Glosario
Expedición de mercancía: qué es y cómo se hace
Definición
La expedición es el proceso con el que la mercancía ya preparada sale del almacén hacia el cliente o hacia otro punto de venta: se agrupa por destino o ruta, se carga, se documenta con albarán y se registra la salida en el programa. Es el momento en que el stock disponible baja definitivamente. Un envío cargado pero no registrado deja existencias fantasma en el sistema, y un envío registrado pero no cargado deja el pedido sin servir.
La expedición es el último paso dentro de tu almacén: el pedido ya preparado se carga, se documenta y sale. Es también el momento en que el stock baja de verdad. Si se registra tarde, el programa vende lo que ya no tienes.
Qué es exactamente
La expedición es la fase final de la salida de mercancía: reunir lo preparado por destino o ruta, cargarlo, emitir el documento de transporte y registrar la salida. Termina cuando la mercancía deja de ser tuya en el sentido operativo, aunque la propiedad legal dependa de otras cosas, como las condiciones de entrega.
Se confunde con el picking y el packing. El picking recoge los productos de los huecos; el packing los embala; la expedición los saca. Son tres tiempos de un mismo flujo, y cada uno puede ser un cuello de botella distinto.
En el programa, la expedición suele ser el registro que descuenta el stock. En los ERP, la salida se registra con un documento propio (en Business Central, la documentación habla de registro consolidado de recepciones y envíos de varios pedidos) y es ese registro, no la preparación, el que da por salida la mercancía. Conviene comprobar en tu programa qué gesto exacto descuenta el stock.
También se le llama
Salida de mercancía, envío, despacho, expedición de pedidos o, en inglés, shipping. En un almacén que sirve a otros puntos propios, se llama también «envío a tienda» o «traspaso de salida»; ver transferencia entre almacenes.
Un ejemplo
Un distribuidor de material eléctrico prepara un martes 38 pedidos. Los agrupa en tres rutas: norte (14 pedidos), levante (15) y centro (9). Cada ruta tiene su muelle y su camión. El jefe de turno comprueba bulto a bulto contra el albarán, 112 bultos en total, y el transportista firma el recibí.
Dos fallos posibles. Uno: el camión de levante sale con 14 pedidos porque uno se quedó en el suelo del muelle; el programa lo da por expedido, el cliente llama el miércoles y el stock del almacén está descontado por una mercancía que sigue en la nave. Dos: el registro de salida se hace al día siguiente; durante esas 24 horas el programa cree que hay unidades que ya van por carretera y vende otras tantas a quien llegue.
La regla práctica: el registro de la salida se hace en el momento de la carga, con escáner o con comprobación de bultos, no al final del turno.
Ojo con esto
Cuatro errores de expedición que acaban en reclamaciones:
- Registrar la salida antes de cargar, para «adelantar». Si algo falla, el stock ya está descontado.
- Cargar sin comprobar bultos contra el albarán. El transportista firma lo que se le enseña; si falta un bulto, lo vas a saber cuando reclame el cliente.
- Mezclar pedidos de rutas distintas en un mismo palé. El error se descubre en destino, y corregirlo cuesta un segundo envío.
- Salidas parciales sin dejar rastro: si de un pedido de 10 se envían 8, el programa tiene que saber que quedan 2 pendientes. Con un backorder bien registrado, el cliente sabe qué le falta y tú qué debes.
- Olvidar lotes y caducidades en la salida cuando el producto lo exige. Ver trazabilidad por lote.
Dónde aparece en el sistema
Las expediciones son la otra mitad de las ventas que lee nuestro sistema. Cuando tu programa registra salidas con fecha, leemos esa fecha para medir cuándo se consume cada producto en cada sitio, y las usamos como base de la previsión de demanda.
En un negocio que repone a tiendas o a furgonetas, la propuesta semanal de envíos del sistema es, en la práctica, una lista de expediciones propuestas: qué mandar, a dónde, cuánto y por qué. La persona la aprueba o cambia, y la expedición real la hace tu equipo. Con la simulación con tus datos se compara esa lista con lo que realmente enviaste en fechas pasadas.
Términos relacionados
Packing, albarán, picking, backorder, transferencia entre almacenes y stock reservado.
Preguntas frecuentes
¿En qué momento debe bajar el stock: al preparar o al expedir?
Al preparar, la mercancía pasa a reservada; al expedir, el stock baja de verdad. Mantener esa diferencia evita vender dos veces lo mismo y a la vez no sacar de las cuentas algo que sigue en la nave.
¿Hace falta albarán en cada expedición?
En la práctica, sí: es el documento que acompaña a la mercancía y que firma quien la recibe. Cómo se factura después depende de cada empresa; ver la entrada de albarán.
¿La expedición a una tienda propia es igual que a un cliente?
Operativamente es parecida, pero contablemente no hay venta: es un traspaso entre almacenes de la misma empresa. El programa lo trata como transferencia y el stock se mueve de un sitio a otro.