Recepción de mercancía: qué es y cómo se hace

Qué es exactamente

La recepción de mercancía es el conjunto de pasos con los que una entrega de un proveedor pasa de estar en el camión a estar en tu stock: descarga, identificación, comprobación contra el pedido de compra, anotación de diferencias y alta en el programa. Hasta que se da de alta, para el programa la mercancía no existe; después, ya puede venderse o enviarse.

Esa frontera importa porque separa dos cifras: lo que has pedido y está por llegar (el stock en tránsito) y lo que ya tienes. Si la recepción tarda tres días en registrarse, durante tres días tienes mercancía en la nave que el programa no ve y que no se puede vender, y el sistema de reposición propone pedir lo que ya tienes en el muelle.

En Business Central, la recepción de almacén se hace con un documento propio que recoge las líneas del pedido de compra liberado; se indica la cantidad recibida y, al registrarlo, se actualizan las cantidades del pedido y la mercancía entra en el inventario. Hay cuatro formas de hacerlo según la complejidad, desde registrar directamente en la línea del pedido hasta separar la recepción y el ubicado en dos documentos.

También se le llama

Entrada de mercancía, recepción de pedidos o, en inglés, goods receipt y receiving. Al documento que se genera se le llama albarán de entrada o nota de recepción. No es lo mismo que el albarán del proveedor, que es el papel que trae el camión; la recepción es lo que tú haces con él.

Un ejemplo

Una tienda de bicicletas pide a su proveedor 24 cámaras de 700×25, 12 juegos de pastillas de freno y 6 cubiertas. En el albarán del proveedor figuran las 24 cámaras, 12 pastillas y 6 cubiertas. Al abrir, hay 24 cámaras, 10 juegos de pastillas (dos cajas rotas) y 6 cubiertas, de las cuales una trae el flanco cortado.

Una recepción cuidadosa registra: 24 cámaras recibidas; 10 pastillas recibidas con una incidencia de 2 pendientes; 5 cubiertas aceptadas y 1 en incidencia. Una recepción apresurada firma el albarán tal como viene y da de alta 12 y 6. Resultado: el programa cree que hay 2 pastillas y 1 cubierta más de las que existen. Cuando venda el cliente 11 y 6, el sistema permitirá la venta y la tienda no tendrá género. Y el proveedor ya no aceptará la reclamación porque se firmó conforme.

Ojo con esto

Los fallos de recepción son pequeños y caros:

• Firmar sin contar: «conforme, salvo desembalaje» no es una reclamación; hay que anotar diferencias en el momento y con foto.
• No registrar lotes ni caducidades al entrar. Después ya no se puede reconstruir, y rompe el FIFO y el FEFO.
• Dar de alta con retraso: entre que llega y se registra, el sistema pide otra vez o vende de menos.
• Recibir contra el albarán y no contra el pedido: si el proveedor manda más de lo pedido, entra como si lo hubieras comprado. Business Central solo admite recibir de más dentro de una tolerancia configurada con un código de recepción excedida.
• Dejar la mercancía en el muelle sin ubicar: está dada de alta, pero nadie la encuentra. Ver ubicado.

Dónde aparece en el sistema

La recepción es el origen de todo el stock que lee nuestro sistema. Con un usuario de solo lectura, leemos las entradas registradas en tu programa y las cantidades pendientes de pedidos de compra. Con las pendientes calculamos el stock en camino y el punto de pedido teniendo en cuenta lo que ya viene.

También sirve de control de calidad del dato: si las recepciones llegan al programa tarde o con diferencias frecuentes, lo vemos en la simulación con tus datos, porque el stock calculado no cuadra con las ventas, y te lo decimos con ejemplos concretos antes de que el sistema empiece a proponer nada.

Términos relacionados

Ubicado (put-away), albarán, lead time, stock físico, trazabilidad por lote y cross-docking.