Calculadora
Calcula cuánto te cuesta al mes y al año quedarte sin stock.
Mete las unidades que no pudiste servir en el mes, lo que ganas por cada una y qué parte de esos clientes compra en otro sitio en vez de esperar. Si has tenido envíos urgentes por culpa de las roturas, añade cuántos y cuánto costó cada uno de más.
Se calcula aquí, en tu navegador: no se guarda ni se envía nada. Es una aproximación con fórmulas de libro; un programa con tus datos lo calcula producto a producto, sitio a sitio y con la temporada.
Qué calcula.
El coste de una rotura tiene dos partes que se suman. La primera es la venta que pierdes: las unidades que no pudiste servir, por lo que ganas con cada una (el margen, no el precio de venta), por la parte de esos clientes que se va a otro sitio. La segunda es lo que te cuesta arreglar la rotura: los envíos urgentes que pagas de más para reponer deprisa.
La fórmula es unidades por margen por porcentaje que compra en otro sitio, más número de envíos urgentes por coste extra de cada uno. Con un producto inventado: 300 unidades que no pudiste servir en el mes, 12 euros de margen por unidad y un 50 % de clientes que compran en otro sitio, son 300 × 12 × 0,5 = 1.800 euros. Con 6 envíos urgentes que costaron 35 euros más cada uno, otros 210. Total, 2.010 euros al mes, y al año (por doce) 24.120.
Multiplicar por doce es una simplificación: supone que todos los meses son como este. Si tu venta tiene temporada, haz el cálculo con un mes normal y con uno de campaña por separado y suma, en vez de multiplicar uno solo.
Cómo leer el resultado.
El 50 % es un supuesto, no un dato: lo pones tú. Es la parte de clientes que, al no encontrar el producto, compra en otro sitio en lugar de esperar a que llegue. Con las mismas 300 unidades y 12 euros de margen, un 30 % da 1.080 euros de venta perdida y un 80 %, 2.880. Cambia el porcentaje y mira entre qué cifras te mueves: es más honesto dar un rango que una cifra con falsa precisión.
Para ajustar el porcentaje piensa en tu cliente. Si vendes un producto con alternativa fácil en la tienda de al lado o en otra web, el porcentaje sube. Si es un repuesto que solo tienes tú, o un producto que el cliente espera sin problema porque tarda lo mismo en cualquier sitio, baja. En la entrada de Wikipedia sobre rotura de stock se distingue entre el comprador que va a otro sitio, el que no compra y el que sustituye por un producto más barato o más pequeño; esa última pérdida también cuesta, aunque aquí no se calcule.
La cifra no es tu pérdida total, es un suelo razonable. Sirve para poner un número encima de la mesa al discutir cuánto stock extra tiene sentido tener: si una rotura te cuesta 24.000 euros al año, un colchón que cueste 5.000 de capital parado ya no parece tan caro.
De dónde sacar cada dato.
- Unidades que no pudiste servir: la cantidad pedida menos la enviada en las líneas con rotura del mes, o las unidades de los pedidos que quedaron pendientes o se anularon. Si no las tienes medidas, una estimación honesta con tu equipo comercial vale como primer número.
- Margen por unidad: precio de venta menos coste de compra (y menos el transporte y la preparación, si son específicos del producto). Es euros por unidad. Si tienes muchos productos, usa el margen medio de los que más se rompen, no el de toda la tienda.
- Porcentaje que compra en otro sitio: tu criterio, entre 0 y 100. Si has hecho alguna vez la pregunta («no tenemos, ¿esperas o lo dejamos?»), usa la proporción que dijo que lo dejaba. Es el mejor dato que puedes tener.
- Envíos urgentes por roturas: los transportes extra, los portes aéreos o los traslados entre almacenes con furgoneta que hiciste solo porque faltaba producto. Tu agencia de transporte te lo puede sacar de las facturas del mes.
- Coste extra de cada envío urgente: lo que pagaste de más sobre el envío normal, no el envío completo. Si un pedido normal os costaba 12 euros y el urgente 47, el extra son 35.
Qué no cuenta.
Esta calculadora no mete los clientes que dejan de volver. Quien se va a otro sitio una vez y descubre que le sirven mejor puede no regresar, y ese coste, que es el más grande en muchos negocios, no está aquí. Tampoco están las penalizaciones de contrato (los grandes clientes o las cadenas de distribución que cobran por entregas incompletas), el tiempo del equipo apagando fuegos ni el coste de imagen. Todo eso hace que la cifra sea un suelo.
Tampoco incluye el otro lado: el coste de tener más stock (capital parado, almacenaje, caducidad o merma). Reducir roturas a base de tener de todo no es gratis. La pregunta útil no es cuánto cuesta una rotura, sino cuánto cuesta evitarla frente a lo que cuesta tenerla, y esa comparación es la que la guía de cuánto cuesta una rotura de stock desarrolla con más calma.
Qué hace distinto un programa con IA.
Esta calculadora pone un coste medio sobre un producto medio. El programa de control de stock con IA hace la misma cuenta producto a producto y sitio a sitio: no es lo mismo quedarte sin una referencia de margen alto en la tienda que más vende que sin otra de margen bajo en una de poca salida. Con eso ordena lo que propone mandar cada semana por lo que pierdes si no lo mandas, en euros, y no solo por quién está más cerca de cero.
Y el porcentaje que hoy pones a ojo se puede afinar: con el histórico de ventas se ve qué pasa con las ventas de un producto cuando falta, si se recuperan la semana siguiente o se pierden del todo. Antes de contratar, la simulación con tus datos enseña, con lo que pasó, cuántas roturas se habrían evitado y cuántos envíos urgentes te habrías ahorrado.
Preguntas frecuentes
¿Por qué el margen y no el precio de venta?
Porque lo que pierdes cuando no vendes es lo que habrías ganado, no lo que habrías facturado. Si vendes a 30 euros un producto que te cuesta 18, la venta perdida son 12 euros, no 30: los 18 restantes no los has gastado. Usar el precio de venta infla el coste de la rotura y quita credibilidad al cálculo.
¿Por qué un 50 % por defecto?
Es un punto de partida neutro, ni optimista ni pesimista, y no sale de ningún estudio: es un supuesto. Cámbialo por el tuyo. En productos con sustitutos fáciles puede ser bastante más alto, y en productos que solo vendes tú o que el cliente espera sin problema, bastante más bajo.
¿Qué hago si no sé cuántas unidades dejé de servir?
Empieza por una estimación con quien atiende los pedidos y mejórala después. Mira las líneas con entrega parcial y los pedidos anulados por falta de producto. A partir del mes siguiente, guarda la cantidad pedida y la enviada por separado: sin ese dato todo cálculo de rotura es una conjetura.
¿Cuento las unidades que luego se sirvieron con retraso?
Solo las que el cliente compró en otro sitio mientras esperaba, que es lo que mide el porcentaje. Si el cliente esperó y se le sirvió después, la venta no se perdió, aunque el servicio fuera peor. Esa espera tampoco sale gratis: es riesgo de que la próxima vez no espere, pero no entra en este cálculo.
¿Sirve para decidir cuánto stock de seguridad tener?
Sirve para tener una cifra con la que compararlo. Si una rotura al mes te cuesta 2.010 euros y subir el stock de seguridad te supone un capital parado mucho menor, merece la pena. El cálculo del colchón en sí está en la calculadora de stock de seguridad, y el equilibrio entre rotura y exceso es lo que se decide con el nivel de servicio.