Glosario
Plan de ventas: qué es y por qué no es lo mismo que la previsión
Definición
El plan de ventas es la cifra de ventas que el área comercial se compromete a perseguir en cada periodo, por producto, cliente o zona. No es lo mismo que la previsión de demanda, que es lo que probablemente se venderá, ni que el objetivo, que es lo deseado. El almacén y compras lo usan como entrada, pero conviene contrastarlo con la previsión estadística y ajustarlo con lo que de verdad vende cada punto.
En muchas empresas «plan de ventas», «previsión» y «objetivo» se usan como sinónimos y no lo son. Cuando se mezclan, el almacén compra para un objetivo que nadie espera cumplir. Aquí va qué es cada cosa, cómo se pasa del plan comercial al plan de compras y un ejemplo con números.
Qué es exactamente
El plan de ventas es la estimación que hace el equipo comercial de lo que va a vender por producto y periodo. Business Central lo describe así en su documentación: el pronóstico de ventas es la mejor estimación del departamento de ventas de lo que se venderá en el futuro, por artículo y por periodo, y a menudo no basta tal cual para producción. El planificador lo modifica para ajustarlo a las condiciones de fabricación y aun así cubrir esa previsión.
Conviene separar tres cifras que suelen mezclarse. La previsión estadística sale del histórico: lo probable. El plan de ventas es lo que comercial cree que venderá, con lo que sabe de clientes y proyectos. El objetivo es la meta que la empresa se marca. Las tres pueden coincidir en un mes tranquilo y separarse mucho antes de una campaña o a final de año.
También se le llama
Plan comercial, previsión de ventas (sales forecast) o sales plan. En el método de «sales force composite» que describe el libro de Hyndman y Athanasopoulos, el plan de ventas se obtiene sumando las estimaciones de cada vendedor, con el riesgo de sesgo que ello implica.
Un ejemplo
Una distribuidora de productos de limpieza profesional tiene este mes tres cifras para su detergente industrial de 20 litros: la previsión estadística dice 900 garrafas, comercial propone 1.100 por unos concursos pendientes de resolver y la dirección fija un objetivo de 1.200. Compras no puede comprar para las tres.
La solución es comprar para la previsión de 900, con un escenario de 1.100 si se adjudican los concursos y una fecha de decisión. Si se adjudican, se lanza un pedido adicional de 200, que con un plazo de proveedor de diez días llega a tiempo. Si no, la distribuidora no ha inmovilizado 200 garrafas que nadie va a pedir. El plan de ventas sirve entonces como señal de lo que puede pasar, no como orden de compra.
Del plan de ventas se pasa al de compras o producción restando el stock y lo ya pedido y sumando el stock de seguridad, como en el presupuesto de compras. La cadena queda: previsión → plan de ventas consensuado → plan de suministro → pedidos.
Ojo con esto
Tres trampas del plan de ventas:
- Sesgo de optimismo: el libro de Hyndman y Athanasopoulos advierte de que las previsiones de vendedores sufren sesgo interesado (la «sales force composite»). Si el plan de ventas supera sistemáticamente lo vendido, ese sesgo se acumula en forma de sobrestock.
- Granularidad equivocada: un plan por familia no sirve para decidir qué manda a cada tienda. Haz falta el plan por producto y sitio, o un método que reparta el total con las ventas reales de cada punto.
- Plan sin revisión: si no se compara con lo vendido cada mes, nadie sabe si el plan es bueno. Mide el error y registra quién lo propone.
Dónde aparece en el sistema
En el sistema, la previsión estadística de cada producto y sitio es la base, y el plan de ventas entra como ajuste con nombre y motivo (cliente nuevo, concurso, lanzamiento), sin pisarla. Cada mes se compara el error de la previsión sola con el de la previsión más el plan comercial. Así sabes si merece la pena fiarse de la intuición comercial en cada familia de producto. Más sobre el cálculo en la pieza de previsión de demanda.
Términos relacionados
Consenso de demanda, planificación de la demanda, sell-out, sell-in, MAPE y sesgo de previsión.
Preguntas frecuentes
¿El plan de ventas y el presupuesto de ventas son lo mismo?
No necesariamente. El presupuesto es una cifra financiera para el año, normalmente fijada por la dirección. El plan de ventas es más operativo: por producto y periodo, y se revisa con frecuencia. Pueden coincidir al inicio y separarse después.
¿Debe comprar el almacén según el plan de ventas?
Debe comprar según la previsión acordada, que parte de la estadística y recoge del plan de ventas lo que tiene información detrás. Una cifra comercial sin motivo registrado es una opinión.
¿Qué hacemos si el plan siempre queda por encima de lo vendido?
Medir el sesgo por responsable y por familia, y corregirlo con un factor documentado o dejando la previsión estadística como base. Es un problema de proceso, no de personas.
¿Cada cuánto se revisa?
Mensualmente como mínimo, y en semanas de campaña o con cambios grandes de cartera, con revisión semanal de las referencias afectadas.