¿Cómo evitar roturas de stock en una distribuidora?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Una distribuidora evita las roturas cuando compara, para cada producto, lo que va a poder servir con lo que va a pedirle el cliente durante el plazo que tarda el proveedor en reponer. Esa comparación hay que hacerla con el stock disponible y no con el físico, y hay que hacerla todos los días, no cuando alguien nota un hueco en la estantería.

Es para distribuidoras que sirven pedidos a clientes profesionales (hostelería, comercio, obras, industria) desde uno o varios almacenes, con cientos o miles de referencias y compras a proveedores con plazos de varios días. Si tienes cincuenta referencias y un solo almacén, esta página te sobra: con una hoja bien hecha te basta.

¿Cómo se decide hoy en una distribuidora y por qué falla?

Lo normal es que el responsable de compras mire el programa de gestión una o dos veces por semana, filtre los productos «bajo mínimos» y pida. Los mínimos los puso alguien hace años, a ojo o con la media de ventas de un momento concreto, y casi nunca se han revisado. Quien lleva la compra conoce al proveedor, sabe qué referencias son delicadas y hace de memoria lo que el programa no hace. Funciona mientras esa persona está, el catálogo es pequeño y las ventas son estables.

Falla por tres sitios. El primero es el dato: el programa enseña el stock físico, pero parte de ese stock ya tiene dueño. Si en el almacén hay 110 garrafas y los pedidos confirmados que aún no han salido suman 60, lo que de verdad puedes prometer son 50. Muchos programas distinguen ambas cifras, pero la lista de mínimos suele estar construida sobre la primera.

El segundo es el calendario: mirar dos veces por semana quiere decir que un producto puede cruzar su punto de pedido el miércoles por la noche y no verse hasta el lunes. Con un plazo de proveedor de una semana, esos cinco días son los que separan un pedido a tiempo de una rotura. El tercero es el propio mínimo, que es un número único para un producto que no se comporta igual en enero que en septiembre, ni igual en el almacén de una zona que en el de otra.

Paso a paso, con un ejemplo con cuentas.

Tomemos una referencia de una distribuidora de material de limpieza profesional: garrafa de lejía de 5 litros. Vende de media 20 unidades al día entre todos sus clientes, con una desviación típica de 6 unidades diarias. El proveedor tarda 7 días en servir. Hoy, en el almacén hay 110 garrafas, hay 60 ya comprometidas en pedidos confirmados que saldrán esta semana y hay un pedido al proveedor de 100 que llega dentro de 4 días.

Primer paso: el stock disponible. 110 menos 60 son 50 garrafas que puedes prometer. Segundo paso: cuánto tarda en acabarse. Con 20 al día, 50 garrafas duran 2,5 días. El pedido llega en 4. Entre el día 2,5 y el día 4 hay 1,5 días sin producto, es decir, unas 30 garrafas de pedidos que no podrás servir (20 por 1,5). Esa rotura es visible hoy, aunque el almacén esté lleno.

Tercer paso: el punto de pedido, para saber si esto debió pedirse antes. El stock de seguridad al 95 % de servicio es 1,65 por 6 por la raíz cuadrada de 7 (2,65): unas 26 garrafas. El punto de pedido es lo que vendes durante el plazo (20 por 7, o sea 140) más esas 26: 166. La posición de stock, que es disponible más lo que viene en camino, es 50 más 100, 150. Está por debajo de 166, así que el pedido ya iba tarde y hay que acelerar al menos esas 30 garrafas o repartir lo que queda entre los clientes que más lo necesiten.

La regla se resume en una frase: se pide cuando el disponible más lo pedido baja del punto de pedido, y se revisa cada día. Para el cálculo general tienes la guía del punto de pedido y la del stock de seguridad; aquí lo importante es qué cifra entra en la fórmula.

Errores típicos en una distribuidora.

El más caro es medir con el stock físico. La rotura que ves el día que sale la furgoneta es la que se pudo evitar el lunes, cuando el disponible ya era negativo en cuanto contabas los pedidos confirmados. El segundo es olvidar lo que viene en camino y pedir dos veces; el opuesto, fiarse de un pedido pendiente sin mirar su fecha de llegada, es igual de frecuente.

El tercero es tratar el plazo del proveedor como un dato fijo. La documentación de Odoo, por ejemplo, calcula la fecha límite del pedido restando al día en que necesitas el producto el plazo del proveedor y, si lo activas, un margen de seguridad de compra (en Odoo, «Security Lead Time for Purchase»). Ese plazo está escrito a mano en la ficha del proveedor; si el proveedor ha empezado a tardar nueve días y la ficha dice siete, todos los cálculos se retrasan dos días sin que nadie lo vea.

• Un mínimo único para todo el año: en la campaña alta se queda corto y en la baja deja capital parado. Si la demanda tiene estacionalidad (suele ser la misma cada año, con periodo fijo y conocido), el mínimo tiene que moverse con ella.
• Medir las roturas por referencia y no por cliente: perder una línea de un pedido de veinte hace que el cliente lo complete con otro proveedor entero.
• Subir todos los mínimos después de una rotura sonada: arregla esa referencia y deja stock parado en cincuenta más.
• Pedir siempre al mismo ritmo semanal aunque el proveedor sirva en tres días o en doce.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema hace cada noche la cuenta del ejemplo para todas las referencias y todos los almacenes a la vez: lee del programa el stock, los pedidos de clientes confirmados, los pedidos a proveedor en camino y las ventas, y calcula para cada producto cuántos días le quedan, con qué probabilidad se rompe dentro del plazo del proveedor y qué convendría pedir. Cada semana propone la lista de pedidos o traslados, con el porqué de cada línea, y tú aceptas, cambias o descartas. El programa de tu empresa sigue siendo donde se hace el pedido.

Lo que aporta frente a los mínimos fijos es doble. Por un lado mira el disponible, no el físico, y recalcula el stock de seguridad con la variación real de cada producto y el plazo real que ha tardado el proveedor las últimas veces. Por otro, avisa por urgencia: la referencia que va a cruzar su punto de pedido en tres días aparece hoy, sin esperar a la revisión del lunes. En control de stock para distribuidores tienes cómo se monta sobre tu programa y con qué lecturas; si el programa es Odoo, la lectura de las reglas de reabastecimiento está en control de stock con Odoo.

Si además quieres que el aviso llegue al móvil del jefe de almacén, está la pieza de WhatsApp, y para preguntar «¿por qué mandas 40 de esto?» está el asistente.

Qué datos hacen falta.

Se necesita poco y casi siempre ya existe. Las ventas por producto, cliente y día de al menos un año (dos si hay campaña marcada), el stock actual por almacén, los pedidos de clientes confirmados y pendientes de servir, los pedidos a proveedor con su fecha de llegada prevista, y la ficha de producto con el proveedor y el plazo. El acceso es de solo lectura: el sistema no toca nada de tu programa.

Un dato que cambia mucho el resultado y que casi nadie tiene a mano es el plazo real del proveedor, medido como los días entre el pedido y la recepción de las últimas diez o veinte compras. Se calcula solo desde el histórico de compras, pero conviene revisar con compras si hay proveedores con un comportamiento que no está en los números (cierres de verano, cambios de transportista).

Cuándo no merece la pena.

Si tienes pocas referencias, un solo almacén y un responsable de compras que las conoce de memoria, tu hoja de cálculo y su criterio son suficientes y un sistema añadiría trabajo. Tampoco compensa si tus ventas son por proyecto y cada pedido es único: no hay patrón que aprender y la decisión es comercial, no de reposición. Y si tus proveedores sirven siempre en 24 horas, el plazo es tan corto que las roturas se resuelven comprando.

Merece la pena cuando hay muchas referencias, varios almacenes o clientes con depósito, plazos de proveedor de varios días y roturas que se detectan tarde. Para el caso de cuánto tener en cada sitio, mira cuánto stock tener en cada punto de venta.

Cómo empezar.

Lo más honesto es comprobarlo con tus propios datos antes de contratar nada. En la simulación con tus datos repetimos fechas pasadas de tu negocio con lo que se sabía cada día y comparamos lo que habría propuesto el sistema con lo que se hizo y con las roturas que hubo. Si no sale mejor, no hay nada que contratar.

Si prefieres empezar por ver dónde están hoy tus agujeros, el análisis gratuito revisa un extracto de tus ventas y stock y te enseña qué referencias llevan camino de romperse y cuáles te sobran. La única llamada que te pedimos es una demo de 30 minutos por videollamada.