Glosario
Alerta temprana: enterarte de la rotura antes de que ocurra
Definición
Una alerta temprana de stock es un aviso que salta antes de que el producto se agote, cuando todavía hay tiempo de reaccionar. Se dispara al comparar el stock proyectado con el plazo de reposición más el colchón de seguridad: si lo que tienes no llega a cubrir ese plazo, avisa aunque aún queden unidades. Sirve para evitar la rotura y no para contarla, y se distingue de la alarma de «stock a cero», que llega tarde.
Una alerta de «stock a cero» llega siempre tarde: el producto ya no está. La alerta temprana salta cuando todavía hay margen para reaccionar, es decir, cuando mover o pedir aún llega a tiempo. La diferencia entre las dos son los días que dura el plazo de entrega.
Qué es exactamente
La alerta temprana es un aviso basado en lo que va a pasar y no en lo que ya ha pasado. Una alerta clásica compara el stock de hoy con un mínimo: salta cuando bajas de 10 unidades. La temprana mira hacia delante: proyecta el stock día a día con la previsión de ventas y las entradas conocidas, y avisa si en algún momento cruza el nivel de seguridad antes de que pueda llegar un pedido nuevo.
Business Central funciona con esta lógica en su planificación: monitoriza continuamente el inventario proyectado y sugiere un pedido cuando se prevé que cae por debajo del punto de pedido; y considera una emergencia, con un icono de aviso propio, cuando una demanda futura no se puede servir con el inventario proyectado.
También se le llama
Aviso anticipado, early warning, alerta preventiva o aviso de riesgo de rotura. En el sistema aparece como «se acaba» en el mapa de stock, el estado previo a «a cero». No hay que confundirla con la alerta de stock genérica, que puede ser temprana o no según cómo esté configurado el umbral.
Un ejemplo
Un distribuidor de recambios de electrodomésticos tiene en su almacén de Sevilla 33 juegos de escobillas de motor. La venta prevista es de 3 por día. El proveedor tarda 9 días en servir y se quiere un colchón de 3 días: el aviso debe saltar cuando la cobertura baje de 12 días. Hoy la cobertura es 33 ÷ 3 = 11 días: ya va un día tarde, y el sistema lo marca como urgente.
Ayer, con 36 unidades y 12 días de cobertura exactos, el aviso habría saltado a tiempo; hoy ya va un día justo de margen. Comparemos con otros avisos. Una alerta a cero saltaría dentro de 11 días, cuando el pedido normal tarda 9: unos 9 días de rotura. Una alerta de mínimo fijo en 10 unidades saltaría dentro de 8 días, con 3 días de venta en el almacén y un pedido que tarda 9: unos 6 días de rotura o un envío urgente. La temprana avisa hoy: si se pide hoy, el pedido llega con 6 unidades todavía en el almacén (33 menos 27 vendidas en 9 días), es decir, 2 días de colchón. Las cifras son un ejemplo; el cálculo es el real: cobertura frente a plazo más seguridad.
Ojo con esto
Lo que estropea una alerta temprana:
- Un plazo supuesto y no medido: si el proveedor dice 5 días y tarda 9 en la práctica, la alerta salta tarde. Hay que usar el plazo real.
- Demasiadas alertas: avisar de todo es avisar de nada. Hay que ordenar por riesgo y por impacto, no por orden de aparición.
- Sin acción asociada: una alerta sin un «qué hago» es solo ruido. Debe llegar con la propuesta: pedir tanto, mover de tal sitio.
- Alertas sobre stock físico: si hay reservas, el disponible es otro. Se avisa sobre disponible proyectado.
Dónde aparece en el sistema
El mapa de stock enseña en «se acaba» cada producto y sitio cuyo disponible proyectado cruzará el colchón antes de que llegue la reposición. Las más urgentes pueden salir por correo, en el panel o por WhatsApp, con el producto, el sitio, los días que quedan y lo que se propone hacer. La persona aprueba o cambia.
Todo parte del stock disponible que se lee de tu programa y de la previsión de demanda de cada semana.
Términos relacionados
Umbral de aviso, gestión por excepción, días de cobertura, lead time y la guía de roturas de stock.
Preguntas frecuentes
¿Con cuántos días de margen debería saltar la alerta?
Con el plazo real de reposición más el colchón de seguridad. Si tu proveedor tarda 9 días y quieres 3 de margen, la alerta debe saltar cuando la cobertura prevista baje de 12.
¿Hay alertas tempranas en Odoo o Business Central?
Ambos tienen reglas de reabastecimiento que sugieren pedir al prever que se cruza un mínimo. Business Central además marca emergencias cuando prevé inventario negativo. Lo que no hacen de serie es ordenarlas por riesgo con una previsión por sitio.
¿Cuántas alertas al día son razonables?
Las que una persona pueda atender ese día. Si son más, el umbral está mal puesto o falta ordenar por impacto. Mejor diez bien elegidas que cien.