

Segundo paso, el objetivo: 484 + 85 = 569 litros. El producto se vende en bidones de 5 litros, así que 569 / 5 = 113,8: 114 bidones, 570 litros. En el almacén quedan 120 litros de la campaña anterior, así que hay que pedir 570 − 120 = 450 litros, 90 bidones.

Tercer paso, durante la campaña. El proveedor tarda cuatro días. Cuando el stock más lo pedido baja de lo que se prevé vender en esos cuatro días más un margen, se repone. Si dos almacenes cercanos tienen compromisos distintos, el que tiene sobrante traslada al que tiene falta antes de pedir. El mismo cálculo, con otra proporción, vale para herbicidas e insecticidas. Para el pienso, que tiene ritmo semanal estable, se aplica el punto de pedido de siempre.

Qué obliga la norma: el registro de entregas.

El Real Decreto 1311/2012 establece el marco para el uso sostenible de los productos fitosanitarios. Su artículo 25.1 dice que los productores y distribuidores de uso profesional llevarán un registro de todas las operaciones de entrega a un tercero, gratuita o con coste. Debe constar la fecha de la transacción, la identificación del producto (nombre comercial, número de inscripción y, en su caso, lote), la cantidad y la identificación del suministrador y del comprador, con nombre o razón social, dirección y NIF.

Los datos se mantienen a disposición del órgano competente durante 5 años (artículo 25.3) y pueden llevarse por medios electrónicos o tradicionales (artículo 25.4). Los artículos 17 y 22 piden que los vendedores y el personal auxiliar de la distribución de uso profesional tengan el carné correspondiente, y el 21 limita el suministro de productos de uso profesional a titulares del carné que acredita la formación. El 23 exige un vendedor disponible que informe del uso, los riesgos y los puntos de recogida de envases.

Es el texto consolidado del BOE, que ha tenido modificaciones; conviene confirmar la versión vigente y tu caso con tu asesor. El sistema ayuda a llevar el registro: guarda cada salida con producto, lote, cantidad y comprador y permite listarlas. No comprueba el carné ni sustituye tu obligación.

Errores típicos en campaña.

El primero es tratar los compromisos como ventas: pedir el 100 % de lo comprometido deja sin salir lo que el agricultor no compra al final, en el ejemplo hasta el 30 %. El segundo es no controlar el lote. Con fitosanitarios y piensos conviene sacar primero el lote más antiguo o el que caduca antes, el criterio FEFO, y registrar de qué lote sale cada entrega, que es además lo que pide el registro.

El tercero es esperar a la rotura para trasladar: cuando un almacén se queda sin un producto en plena ventana de tratamiento, el agricultor compra en otro sitio y no vuelve. El cuarto, aplicar un calendario fijo a un producto que depende del clima. El manual Forecasting: Principles and Practice describe Holt-Winters para series con un patrón estacional de periodo fijo; un calendario de campaña lo tiene, pero el tiempo no cabe en ese patrón, por lo que conviene combinarlo con los compromisos y con el parte de la campaña.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema guarda los compromisos de cada campaña y la proporción que se vendió, calcula el objetivo por almacén y producto con el margen que corresponde a su variación y propone qué pedir y qué trasladar entre almacenes. Te enseña el porqué de cada cifra; tú apruebas o cambias, por ejemplo si el parte de la semana ya anuncia lluvias.

Para el pienso propone la reposición por ritmo semanal, avisa de lotes con poca vida útil y sugiere sacar antes el más antiguo. Para ambos mantiene el registro de entregas con los campos que pide la norma. Más información en la landing de sector agrícola y piensos, y la pieza de previsión de demanda cuenta cómo se trata la estacionalidad.

Qué datos hacen falta y cuándo no merece la pena.

Los compromisos de cada campaña por agricultor o por almacén, las ventas por producto, lote y almacén de al menos tres campañas, el stock actual con lote y caducidad, y los plazos y unidades de compra de cada proveedor. Si el programa tiene el registro de entregas, se lee de ahí. Un usuario de solo lectura de tu programa basta.

No merece la pena si tienes un solo almacén con pocos productos y un proveedor que sirve en el día: una hoja con la proporción histórica de lo comprometido hace casi lo mismo. Y tampoco ayuda con la semilla de entrega única que se encarga contra pedido anticipado.

Cómo empezar.

Con las campañas anteriores se repite la de hace un año: qué habría propuesto el sistema en enero con lo que se sabía entonces y qué se vendió de verdad. Se explica en simulación con tus datos. Si quieres antes un análisis sin compromiso de tus cifras, está el análisis gratuito.