¿Cómo reponer material sanitario en varias residencias?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Para reponer material sanitario en varias residencias, el consumo de cada centro se calcula a partir de sus residentes (cuántos hay y cuánta dependencia tienen), y el pedido de cada semana cubre lo que se gastará hasta la siguiente entrega más un margen para las variaciones. Lo que no urge se sirve desde un almacén común; lo que urge, desde la reserva de cada centro.

Es para quien compra y organiza el material de un grupo de residencias: dirección de compras, responsables de logística o gerentes de centro con almacén propio. Hablamos de absorbentes, guantes, material de curas, higiene, sondas y fungible, no de medicamentos.

Cómo se decide hoy en una cadena de residencias y por qué falla.

En muchos grupos la reposición se hace desde cada centro: la gobernanta o el responsable de mantenimiento cuenta lo que queda y manda un pedido a la central o al proveedor. La central consolida pedidos de varios centros, a veces en una hoja de cálculo, a veces en el ERP, y el criterio es el pedido anterior más un poco.

Falla porque el consumo de una residencia no depende del mes anterior, sino de quién vive allí. Cuando entran cuatro residentes de gran dependencia, el gasto de absorbentes y de material de curas sube desde la semana siguiente; cuando un brote de gastroenteritis llega a una planta, se multiplica el de guantes y de bolsas. Y los pedidos copian lo que pasó, con un retraso de semanas. Resultado: un centro se queda sin absorbente de noche un viernes, y otro tiene dos meses de guantes de una talla que casi no se usa.

Paso a paso con un ejemplo: absorbentes en una residencia de 80 plazas.

Una residencia de 80 plazas con una ocupación media del 92 % tiene 74 residentes. De ellos, el 70 % usa absorbente: 52 personas, con un consumo de 4 unidades por persona y día. Son 52 × 4 = 208 absorbentes al día y 1.456 a la semana. El paquete trae 28 unidades: 52 paquetes por semana.

El proveedor sirve en cuatro días y el centro hace el pedido una vez por semana: el periodo a cubrir es de 4 + 7 = 11 días, 1,57 semanas. Consumo esperado: 52 × 1,57 = 81,7 paquetes. La variación semanal (altas, bajas, ingresos hospitalarios, cambios de dependencia) es de 4 paquetes de desviación típica. Con un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65) el margen de seguridad es 1,65 × 4 × √1,57 = 1,65 × 4 × 1,253 = 8,3 paquetes. Nivel hasta el que reponer: 81,7 + 8,3 = 90 paquetes.

Si el lunes hay 55 paquetes entre el almacén y las plantas, faltan 90 − 55 = 35. El proveedor suministra en cajas de 4 paquetes: se piden 36. Este es el punto: ese 52 no es un número fijo. Si pasan de 74 a 80 residentes, el consumo sube alrededor de un 8 % y el nivel hasta el que reponer sube de 90 a unos 97 sin que nadie haya pedido nada más. Un sistema que ve la ocupación lo corrige solo; un pedido que copia el anterior se entera cuando se acaba.

El margen de seguridad depende de lo que varíe el consumo, y el absorbente es de lo más estable que hay en una residencia. Para el material de curas (apósitos, gasas, cremas) la variación es mayor, porque depende de pocas personas con úlceras, y sale un margen proporcionalmente más alto. Para ver cómo se calcula con más detalle, está la guía de stock de seguridad.

Qué se centraliza y qué se queda en cada centro.

En un grupo de residencias, el almacén común sirve para lo que se gasta de forma estable y se pide en volumen (absorbentes, higiene, guantes, bolsas), donde comprar junto mejora las condiciones. En cada centro se deja una reserva para el material que no puede faltar un fin de semana y para el que sirve la central con plazos largos.

La relación entre almacén central y centros funciona como cualquier reposición a varios puntos: el centro tiene su nivel, la central tiene el suyo, y las transferencias entre almacenes se calculan en cascada. Con seis centros, el stock de seguridad conjunto en la central es bastante menor que la suma de los seis, porque los brotes y las altas no coinciden todas a la vez.

Los medicamentos, en cambio, van por su cauce. El Real Decreto-ley 16/2012 establece en su artículo 6 que los centros de asistencia social con cien camas o más en régimen de asistidos deben tener un servicio de farmacia hospitalaria propio, y que los demás dispondrán de un depósito vinculado a un servicio de farmacia del área sanitaria. Su control no entra en lo de arriba: lo lleva el servicio de farmacia o el depósito del centro.

Errores típicos al reponer material en residencias.

El primero es calcular sobre el pedido anterior, no sobre los residentes. El segundo es una única cifra de «meses de stock» para todos los productos: dos meses de absorbentes y dos meses de material de curas con caducidad son cosas muy distintas. El tercero es no tener en cuenta los cambios de ocupación: una residencia que abre una planta nueva, o que cierra una por obras, cambia el consumo y el pedido se entera tarde.

El cuarto es no contar el stock que ya está en las plantas, los carros y los armarios de cada unidad, y mirar solo el almacén del centro: el pedido sale mayor de lo necesario. Y el quinto es no registrar los brotes: un consumo excepcional por gastroenteritis o gripe se cuela en la media y hace que la siguiente previsión sea más alta de lo normal.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema de control de stock para hospitales y residencias lee del programa de la residencia o del ERP (Business Central, Sage u otro) la ocupación y los movimientos de material, calcula el consumo esperado de cada centro con sus residentes y su dependencia, y propone cada semana qué mandar a cada residencia y qué comprar a cada proveedor, con el porqué de cada línea. Tú lo apruebas o lo cambias.

Marca los brotes para que no contaminen la previsión, avisa cuando una residencia va a quedarse sin algo antes de la siguiente entrega y enseña qué centros tienen más cobertura de la necesaria. Con el asistente puedes preguntar «¿cuántos días de absorbentes le quedan a la residencia de Málaga?» y obtener la respuesta con su cuenta. Si quieres que el aviso de urgencia llegue al móvil del responsable del centro, está la integración con WhatsApp.

Qué datos hacen falta.

Por centro: ocupación diaria o semanal, y si se tiene, el grado de dependencia de los residentes. Por producto: las salidas semanales de cada centro de las últimas doce semanas (mejor un año), los plazos de cada proveedor, el tamaño de paquete y de caja, y el stock actual de almacén y de plantas. Todo sale del programa de la residencia o del ERP, o de exportaciones de una hoja de cálculo.

No se cargan datos clínicos de los residentes. Para el cálculo basta con cuántos son y un nivel de dependencia agregado.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes una sola residencia con un proveedor fijo y una persona que lleva los pedidos y conoce el centro, con el cálculo de este texto en una hoja revisado cada semana tienes casi todo. El sistema se justifica con varios centros, un almacén central y mucha referencia, o cuando los brotes y los cambios de ocupación hacen que el pedido por costumbre falle cada pocas semanas.

Cómo empezar.

Con la simulación con tus datos: se repiten semanas pasadas de cada centro con la ocupación de entonces y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que se pidió. También puedes pedir el análisis gratuito, una demo de 30 minutos por videollamada.