Gestión de inventarios: qué es, qué métodos hay y cómo hacerla con varios almacenes.

¿Qué es la gestión de inventarios?

Es todo lo que hace una empresa para que el stock que tiene sea el que necesita. Incluye dos trabajos que se confunden a menudo. El primero es saber lo que hay: registrar cada entrada y cada salida, contar de vez en cuando para comprobar que el programa dice la verdad y valorar ese stock en euros. El segundo es decidir: cuánto pedir de cada producto, cuándo, a qué proveedor y a qué almacén o tienda mandarlo.

Al primer trabajo se le suele llamar control de inventario, y es lo que hace casi cualquier programa de gestión. El segundo es la parte que más dinero mueve y la que peor se resuelve, porque depende de lo que se va a vender, y eso nadie lo sabe con exactitud. Una empresa puede tener un registro perfecto y aun así quedarse sin el producto que más vende la semana que más se vende.

Además hay una parte legal. El artículo 25 del Código de Comercio pide a todo empresario una contabilidad que permita «la elaboración periódica de balances e inventarios». El inventario de cierre se transcribe en el libro de inventarios, y las existencias se valoran según las normas del Plan General de Contabilidad. Esta guía va de la parte operativa: la que decide qué hay en la estantería.

¿Qué diferencia hay entre gestión de inventarios, control de stock y gestión de almacén?

En España se dice más «stock» y en Latinoamérica más «inventario», pero en una empresa significan lo mismo: la mercancía que tienes para vender o para usar. Las diferencias están en el alcance de cada expresión.

• Control de stock o de inventario: saber qué hay y dónde, con registros fiables y recuentos. Es la base.
• Gestión de inventarios: el control más las decisiones de compra y reparto. Cuánto, cuándo y adónde.
• Gestión de almacén: cómo se mueve físicamente la mercancía dentro del almacén (recepción, ubicación, preparación de pedidos y expedición). Es el terreno de un SGA, y lo explicamos en SGA, ERP o software de reposición.
• Reposición: la parte de la gestión que decide los pedidos. Tiene su propia guía, reposición de stock.

¿Qué métodos de gestión de inventarios hay?

Hay muchos nombres, pero en la práctica las empresas usan cinco métodos, solos o combinados. No compiten entre sí: el ABC dice a qué productos dedicar más atención, y los otros cuatro dicen cuándo y cuánto pedir.

• Clasificación ABC: ordenas los productos por lo que pesan en ventas o en margen. Los A, pocos, se vigilan de cerca; los C, muchos, con reglas sencillas.
• Mínimo y máximo: cuando el stock baja del mínimo, pides hasta llegar al máximo. Es lo que traen casi todos los programas de gestión.
• Punto de pedido: el mínimo calculado con la venta durante el plazo del proveedor más un stock de seguridad. Pides siempre una cantidad parecida.
• Revisión periódica: revisas cada cierto tiempo (cada lunes, cada quince días) y pides lo que falte hasta un nivel objetivo. Encaja con proveedores que sirven en días fijos.
• Previsión de demanda: en vez de un mínimo fijo, el nivel se recalcula con lo que se espera vender en las próximas semanas, con temporada y tendencia dentro.

¿Cómo se hace la clasificación ABC del inventario?

Se ordenan los productos de más a menos según las ventas del último año en euros (o el margen, si lo tienes fiable) y se suma el porcentaje acumulado. Los que reúnen aproximadamente el primer 80 % son A; los siguientes hasta el 95 %, B; el resto, C. Los cortes no son una ley: hay empresas que usan 70, 90 y 100, y está bien si se aplican siempre igual.

La utilidad está en lo que haces después. A los A les pones un nivel de servicio alto y los revisas cada semana. A los C les basta con una regla sencilla y un recuento al año. Si además cruzas el ABC con lo regular que es cada producto (la clasificación XYZ), separas los A que venden igual cada semana, fáciles de reponer, de los A que venden a rachas, que son los que dan los sustos. Lo tienes explicado en la matriz ABC XYZ.

¿Cómo se calcula el punto de pedido y el mínimo y máximo?

Punto de pedido = venta media diaria × plazo del proveedor en días + stock de seguridad. El stock de seguridad, en su versión estadística, es z × desviación típica de la venta diaria × raíz cuadrada del plazo, donde z vale 1,65 para un nivel de servicio del 95 %. El máximo se fija con la cobertura que quieres tener después de cada pedido y el tamaño de lote del proveedor. La cantidad que pides es el máximo menos el stock disponible, redondeado a cajas.

El stock que se compara con el mínimo es el disponible: el físico, más lo que ya viene en camino, menos lo que está reservado para pedidos sin servir. Si comparas solo con el físico, pedirás dos veces lo mismo. Puedes hacer la cuenta con la calculadora de punto de pedido y la de stock de seguridad.

¿Cómo se calcula con un almacén central y tres tiendas?

Una empresa tiene un almacén central y tres tiendas, en Valencia, Bilbao y Murcia. Un producto vende 30 unidades a la semana entre las tres: 15 en Valencia, 10 en Bilbao y 5 en Murcia. La venta semanal de cada tienda se mueve con una desviación típica de 5, 4 y 3 unidades. El central sirve a las tiendas cada semana y tarda una semana en llegar. El proveedor tarda tres semanas en servir al central. Queremos un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65).

Tienda por tienda, el stock de seguridad es 1,65 × desviación × raíz de una semana: unas 8 unidades en Valencia, 7 en Bilbao y 5 en Murcia. El punto de pedido de cada tienda queda en 23, 17 y 10 unidades. Sumados, 50.

Ahora el atajo que vemos a menudo: calcular con la venta de las tres juntas y repartir. La desviación del total no es la suma de las tres, sino la raíz de la suma de sus cuadrados: raíz de 25 + 16 + 9, unas 7 unidades. El stock de seguridad total sale de 12 y el punto de pedido total, de 42. Repartido según la venta, toca a 21, 14 y 7. Cada tienda se queda con menos colchón del que necesita: Valencia tiene 6 de seguridad en vez de 8, Bilbao 4 en vez de 7 y Murcia 2 en vez de 5. La tienda pequeña, que es la más irregular, es la que más se queda corta.

En el central el cálculo sí se hace con el total, porque es el sitio que ve la suma: 30 × 3 semanas + 1,65 × 7 × raíz de 3, que da unas 110 unidades de punto de pedido. Esta es la idea que conviene llevarse: el central se calcula con la suma y cada tienda con lo suyo. Un programa que solo admite un mínimo por producto, igual para toda la empresa, no puede hacer esta cuenta.

¿Cuándo deja de bastar una regla fija?

El mínimo y máximo y el punto de pedido funcionan bien cuando el producto vende parecido todas las semanas y el proveedor tarda poco. Fallan en tres casos: cuando hay temporada (el mínimo de enero no sirve en julio), cuando el plazo es largo (con cuatro semanas de espera, enterarte de que estás bajo mínimo ya es tarde) y cuando hay muchos sitios, porque nadie recalcula a mano cientos de mínimos cada mes.

En el estudio de reposición 2026, con datos sintéticos y públicos, la reposición por previsión necesitó un 25 % menos de stock que una cobertura fija y un 42 % menos que un mínimo fijo para servir el 95 % de la demanda en productos con temporada y cuatro semanas de plazo. Con venta estable y plazo corto, una cobertura fija bien ajustada funcionó igual de bien. Por eso no recomendamos cambiar de método sin mirar antes tus datos: en parte del catálogo la regla fija es suficiente.

¿Qué errores son los más comunes?

Los vemos en empresas de todos los tamaños, con Excel o con ERP:

• Un mínimo igual para todo el catálogo («dos semanas de venta»), que sobra en lo estable y falta en lo irregular.
• Mínimos puestos el día que se montó el programa y que nadie ha tocado desde entonces.
• Contar como venta cero los días en que no había producto, con lo que el producto parece más tranquilo de lo que es.
• Usar el plazo del contrato del proveedor en vez del que se mide con las fechas reales de pedido y entrada.
• Calcular con la suma de todas las tiendas y repartir, como en el ejemplo de arriba.
• No hacer recuentos cíclicos, de forma que el stock del programa y el de la estantería se separan cada mes un poco más.

¿Qué programa necesitas para gestionar el inventario?

Para el control, el que ya tienes casi seguro sirve: Odoo, Holded, Sage, Business Central o la mayoría de programas de gestión llevan stock por almacén, traspasos y avisos de mínimo. Si estás eligiendo, tienes la comparativa de programas de gestión de stock y, si tienes varias tiendas, la de programas multialmacén.

Para la decisión, si las reglas fijas se te quedan cortas, hay software que se pone encima de tu programa y propone los pedidos. Es lo que hacemos con Arume Stock: un software de inventario que lee de tu ERP con un usuario de solo lectura, prevé cada producto en cada sitio y te propone cada semana qué pedir y qué mandar a cada almacén, con el porqué de cada línea. Lo explicamos en gestión de inventario con previsión, y antes de contratar nada se puede repetir con tu histórico en la simulación con tus datos.