Glosario
Albarán: qué es y en qué se diferencia de la factura
Definición
El albarán es el documento que acompaña a una entrega de mercancía y deja constancia de qué productos y cantidades se entregan, quién los envía, quién los recibe y cuándo. Lo firma quien recibe. No es una factura ni sustituye a ella, aunque suele ser su base: varios albaranes pueden agruparse en una factura única. En stock es el documento sobre el que se da de alta lo que entra y se descuenta lo que sale.
El albarán es el papel que acompaña a la mercancía y prueba que se entregó, qué se entregó y cuánto. No es una factura: no cobra nada por sí mismo. Pero es el documento sobre el que se mueve el stock y se reclaman las diferencias.
Qué es exactamente
Un albarán es un documento de entrega: lista lo que se envía, en qué cantidad, de quién a quién y en qué fecha, y se firma o se sella a la recepción. Sirve de prueba de que la mercancía salió y de que llegó, y de punto de partida para reclamar cualquier diferencia.
No es lo mismo que una factura. La factura es el documento fiscal que recoge una operación y su precio, con los requisitos que fija el Reglamento de facturación. El albarán no tiene ese carácter: en muchos casos ni lleva precios (el «albarán valorado» sí los lleva, pero sigue sin ser factura). Esa distinción importa porque cada uno tiene su plazo y sus consecuencias.
Lo que sí enlaza ambos es la factura recapitulativa. El Real Decreto 1619/2012 establece, en su artículo 13, que pueden incluirse en una sola factura distintas operaciones realizadas en fechas distintas para un mismo destinatario, y que esa factura se expide, como máximo, el último día del mes natural en que se realizaron las operaciones o, si el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente. En la práctica, los albaranes de todo el mes son el soporte de esa factura.
También se le llama
Nota de entrega, albarán de entrega o de salida (cuando sales de tu almacén), albarán de entrada (cuando recibes), hoja de entrega o, en inglés, delivery note y packing list. En la recepción, el albarán del proveedor es lo que se compara con el pedido; no confundirlo con el albarán de entrada que genera tu programa al darlo de alta.
Un ejemplo
Un proveedor de material de oficina sirve a un cliente cuatro entregas en septiembre: 120 resmas de papel, 40 cajas de bolígrafos, 300 carpetas y 60 tóneres. Cada entrega lleva su albarán con las cantidades y la firma del almacén del cliente: cuatro albaranes.
A fin de mes, el proveedor emite una sola factura recapitulativa con las cuatro operaciones. Si el cliente es una empresa, el plazo máximo para expedirla es antes del día 16 de octubre. El cliente concilia: cuatro albaranes contra una factura. Si el cliente firmó una entrega de 40 cajas pero el albarán dice 45, la factura saldrá por 45, y la reclamación llegará tarde y sin soporte.
Por eso las diferencias se anotan en el albarán en el momento de la entrega, no semanas después. Un albarán firmado «conforme» sin comprobar es la prueba contraria a la reclamación.
Ojo con esto
Dónde falla el albarán en el almacén:
- Dar de alta la entrada con el albarán del proveedor sin contar. El stock sube lo que dice el papel, no lo que hay.
- Dejar albaranes de salida sin facturar. Mercancía entregada que nadie cobra: se ve al cerrar el mes, tarde.
- Albaranes sin número correlativo o duplicados. Dificultan la conciliación y las revisiones.
- Albarán de entrega sin lotes ni caducidades cuando el producto los exige. Ver trazabilidad por lote.
- Confundir un albarán con la factura al contabilizar. Lo que fija el IVA y las obligaciones fiscales es la factura; el albarán es documentación operativa. Lo que corresponde a tu caso, mejor confirmarlo con tu asesor.
Dónde aparece en el sistema
El albarán es el documento en el que se apoyan las entradas y salidas que lee nuestro sistema. Con acceso de solo lectura, leemos las líneas de albaranes de venta y de traspaso, con fecha, producto, cantidad y destino, para saber cuánto se ha consumido en cada sitio y calcular la previsión de demanda. Los albaranes de entrada nos dicen cuándo llega cada pedido.
Un detalle que importa en los datos: la fecha del albarán y la de la factura pueden diferir hasta un mes. Para medir la demanda usamos la fecha de entrega, que es la real; la fecha de factura distorsiona la semana. Lo ajustamos en la preparación y lo comprobamos en la simulación con tus datos.
Términos relacionados
Recepción de mercancía, expedición, packing, backorder y sell-in.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio emitir albarán?
No hemos encontrado una norma que lo imponga con carácter general; es un documento comercial muy extendido que sirve de prueba de entrega. Lo que sí es obligatorio es la factura con sus requisitos. Cómo lo trates en tu empresa, consúltalo con tu asesor.
¿Qué es un albarán valorado?
Un albarán que incluye precios e importes. Facilita la conciliación, pero no sustituye a la factura ni tiene sus requisitos formales.
¿Cuántos albaranes caben en una factura?
Los que correspondan a un mismo destinatario en el periodo. El artículo 13 del Reglamento de facturación permite una factura recapitulativa que agrupe varias operaciones realizadas en fechas distintas.
¿Con qué fecha se mide la demanda, la del albarán o la de la factura?
La del albarán o de la entrega. La factura puede emitirse días o semanas después y haría parecer que se vendió todo junto.