Devolución a proveedor: cómo se registra sin falsear el stock

Qué es exactamente

Es el proceso por el que devuelves al proveedor mercancía que le habías comprado. Los motivos son varios: llegó dañada o defectuosa, no es lo que pediste, te sirvió de más, o pactaste con él una devolución de excedentes. La devolución puede ser total o de una parte de lo recibido, y el proveedor puede compensarte con un abono, un reembolso o una reposición del mismo artículo o de otro.

En un programa de gestión se refleja con dos movimientos que deben ir juntos: la salida física del stock y el documento de abono que revierte la factura de compra. Si solo se hace uno, aparece un desajuste: o el stock baja pero la deuda sigue entera, o el abono se registra pero las existencias siguen en el sistema sin estar en el almacén.

También se le llama

Devolución de compra, abono de compra, nota de abono o nota de crédito, rectificativa de compra, purchase return o, cuando la devuelves por avería, RMA a proveedor (autorización de devolución). Lo opuesto, la devolución de un cliente a ti, se trata en la logística inversa.

Un ejemplo

Una ferretería recibe 100 cajas de tornillería a 18 euros la caja y las factura el proveedor por 1.800 euros. Al abrir, 12 cajas vienen con la medida equivocada. Las devuelve. En el programa crea una devolución de compra por 12 cajas, motivo «artículo equivocado», que genera un abono de 216 euros y da salida a 12 cajas del stock.

El detalle importante es el coste. Esas 12 cajas deben salir al precio al que entraron, 18 euros, no al coste medio actual. Si hubiera otro lote comprado a 20 euros y la salida se valorara a ese precio, el valor del inventario quedaría desfasado. Algunos programas lo resuelven con una reversión del coste exacto, enlazando la devolución con la entrada original.

Ojo con esto

Lo que más falla al devolver a proveedores:

• Restar stock sin abono: la mercancía sale, pero la factura sigue y el proveedor te la reclama o te la descuenta de otro pago sin que cuadre.
• Abono sin salida física: el abono se registra, pero las unidades siguen en las existencias del sistema y se venden o se cuentan como stock que no existe.
• Valorar la salida a otro coste: si no se revierte al coste original, el valor del inventario no coincide con la contabilidad.
• No registrar el motivo: sin él no se detecta que un proveedor concreto falla siempre en el mismo artículo, algo útil para negociar o cambiar de proveedor.
• Devolver sin acuerdo: no todos los proveedores aceptan devoluciones de excedentes. Si no hay pacto, la devolución puede rechazarse y quedarte con mercancía en tránsito de vuelta.
• Olvidar el IVA y los plazos: la rectificación de la factura tiene reglas fiscales y de plazos que tu gestor debe confirmar.

Dónde aparece en el sistema

Las devoluciones a proveedor cambian el stock y alteran el historial de compras, y las dos cosas afectan al cálculo. Si la mercancía devuelta sigue contando como existencia, el sistema creerá que tienes más de lo que hay y retrasará un pedido necesario. Cuando leemos tu programa, tomamos el stock ya ajustado por las devoluciones registradas. Y si un proveedor te devuelve o repone artículos con frecuencia, ese retraso o fallo debería reflejarse en su lead time real.

Esto se ve en la simulación con tus datos, donde comparamos lo recibido, lo devuelto y lo que de verdad quedó en el almacén. Las devoluciones también alimentan el cálculo de la previsión solo en la parte de compras, nunca en la demanda del cliente.

Términos relacionados

Logística inversa, valoración de existencias, stock físico, lead time, backorder y stock obsoleto.