SGA, ERP o software de reposición: qué resuelve cada uno y cuál necesitas.

¿Qué es un SGA o software de gestión de almacén?

Un SGA (en inglés, WMS) es el programa que dirige lo que pasa dentro de las paredes del almacén. Sabe en qué hueco está cada producto, dice al operario dónde colocar lo que acaba de llegar, organiza la preparación de pedidos para que se camine lo menos posible y controla qué sale en cada camión. Suele trabajar con lectores de códigos de barras o terminales de radiofrecuencia, porque cada movimiento se confirma en el momento.

Sus palabras son ubicaciones, slotting, picking por oleadas, recepción, expedición y FEFO (sale primero lo que caduca antes). Mide cosas como líneas preparadas por hora o errores de preparación. Lo que un SGA no decide es cuánto comprar: recibe lo que llega y prepara lo que se pide.

¿Qué hace un ERP con el stock?

Un ERP o programa de gestión es el registro central de la empresa: clientes, proveedores, pedidos, albaranes, facturas, contabilidad y stock por almacén. Cada venta resta, cada compra suma, y en cualquier momento sabes cuánto hay de cada producto en cada almacén y cuánto vale.

Casi todos traen además herramientas de compra: avisos de mínimo, reglas de mínimo y máximo y propuestas de pedido. Por ejemplo, Odoo crea pedidos cuando la cantidad prevista baja del mínimo de una regla de reabastecimiento, y Business Central tiene cuatro políticas de reaprovisionamiento (cantidad fija, cantidad máxima, por pedido y lote a lote). Lo que no hacen es poner esos mínimos por ti: el número lo fija una persona.

¿Muchos ERP ya traen un SGA dentro?

Sí, con distintos niveles. Business Central organiza el almacén con ubicaciones y bins y tiene un nivel avanzado, «ubicación y preparación dirigidas», con zonas, tipos de bin, prioridad de bins y preparación según caducidad. Odoo permite recepciones y salidas en uno, dos o tres pasos por almacén y tiene preparación por lotes y por oleadas. Para muchas pymes, eso basta y no hace falta un SGA aparte.

Un SGA especializado empieza a compensar cuando el almacén es grande, trabajan muchos operarios a la vez, hay miles de líneas de preparación al día o hay exigencias de trazabilidad por lote y caducidad que el ERP no cubre con soltura. Los operadores logísticos suelen tener el suyo, porque su negocio es precisamente mover mercancía de otros.

¿Qué es un software de reposición y en qué se diferencia?

Un software de reposición responde a otra pregunta: cuánto tiene que haber de cada producto en cada sitio la semana que viene, y por tanto qué hay que pedir al proveedor y qué hay que mandar desde el central a cada tienda o delegación. Para eso prevé la venta de cada producto en cada sitio, mira el stock y lo que viene en camino y propone los pedidos y los traspasos.

No mueve cajas ni sabe en qué estantería está nada. Lee del ERP las ventas y el stock, y le devuelve propuestas que una persona aprueba. Es lo que hace un ERP con sus mínimos, pero con los niveles recalculados cada semana con la venta real, la temporada y el plazo de cada proveedor.

¿Cuál necesitas tú?

Mira qué te duele. El síntoma suele decir qué falta:

• Se tarda mucho en preparar pedidos, se envían productos equivocados o se pierden cajas dentro del almacén: falta un SGA, o activar las funciones de almacén de tu ERP.
• No sabes cuánto stock tienes ni cuánto vale, o cada uno lo lleva en su hoja: falta un ERP o usar bien el que tienes.
• Sabes lo que tienes, pero te quedas sin lo que se vende y te sobra lo que no; o repartes a las tiendas a ojo: falta reposición.
• Tienes las tres cosas a la vez: el orden lógico es ERP primero (sin registros fiables no funciona nada), después reposición o SGA según qué te cueste más dinero.

¿Por qué Arume Stock no es un SGA?

Porque no gestionamos huecos, ni operarios, ni terminales de radiofrecuencia, ni rutas de preparación. Si buscas eso, necesitas un SGA o el módulo de almacén de tu ERP, y no te convenimos. Preferimos decirlo aquí a que lo descubras en la primera reunión.

Lo que hace Arume Stock es la parte de decidir: se conecta a tu ERP (Odoo, Business Central, Sage, Holded, SAP Business One, Shopify, WooCommerce, PrestaShop o un Excel) con un usuario de solo lectura, prevé cada producto en cada sitio y te propone cada semana qué pedir y qué mandar, con el porqué de cada línea. Funciona igual si tienes SGA que si no, porque no toca nada de lo que pasa dentro del almacén. Lo explicamos en la página de gestión de stock en almacén y tiendas.