Glosario
Presupuesto de compras: qué es y cómo se calcula
Definición
El presupuesto de compras es el plan de lo que una empresa va a comprar en un periodo, en unidades y en euros, para cubrir las ventas previstas y dejar el stock final que se desea. Se calcula con ventas previstas más stock final objetivo menos stock inicial, y se reparte por meses y proveedores. Es una referencia que se corrige con las ventas reales, no un límite que obligue a comprar o a dejar de comprar.
El presupuesto de compras es la cantidad de dinero (y de producto) que una empresa planea comprar en un periodo para vender lo previsto y acabar con el stock que quiere. Parece un asunto de finanzas, pero se calcula con la misma previsión de demanda que usa el almacén. Aquí va la fórmula, un ejemplo y qué hacer cuando la realidad se aparta del plan.
Qué es exactamente
El presupuesto de compras traduce el plan de ventas en lo que hay que comprar. Si el plan de ventas dice cuánto se espera vender mes a mes, el presupuesto de compras añade dos cosas: con qué stock empiezas y con cuánto quieres acabar. La diferencia es lo que has de comprar. Después se valora en euros con los costes de compra y se reparte por proveedores y fechas de pago.
Es el puente entre la visión de unidades (almacén, compras) y la visión de dinero (finanzas). Por eso aparece en la parte financiera de un IBP y se ajusta en cada ciclo de S&OP.
También se le llama
Plan de compras, budget de compras (en empresas con terminología inglesa), presupuesto de aprovisionamiento.
Cómo se calcula
La fórmula básica, en unidades: compras = ventas previstas + stock final deseado − stock inicial. En euros se multiplica por el coste unitario de compra. Cuando ya hay pedidos en camino, se restan: lo pendiente de recibir no hay que volver a comprarlo.
Un ejemplo. Una cadena de cinco ferreterías prevé vender en el trimestre 3.000 cajas de tornillería de 200 unidades. Empieza con 800 cajas en el conjunto de tiendas y quiere acabar con 600 (es el stock objetivo para el inicio del trimestre siguiente, calculado con los días de cobertura que decidió). Compras = 3.000 + 600 − 800 = 2.800 cajas. Si el proveedor sirve por palés de 40 cajas, son 70 palés. Con un coste medio de 6,50 euros por caja, el presupuesto del trimestre es de 18.200 euros. Se reparte por meses según la estacionalidad de ventas: no se compra igual en enero que en mayo.
Dentro de ese trimestre, en el mes dos las ventas reales van un 10 % por encima de lo previsto. El presupuesto no impide comprar más: se recalcula con las ventas reales, se compara con lo gastado y se decide si se amplía. Un presupuesto de compras útil se recalcula cada mes o cada semana; uno que se fija en enero y se consulta en diciembre no sirve para decidir.
Ojo con esto
Fallos frecuentes al presupuestar compras:
- Presupuestar sobre el stock total y no sobre el útil: si parte del stock inicial es obsoleto o está parado, no cubre ventas futuras. Descuéntalo antes de calcular, y mide el stock muerto.
- Olvidar los plazos de pago: comprar el 15 de marzo puede significar pagar en mayo. El presupuesto en euros de compras no es el mismo que el flujo de caja.
- Tratar el presupuesto como tope rígido: si las ventas suben, quedarse sin comprar por no pasarse es una rotura anunciada. Mejor un presupuesto con un margen de ajuste aprobado de antemano.
- Una sola cifra por categoría: dentro de una misma categoría hay productos que rotan en dos semanas y otros en seis meses. Reparte con la rotación de cada uno.
Dónde aparece en el sistema
El sistema calcula la reposición de cada producto en cada sitio y suma lo propuesto para las próximas semanas, de modo que puedes ver cuánto representa en unidades y en euros por proveedor antes de aprobar. El panel enseña también el stock parado en euros, que es lo primero que conviene restar al presupuestar. Con el asistente puedes preguntar «¿cuánto vamos a comprar a este proveedor el mes que viene?» y ver de dónde sale la cifra.
Para ver cómo habría quedado un presupuesto con la previsión del sistema, la simulación con tus datos lo compara con lo que se compró de verdad.
Términos relacionados
Plan de ventas, capital inmovilizado, días de cobertura, pedido sugerido, estacionalidad y sobrestock. La decisión de cantidad, en cuánto pedir.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre presupuesto de compras y plan de reposición?
El presupuesto de compras fija el volumen total y el dinero de un periodo largo. El plan de reposición decide semana a semana qué producto va a qué sitio. El segundo debe cuadrar con el primero, y el primero corregirse con lo que enseña el segundo.
¿Cómo calculamos el stock final deseado?
Con los días de cobertura que quieras tener al cierre del periodo, multiplicados por la venta diaria prevista del periodo siguiente. Si quieres 30 días y vendes 20 al día, el objetivo son 600 unidades.
¿Hay que hacerlo por producto o por categoría?
Por categoría para el presupuesto total, y por producto para comprar. Lo ideal es que el detalle por producto sume al total de la categoría, no al revés.