Calcula qué parte de tus pedidos se queda sin servir por falta de stock.

Qué calcula.

El índice de rotura es la proporción de líneas de pedido que no pudiste servir completas porque no había stock. Una línea es un producto dentro de un pedido: un pedido con cinco productos distintos son cinco líneas. La fórmula es una división: líneas con rotura entre líneas totales, por cien.

Un ejemplo con un distribuidor inventado: en octubre entraron 1.200 líneas de pedido y en 54 faltó producto, total o parcialmente. 54 entre 1.200 es un 4,5 % de índice de rotura. Su complemento es la tasa de servicio por línea: 100 menos 4,5, un 95,5 %. Es el mismo dato dicho al revés, y en algunas empresas se reporta así. Wikipedia recoge esta familia de medidas en su artículo sobre nivel de servicio, con la salvedad de que ahí se mide sobre todo en unidades y pedidos enteros, no en líneas.

Si además metes las referencias activas y las que están a cero hoy, sale un segundo número que no es el mismo: con 800 referencias activas y 48 a cero, el 6 % del catálogo está agotado. El índice mira lo que pasó con los pedidos; el porcentaje de referencias a cero, la foto de hoy en la estantería.

Cómo leer el resultado.

Un 4,5 % quiere decir que de cada 100 líneas que te pidieron, en 4 o 5 le fallaste al cliente con producto. Lo importante no es la cifra suelta sino cómo se mueve: si el mes pasado era un 3 % y este es un 4,5 %, algo ha cambiado (un proveedor que tarda más, una campaña, un producto que se ha puesto de moda) y merece que mires qué referencias concentran las roturas.

Como orientación, y solo como orientación: mucha gente de compras se pone como objetivo una tasa de servicio por línea del 95 al 98 %, es decir, un índice del 2 al 5 %. No es un valor bueno universal. Un mayorista de tornillería y una farmacia no tienen la misma tolerancia, y un producto que no puede faltar pide un objetivo más duro que uno con sustituto. El nivel que te sirve es el que tú te has marcado; la guía de nivel de servicio explica cómo decidirlo.

Compara el índice con el porcentaje de referencias a cero. Si el índice es bajo pero hay muchas referencias a cero, probablemente son productos que casi no se piden, y el problema está en el catálogo más que en la reposición. Si ocurre al revés (pocas referencias a cero y un índice alto), las roturas se concentran en pocos productos que se piden mucho, que es donde más duele y lo más fácil de arreglar.

De dónde sacar cada dato.

Mira un periodo con pedidos suficientes. Con 40 líneas al mes, una línea más o menos mueve el índice dos puntos y medio; con 1.000, apenas una décima. Un mes entero o un trimestre suelen bastar, y si tu venta tiene temporada, compara el mismo periodo del año anterior.

• Líneas de pedido totales: en tu programa de gestión, el número de líneas de pedidos de venta (o de albaranes) del periodo. En Odoo son las líneas de las órdenes de venta confirmadas; en Business Central o Sage, las líneas de pedido de venta. Si trabajas con Excel, las filas del registro de pedidos.
• Líneas no servidas completas: las líneas que salieron con menos cantidad de la pedida, las que quedaron pendientes (backorder) y las que se anularon por no haber producto. Muchos programas las marcan como «entrega parcial» o «pendiente de servir»; si no, compara cantidad pedida con cantidad enviada.
• Referencias activas: los productos que se han vendido o comprado en los últimos meses. No cuentes el catálogo histórico entero: las referencias descatalogadas que siguen a cero en el sistema te bajarían el porcentaje sin decirte nada.
• Referencias a cero hoy: los productos activos con stock disponible cero o negativo. Un stock negativo suele ser un error de inventario, pero a efectos de este cálculo, para el cliente, también es una rotura.

Límites del cálculo.

El índice cuenta líneas, no unidades ni euros. Una línea en la que faltaron 2 unidades de 100 cuenta igual que otra en la que faltaron las 100, y una línea de un tornillo cuenta igual que una de un cuadro eléctrico. Para saber cuánto te cuesta eso, tienes la calculadora de coste de rotura, que pasa las unidades que no serviste a euros.

Tampoco ve la demanda que no llega a pedido. Si el cliente mira tu tienda, ve que el producto está agotado y se va, o si el comercial sabe que no hay y ni lo ofrece, esa venta no deja ninguna línea y el índice no la cuenta. Lo que mide este número es el mínimo de lo que pasó: el real suele ser mayor. En el artículo de Wikipedia sobre rotura de stock se cita justo eso, que parte de la pérdida es directa (el comprador va a otro sitio o no compra) y parte indirecta, y esta segunda no se ve en ningún pedido.

Por último, es un promedio de todo el catálogo. Un 4,5 % global puede esconder un 0 % en 700 productos y un 40 % en los 30 más vendidos. Calcúlalo también por familia, por proveedor o por almacén para saber dónde está.

Qué hace distinto un programa con IA.

Lo que hace esta calculadora es medir la rotura después de que ocurra. El programa de control de stock con IA trabaja antes: calcula cada semana el riesgo de quedarse sin cada producto en cada almacén o tienda y propone qué mandar o pedir para que la línea de pedido no se quede coja.

Y el índice pasa a ser el control del propio sistema. Antes de contratar, se repite con tus datos de meses pasados (simulación con tus datos) y se compara el índice que tuviste con el que habría salido siguiendo lo que el sistema habría propuesto cada semana. Es la forma de saber si mejora sobre tu forma de trabajar y no solo sobre un promedio de otras empresas.