Guía
Gestión de inventarios en una pyme: por dónde empezar y qué no hace falta.
En una pyme el inventario lo suele llevar alguien que además hace otras cuatro cosas. Por eso lo que funciona no es el método más sofisticado, sino el que se puede mantener cada semana. Aquí tienes seis pasos en el orden en que conviene darlos, lo que puedes dejar para más adelante y las plantillas gratuitas para empezar hoy mismo.
La respuesta corta
En una pyme, la gestión de inventarios empieza por tener un registro fiable: un maestro de artículos limpio y todas las entradas y salidas en el mismo sitio. Después vienen los recuentos cíclicos, la clasificación ABC, los mínimos de los productos que más importan y tres indicadores que se miran cada mes: roturas, rotación y stock parado. No hace falta un SGA ni inteligencia artificial el primer día. La previsión compensa cuando hay varios sitios que reponer, temporada o plazos largos.
¿Por dónde empieza una pyme a gestionar su inventario?
Por lo aburrido: que lo que dice el programa (o la hoja) coincida con lo que hay en la estantería. Cualquier cálculo de mínimos o de previsión que hagas encima de un stock que no cuadra sale mal, y además nadie se fía de él. Los seis pasos que siguen van en este orden por esa razón.
Paso 1: ¿tienes un maestro de artículos limpio?
El maestro de artículos es la lista de productos con su código, su descripción, su unidad y su proveedor. En muchas pymes tiene duplicados (el mismo tornillo con dos códigos), productos descatalogados que nadie ha dado de baja y unidades mezcladas (cajas en compras, unidades en ventas). Limpiarlo lleva unos días y se nota en todo lo demás.
Lo mínimo que debe tener cada producto: un código único, la unidad en que se vende y cuántas trae cada caja del proveedor, el proveedor habitual y su plazo real. Para el proveedor tienes una plantilla de ficha de proveedor gratuita.
Paso 2: ¿se registran todas las entradas y salidas en el mismo sitio?
Cada venta, cada compra, cada devolución y cada producto roto o regalado tiene que quedar apuntado, y en el mismo sitio. Si la tienda vende en el TPV, la web en otro programa y el almacén apunta en una hoja, el stock no va a cuadrar nunca. Esta es la razón principal para pasar de Excel a un programa de gestión: que todo descuente de un único stock.
Si todavía trabajas en Excel, se puede llevar bien con una sola hoja de movimientos y fórmulas que calculen el stock, y no una hoja de stock que se sobrescribe. Tienes la plantilla de control de stock en Excel montada así, y en Excel o programa contamos hasta dónde llega.
Paso 3: ¿cuentas un poco cada semana en vez de todo una vez al año?
El recuento anual de todo el almacén para un día entero y, cuando aparecen diferencias, ya no se sabe de dónde vienen. El inventario cíclico consiste en contar unos pocos productos cada semana, con más frecuencia los que más importan, de forma que al cabo del año has contado todo varias veces. Las diferencias aparecen pronto y se puede buscar la causa.
Para organizarlo tienes la plantilla de inventario cíclico y el parte de recuento para imprimir.
Paso 4: ¿sabes qué productos importan más?
Con la clasificación ABC separas los pocos productos que hacen la mayor parte de las ventas del resto. En una pyme es la herramienta que más tiempo ahorra: dejas de vigilar todo igual y concentras la atención donde está el dinero. Los productos A se cuentan más, se revisan cada semana y llevan más colchón; los C pueden ir con una regla sencilla.
Paso 5: ¿tienen mínimos calculados los productos A?
Empieza por los A. Para cada uno, calcula el punto de pedido con su venta media, el plazo real del proveedor y un stock de seguridad. Lo puedes hacer con la plantilla de punto de pedido o con la calculadora, y meter el resultado en tu programa como mínimo. Cuando un producto baje de ahí, se pide.
Si cada semana haces el pedido a mano, la plantilla de pedido sugerido te da la lista de qué pedir y cuánto a partir del stock y los mínimos.
Paso 6: ¿qué tres números deberías mirar cada mes?
No hace falta un cuadro de mando con veinte indicadores. Con tres sabes si la gestión va bien o mal, y los explicamos en cómo medir si tu stock está bien:
- Roturas: cuántas veces se quedó a cero un producto A, o el índice de rotura. Si sube, faltan mínimos o están cortos.
- Rotación: cuántas veces al año se renueva el stock. Si baja, compras más de lo que vendes.
- Stock parado: lo que lleva meses sin moverse y cuánto dinero es. Es dinero que no está en la caja; puedes calcularlo en cuánto dinero tienes parado en stock.
¿Qué no hace falta al principio?
Un SGA, salvo que el problema sea mover cajas dentro de un almacén grande. Etiquetas RFID. Un cuadro de mando con veinte indicadores. Y tampoco inteligencia artificial: sin un registro fiable, ninguna previsión se sostiene. Es mejor tener bien los seis pasos de arriba que tener un programa caro mal alimentado.
¿Cuándo compensa pasar a previsión o a un programa de reposición?
Cuando los mínimos fijos ya no dan abasto. Suele pasar por una de tres razones: repones a varios sitios (almacenes, tiendas, delegaciones o furgonetas) y cada uno vende distinto; tus productos tienen temporada y el mínimo que vale en marzo no vale en julio; o el proveedor tarda semanas y te enteras tarde de que te vas a quedar corto. Lo detallamos en cuándo merece la pena un software de reposición.
Si estás en ese punto, Arume Stock se conecta a tu programa de gestión, prevé cada producto en cada sitio y te propone qué pedir y qué mandar cada semana. Te contamos para qué pymes tiene sentido, y para cuáles no, en gestión de stock para pymes. Si quieres saber en qué punto estás tú, el análisis gratuito de tu stock empieza por ahí.
Preguntas frecuentes
¿Cómo empiezo a gestionar el inventario de mi pyme?
Por un maestro de artículos limpio y por registrar todas las entradas y salidas en el mismo sitio. Después, recuentos cíclicos, clasificación ABC y mínimos calculados para los productos que más venden.
¿Puede una pyme llevar el inventario en Excel?
Sí, si es una sola persona la que lo lleva, hay un almacén y pocos cientos de productos. Hace falta una hoja de movimientos y no una de stock que se sobrescribe. Cuando venden varios canales o hay varios almacenes, Excel deja de cuadrar.
¿Qué programa de inventario es mejor para una pyme?
El que registre todo en un mismo stock y se conecte con donde vendes. Para elegir, tienes nuestra comparativa de programas de gestión de stock, con lo que trae cada uno y dónde se queda corto.
¿Cada cuánto hay que hacer inventario en una pyme?
El recuento completo, al menos al cierre del ejercicio. Para que el stock cuadre durante el año, mejor recuentos cíclicos: unos pocos productos cada semana, más a menudo los que más importan.
¿Necesita una pyme inteligencia artificial para su inventario?
Al principio, no. Primero un registro fiable y mínimos calculados. La previsión compensa cuando hay varios sitios que reponer, temporada o plazos de proveedor largos.