Programa a medida o ERP: cuándo compensa cada uno

Hacemos programas a medida y aun así, a bastantes de los negocios que nos escriben, les decimos que lo que necesitan es un programa estándar. Aquí tienes el criterio con el que lo decidimos: cuándo gana el ERP, cuándo compensa construir algo propio y el camino intermedio, que es el que más veces acaba siendo el bueno.

De qué hablamos

Un ERP (o programa de gestión estándar) es un programa ya hecho que cubre lo que casi todas las empresas tienen en común: facturar, llevar la contabilidad, comprar, controlar el stock, cobrar y pagar. Lo compras o lo alquilas por cuota, lo configuras y lo usas. En España los hay de todos los tamaños: Holded, Odoo, A3 o Sage son algunos de los más conocidos, y cada uno tiene su público.

Un programa a medida se construye desde cero sobre cómo trabaja tu negocio. Tiene las pantallas que usáis, las reglas que seguís y las conexiones que os hacen falta, y nada más. No hay módulos que sobren ni menús que nadie abre. A cambio, hay que construirlo, y eso cuesta tiempo y dinero.

Ninguno de los dos es mejor en abstracto. Son buenos para cosas distintas, y casi todo lo que sale mal en este terreno viene de usar uno para lo que es bueno el otro.

Cuándo gana el ERP o el programa estándar

Sin rodeos: en la mayoría de las empresas pequeñas, para la mayoría de las tareas, gana el estándar. Estos son los casos en los que lo decimos sin dudar.

• Lo que necesitáis es facturar y llevar las cuentas. Eso es lo que un ERP hace mejor que nadie. Además, la normativa de facturación cambia (ahora mismo con los nuevos requisitos para los programas de facturación), y el fabricante del programa se encarga de que siga cumpliendo. Hacer eso a medida es pagar por mantenerse al día de algo que otros ya mantienen.
• Vuestros procesos se parecen a los de cualquier empresa de vuestro tamaño. Una tienda que compra, almacena y vende; una consultora que hace presupuestos, horas y facturas. Si no hay nada en cómo trabajáis que os distinga de la competencia, el estándar lo cubre y cuesta menos.
• Tenéis prisa. Un ERP se puede tener funcionando en semanas. Un programa a medida bien hecho también entrega una primera parte pronto, pero el sistema completo lleva meses. Si el problema es de este trimestre, estándar.
• Todavía no sabéis bien qué queréis. Un negocio que acaba de empezar o que está cambiando su forma de trabajar no debería fijarla en un programa propio. El estándar se cambia o se abandona con poco coste; el a medida se construye sobre lo que sois hoy.
• El presupuesto es ajustado y la tarea no es crítica. Si lo que falla os molesta pero no os cuesta horas cada día, no compensa construir nada.

Cuándo compensa el programa a medida

Hay un patrón que se repite en los negocios donde construir algo propio ha sido la decisión correcta. Casi siempre encajan en alguno de estos casos.

• La forma de trabajar es lo que os distingue. Un distribuidor que sirve en 24 horas porque tiene una manera propia de preparar rutas; una academia que coloca a cada alumno en el grupo justo por nivel y horario; un taller que da fecha de entrega fiable porque sabe lo que tiene en cada elevador. Si un programa estándar os obliga a trabajar como todos, perdéis justo lo que os hace mejores.
• Ya habéis probado dos o tres programas y en todos pasa lo mismo: sobra la mitad y falta lo importante. Cuando el equipo vuelve a la hoja de cálculo al lado del programa «porque ahí sí está lo nuestro», el programa no está haciendo su trabajo.
• Una tarea concreta se come horas cada día. Pasar pedidos del WhatsApp a la hoja, cuadrar el stock a mano, preparar el parte de cada mañana. Si una sola tarea cuesta dos horas diarias, el programa que la quita se paga solo en un plazo que se puede calcular.
• Lo van a usar personas de fuera. Clientes que consultan el estado de su pedido, proveedores que confirman entregas, alumnos que ven sus notas. Ahí el programa es parte de cómo os ven, y lo que enseña un ERP a terceros suele ser feo o directamente no existe.
• Hay varias herramientas que no se hablan. Las reservas en una, los clientes en otra, la facturación en una tercera, y alguien copiando datos entre ellas. A veces la pieza a medida no sustituye a ninguna: es la que las conecta y enseña todo en una pantalla.

Un ejemplo pequeño y propio: nuestra consola de propuestas. Reúne cada propuesta enviada con su enlace privado y su estado, apunta las reuniones y avisa cuando una lleva diez días sin respuesta. Probamos varios CRM antes; en todos sobraban embudos, campañas y paneles que no íbamos a usar, y ninguno hacía lo de los diez días. Era un programa de pocas pantallas, y construirlo costó menos que seguir pagando por un CRM que usábamos al diez por ciento.

El camino intermedio: lo estándar para lo estándar, a medida lo tuyo

La disyuntiva «ERP o a medida» es falsa en la mayoría de los casos. La respuesta que más veces damos es: las dos cosas, cada una en su sitio, y conectadas.

La contabilidad, la facturación, las nóminas y los impuestos se quedan en un programa estándar. Son iguales para todas las empresas, cambian cuando cambia la ley y ya existen programas que los hacen bien. Lo que es propio del negocio (cómo entra un pedido, cómo se planifica el día, qué ve el cliente, qué avisa a quién y cuándo) va en un programa a medida. Y entre los dos hay una conexión para que un cliente, un pedido o una factura no haya que meterlos dos veces.

Piensa en una empresa de reformas. Los presupuestos, el seguimiento de cada obra con sus fotos y sus partes, el calendario de los oficiales y el enlace que el cliente abre para ver cómo va su casa son lo que la distingue: eso es a medida. Cuando una obra se cierra, la factura sale en su programa de facturación de siempre, con el cliente y los importes ya puestos. La empresa trabaja en su programa; la gestoría trabaja en el de siempre. Nadie copia nada.

Esta combinación tiene una ventaja que no se ve al principio: si dentro de tres años queréis cambiar de programa de facturación, cambiáis la conexión y el programa propio sigue igual. Y si cerráis una línea de negocio, se apaga una parte sin tocar el resto.

Seis preguntas para decidir

Antes de pedir presupuesto a nadie, responded estas seis preguntas en una reunión corta. Si la mayoría de las respuestas apuntan al mismo lado, ya tenéis la decisión.

• ¿Qué tarea nos cuesta más horas a la semana y cuántas? Si no hay una respuesta clara, no hace falta construir nada todavía. Si la hay y son muchas horas, esa tarea es el primer candidato a hacerse a medida.
• ¿Esa tarea la hacen igual nuestros competidores? Si sí, hay un estándar que la cubre. Si la hacemos de una forma propia y esa forma es parte de por qué nos eligen, a medida.
• ¿Qué programas hemos probado ya y por qué los dejamos? Si la respuesta es «no encajaba cómo trabajamos» en todos, la próxima prueba tampoco encajará. Si es «no lo llegamos a configurar bien», el problema no es el programa.
• ¿Quién lo va a usar? Solo el equipo, o también clientes y proveedores. Cuanta más gente de fuera, más pesa que el programa sea vuestro.
• ¿Vamos a trabajar igual dentro de dos años? Si la forma de trabajar está en obras, estándar, y a medida más adelante. Si lleva años asentada, es seguro construir sobre ella.
• ¿Qué pasa si el programa se cae un día entero? Si la respuesta es «no pasa nada grave», podéis permitiros lo que sea. Si es «paramos», pesa más tener el control del programa que el precio.

Errores que vemos repetirse

Los negocios que nos llegan con un programa que no funciona suelen haber tropezado con uno de estos. Van en orden de frecuencia.

• Personalizar un ERP hasta romperlo. Empieza con un campo nuevo aquí y un informe allá. Dos años después hay tantas modificaciones que el programa ya no se puede actualizar sin que algo se rompa, y la empresa se queda en una versión antigua, con un consultor que es el único que entiende lo que se hizo. Un ERP muy personalizado es un programa a medida caro, construido sobre cimientos que no eran para eso.
• Hacer a medida la contabilidad. Se construye un módulo de facturas «sencillo», y al año siguiente hay que añadirle el IVA de un caso raro, la factura rectificativa, el formato que pide un cliente grande y la nueva exigencia fiscal. Nunca se acaba, y nunca está tan bien como el programa que cuesta una cuota.
• Comprar el ERP de la empresa grande para una pequeña. Programas pensados para veinte usuarios y un departamento de informática, en una empresa de cuatro personas. Se paga la implantación, se usa el diez por ciento y el equipo vuelve a la hoja de cálculo.
• Construir todo a medida de golpe. Un año de proyecto sin que nadie use nada, y cuando se entrega, el negocio ya ha cambiado. Lo sensato es construir por fases y usar cada una en cuanto esté.
• Decidir sin preguntar a quien lo va a usar. Lo elige gerencia por una demo bonita y lo sufre el almacén. En la primera reunión de cualquier proyecto tiene que estar la persona que va a teclear en el programa cada día.
• Confundir «a medida» con «sin conexiones». Un programa propio que no habla con la facturación ni con el calendario crea el mismo problema que pretendía resolver: alguien copiando datos a mano.

Cómo lo enfocamos en Arume

Cuando alguien nos escribe, lo primero que hacemos es entender cómo trabaja y dónde pierde el tiempo. Con eso, a veces la respuesta es un programa estándar bien configurado, y lo decimos. Cuando compensa construir, lo hacemos por fases que ya se usan, conectado con lo que ya tengáis y con el código a vuestro nombre desde el primer día. Si quieres saber de qué depende el precio, lo explicamos sin cifras pero con criterio en cuánto cuesta un software a medida. Y lo que hacemos y cómo está en desarrollo de software a medida; si prefieres que lo veamos en persona, en desarrollo de software en Salamanca.

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