El APPCC y el Reglamento (CE) 852/2004 en el almacén: qué obliga a hacer con el stock (2026)

¿Qué dice la norma?

El artículo 5 del Reglamento (CE) 852/2004, relativo a la higiene de los productos alimenticios, obliga a los operadores de empresa alimentaria a «crear, aplicar y mantener un procedimiento o procedimientos permanentes basados en los principios del APPCC». Los principios son siete: detectar los peligros, detectar los puntos de control crítico, fijar límites críticos, vigilarlos, establecer medidas correctoras, verificar que todo funciona y elaborar documentos y registros «en función de la naturaleza y el tamaño de la empresa alimentaria».

Para el almacén, la parte operativa está en el capítulo IX del anexo II. Su punto 2 dice que «las materias primas y todos los ingredientes almacenados en una empresa del sector alimentario deberán conservarse en condiciones adecuadas que permitan evitar su deterioro nocivo y protegerlos de la contaminación». El punto 5 añade que los productos que puedan favorecer patógenos o toxinas no se conservarán a temperaturas de riesgo y que «no deberá interrumpirse la cadena de frío», con períodos limitados fuera de control de temperatura por necesidades prácticas de manipulación, transporte, almacenamiento o entrega siempre que no supongan riesgo. Y el punto 8 obliga a etiquetar y separar en recipientes cerrados las sustancias peligrosas o no comestibles, incluidos los piensos.

Dos reglamentos más completan lo que toca al stock. El artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a asegurar la trazabilidad en todas las etapas: identificar a quien te ha suministrado un alimento y a las empresas a las que has suministrado los tuyos. Y el artículo 24 del Reglamento (UE) 1169/2011 dice que, después de su fecha de caducidad, un alimento «no se considerará seguro».

¿A quién obliga?

El apartado 3 del artículo 5 limita el APPCC a los operadores «que intervengan en cualquier etapa de la producción, transformación y distribución de alimentos posteriores a la producción primaria». El resto de requisitos de higiene y la trazabilidad alcanzan a toda la cadena. No hay exención de microempresas, pero el reglamento pide flexibilidad: su considerando 15 reconoce que «en determinadas empresas alimentarias no es posible identificar puntos de control crítico» y que «el requisito de conservar documentos debe ser flexible para evitar cargas excesivas para empresas muy pequeñas».

• Distribuidor de alimentación con almacén refrigerado: sí. Necesita APPCC, cadena de frío controlada y trazabilidad de entrada y salida.
• Mayorista de bebidas: sí. Aunque sus productos sean poco perecederos, almacena y distribuye alimentos después de la producción primaria.
• Obrador o panadería con reparto a tiendas: sí, en la elaboración y en el almacén de materias primas y producto acabado.
• Agricultor que vende su producción sin elaborar: no en el APPCC del artículo 5, que excluye la producción primaria. Sí le aplican la trazabilidad y la higiene de su anexo I.
• Microempresa de distribución: sí, con la flexibilidad del considerando 15. Su APPCC puede apoyarse en buenas prácticas y guías del sector y su documentación ser proporcional.
• Almacén logístico que guarda alimentos de terceros: sí. Almacenar es una etapa de la distribución y está bajo su control mientras los custodia.

Qué hay que registrar del stock.

El reglamento no da una lista cerrada de registros: pide los que demuestren que el sistema funciona, en proporción al tamaño. En un almacén de alimentación, los que tocan al stock son bastante estándar porque salen directamente de los principios y del anexo II.

La trazabilidad del 178/2002 se entiende como «un paso adelante y un paso atrás»: de cada entrada, de quién y qué lote; de cada salida, a quién y qué lote. Su artículo 18 no obliga a seguir el lote dentro del almacén, pero sin lote en la salida no puedes saber a qué clientes llamar si el proveedor retira un producto, y el artículo 19 obliga a retirar del mercado de inmediato lo que no cumple los requisitos de seguridad.

• Entradas: proveedor, producto, lote, fecha de caducidad o de consumo preferente, cantidad y temperatura a la recepción en producto refrigerado o congelado.
• Temperatura de cámaras y frigoríficos, con la frecuencia que fije tu APPCC, y lo que se hizo cuando se salió del límite.
• Salidas: cliente, producto, lote y cantidad.
• Bajas por caducidad, rotura o rechazo, con su motivo y destino.
• Separación y etiquetado de productos no aptos, devoluciones y sustancias no comestibles.
• Revisiones periódicas del sistema (verificación) y cambios cuando cambia un producto o un proceso.

Caducidad, consumo preferente y orden de salida.

El Reglamento 1169/2011 distingue dos fechas. La fecha de duración mínima («consumir preferentemente antes de») indica hasta cuándo el alimento conserva sus propiedades. En los alimentos microbiológicamente muy perecederos, se sustituye por la fecha de caducidad, y según su artículo 24, después de esa fecha el alimento «no se considerará seguro» conforme al artículo 14 del Reglamento 178/2002. Ese producto no se puede vender.

La norma no dice en qué orden tiene que salir el stock, pero la combinación del 852/2004 (evitar el deterioro) y del 1169/2011 (lo caducado no es seguro) lleva a la práctica habitual en el sector: sacar primero lo que antes caduca, que es el criterio FEFO, no lo que antes entró. En un almacén con entradas de distintos lotes con fechas que no siguen el orden de llegada, FIFO y FEFO no coinciden.

Aquí es donde la reposición importa. Un pedido demasiado grande de un producto fresco no es solo stock inmovilizado: es producto que puede caducar en la cámara. En alimentación, el cálculo de cuánto pedir tiene un límite que no tiene el resto: la vida útil que le queda al lote.

Plazos y sanciones.

El Reglamento 852/2004 no fija plazos concretos de conservación de registros: su artículo 5.4.c dice que los operadores «conservarán los demás documentos y registros durante un período adecuado», y el 5.5 permite que normas de desarrollo concreten ese período. Tampoco fija frecuencias de control: las fija tu APPCC según el peligro. Lo que sí exige es revisar el procedimiento «cuando se introduzca alguna modificación en el producto, el proceso o en cualquiera de sus fases».

El reglamento europeo no establece las sanciones; los controles oficiales y el régimen sancionador los aplican las autoridades competentes de cada Estado miembro. El artículo 6 obliga además a notificar los establecimientos a la autoridad competente para su registro y a mantener esa información actualizada, cierres incluidos.

Si tu establecimiento supera los umbrales de la Ley 1/2025, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, se añade la obligación de tener un plan de prevención y de promover acuerdos de donación (artículo 6.4). La propia ley exceptúa los establecimientos de hasta 1.300 metros cuadrados, salvo que los del mismo NIF sumen más, y excluye a las microempresas de esas obligaciones (artículo 6.6).

Cómo se lleva en la práctica.

En casi todas las empresas de distribución alimentaria, el APPCC tiene un documento con los peligros y los controles, unos planes de prerrequisitos (limpieza, plagas, temperaturas, proveedores, trazabilidad, formación) y unos registros. El almacén aparece en varios: recepción, conservación en cámara, expedición y gestión de devoluciones.

La parte de trazabilidad suele estar en el programa de gestión. Odoo, Business Central y SAP Business One pueden llevar lote y fecha de caducidad por movimiento si se activa; lo que falla es la disciplina de registrarlo en la recepción y elegirlo en la salida. Un almacén que da de alta el lote y luego expide «cualquiera» tiene trazabilidad hacia atrás y no hacia delante.

El otro punto débil son las devoluciones de clientes. Un producto refrigerado que vuelve en la furgoneta al final de la ruta no puede volver al stock disponible sin una decisión: si ha estado fuera de temperatura más de lo admitido, se separa. El programa tiene que poder recibirlo en una ubicación bloqueada hasta que alguien lo revise.

• Lote y fecha de caducidad obligatorios en la recepción de producto perecedero.
• Ubicaciones separadas para producto bloqueado, devuelto o caducado, fuera del stock disponible.
• Propuesta de salida por fecha de caducidad (FEFO) en la preparación de pedidos.
• Lista semanal de lotes que caducan en los próximos días, con su cantidad y ubicación.
• Registro de temperaturas de cámaras ligado a las ubicaciones del programa.

Lo que la norma no dice.

No dice que cada empresa tenga que tener puntos de control crítico. El considerando 15 reconoce que en algunas empresas no es posible identificarlos y que las buenas prácticas de higiene pueden reemplazar su seguimiento. Tampoco dice que haya que fijar una cifra límite para todo: «el requisito de establecer límites críticos no implica que sea necesario fijar una cifra límite en cada caso».

No dice que el stock tenga que salir por orden de entrada ni por orden de caducidad: dice que se conserve sin deterioro y que lo caducado no es seguro. FEFO es la forma práctica de cumplirlo, no un requisito literal. No fija temperaturas concretas en el capítulo IX; las temperaturas las marcan otras normas específicas, el etiquetado del fabricante y tu propio APPCC.

Y no dice que el APPCC sustituya a la inspección: el considerando 13 aclara que «no debe considerarse un método de autorregulación ni debe sustituir los controles oficiales».

Un ejemplo: un distribuidor de lácteos a hostelería.

Un distribuidor reparte yogures, nata y quesos frescos a 300 bares y restaurantes con cuatro furgonetas refrigeradas. Su cámara trabaja entre 0 y 4 grados y recibe producto tres veces por semana de dos fabricantes. Cada lote de nata tiene una vida útil de unos veinte días desde que llega.

Su APPCC marca la recepción como punto de control: temperatura del producto al llegar, estado de los envases y registro de lote y fecha de caducidad. En la cámara, registro de temperatura dos veces al día. En la expedición, preparación por fecha de caducidad y registro del lote que va a cada cliente. Todo eso son datos de stock: entradas con lote y fecha, salidas con lote y cliente.

El problema que más le cuesta no es la temperatura, es la caducidad. Cuando pide nata pensando en la semana de más ventas y esa semana llueve, le quedan cajas que caducan en la cámara. Una previsión de venta por cliente y semana, ajustada a la vida útil, le dice cuánto pedir para que el lote salga entero antes de su fecha.

Retiradas de producto: el día en que importa el lote.

El artículo 19 del Reglamento 178/2002 obliga al operador que considere que un alimento que ha distribuido no cumple los requisitos de seguridad a proceder «inmediatamente a su retirada del mercado» cuando ya no está bajo su control, y a informar a las autoridades. Para un distribuidor, eso empieza casi siempre con un aviso del fabricante: el lote tal está afectado.

Si el programa registra el lote en cada salida, la respuesta es una consulta: qué clientes recibieron ese lote, cuántas unidades y cuándo. Si no lo registra, la respuesta es llamar a todos los clientes que compraron ese producto en las fechas posibles, y esperar que guarden el albarán. La diferencia entre las dos es la diferencia entre una mañana de trabajo y una semana.

Por eso la trazabilidad, que el artículo 18 pide en cada etapa, es también un dato de stock: el lote tiene que estar en la entrada, en la ubicación y en la salida. Y el producto retirado, una vez de vuelta, tiene que ir a una ubicación bloqueada que el programa no ofrezca para nuevas ventas.

Cómo ayuda un sistema de control de stock.

Un sistema de control de stock no hace tu APPCC ni lo valida: la seguridad alimentaria y su documentación son responsabilidad de la empresa y de su responsable de calidad. Lo que sí hace es que el stock que llega a la cámara se ajuste a lo que se va a vender antes de que caduque.

El sistema que montamos lee ventas, stock y, si tu programa los tiene, lotes y fechas de caducidad, con un usuario de solo lectura. Prevé la venta de cada producto por semana y por sitio y propone pedidos que no superen lo que puedes vender dentro de la vida útil. El panel marca los lotes que van a caducar antes de venderse y propone moverlos a un sitio donde sí salgan. Con WhatsApp, la urgencia llega al responsable del almacén el mismo día. Puedes ver tu caso en el análisis gratuito.