Alerta de stock: avisar antes de la rotura, no después

Qué es exactamente

Una alerta de stock es un mensaje automático que avisa de que un producto, en un sitio, ha entrado en una situación que pide actuar. Tiene tres partes: una condición (cuándo salta), un destinatario (a quién) y un canal (cómo le llega).

La condición más simple es un mínimo fijo: «avisa si hay menos de 20». Es fácil de configurar y casi siempre mal calibrada, porque 20 unidades son tres días de venta en un producto y dos meses en otro. Una condición mejor mira hacia delante: avisa si, al ritmo de venta previsto, el producto se acaba antes de que llegue el siguiente pedido.

Hay alertas de distintos tipos y conviene no mezclarlas. Unas avisan de falta (a cero, a punto de acabarse), otras de exceso (más cobertura de la razonable, un producto que ha dejado de venderse), otras de datos (un stock que no cuadra con las ventas, una sincronización parada). Cada tipo lleva un destinatario distinto: compras mira la falta, quien gestiona el almacén mira el exceso y quien administra el programa mira los datos.

También se le llama

Aviso de stock bajo, low stock alert, alerta de rotura, notificación de stock. Las alertas de datos de un cuadro de mando (por ejemplo, las de Power BI) son una variante: vigilan un valor y avisan al cruzar un umbral. No son lo mismo que un pedido sugerido, que además de avisar propone cuánto pedir. Tampoco son lo mismo que el estado de un producto en el mapa de stock: el mapa se consulta cuando se abre el panel, y la alerta va a buscar a la persona, por eso solo debe saltar cuando haya algo que hacer y tiempo para hacerlo.

Cómo se calcula

La condición más útil compara cobertura y plazo. Alerta si: días de cobertura < plazo de reposición + colchón. Un ejemplo con una distribuidora de material eléctrico. En su almacén de Alicante quedan 120 bobinas de cable de 1,5 mm y se venden unas 15 al día: 8 días de cobertura. El proveedor tarda 6 días y el colchón es de 3. Como 8 es menor que 6 + 3 = 9, salta la alerta, con un día de margen. Con un mínimo fijo de 100, la alerta habría saltado cuando quedaran 100, es decir, unos tres días después, ya con poco margen.

En Odoo, la lógica equivalente son las reglas de reabastecimiento: mantienen el stock previsto entre un mínimo y un máximo y, cuando el previsto baja del mínimo, crean una orden de reposición (una petición de presupuesto o una orden de fabricación). Con disparador manual, el producto aparece en el panel de reabastecimiento hasta que alguien lo ordena. Es una alerta con acción incorporada, siempre con la limitación de un mínimo fijado por producto.

Las herramientas de cuadros de mando ofrecen otra variante. En Power BI, las alertas de datos se ponen sobre tarjetas, indicadores y medidores de un panel, con un umbral numérico, y se pueden enviar al centro de notificaciones y por correo, con una frecuencia de una hora o de un día. Sirven para vigilar una cifra global («productos a cero»), no para decidir qué mandar a cada sitio. Y solo saltan con datos refrescados: si la actualización del panel se retrasa, la alerta también.

Ojo con esto

Qué hace que una alerta se ignore:

• Demasiadas: si salta por cada producto y cada sitio, llegan cientos al día. Hay que agrupar por proveedor, por sitio o por urgencia, y mandar un resumen.
• Sin destinatario: una alerta general que nadie siente suya no la atiende nadie. Cada una debe ir a quien puede pedir o mover mercancía.
• Sin contexto: «Producto X bajo» obliga a abrir el programa para saber cuánto, dónde y desde cuándo. Un buen aviso lleva cobertura, ritmo de venta y qué se propone.
• Con datos viejos: según Power BI, las alertas solo funcionan sobre datos refrescados; si el conjunto de datos no se actualiza, la alerta no salta aunque la situación haya cambiado.
• Alertar siempre lo mismo: productos descatalogados o de temporada baja que saltan cada semana enseñan a ignorarlo todo.
• Sin cierre: si la alerta no se da por atendida, vuelve a saltar al día siguiente por el mismo producto. Cuando alguien decide («ya está pedido», «no se repone»), el aviso debe callarse hasta que cambie algo.

Dónde aparece en el sistema

Nuestras alertas parten del riesgo previsto de cada producto en cada sitio, no de un mínimo fijo: comparan el disponible con la previsión de demanda y el plazo de reposición. Llegan por correo o en el panel, agrupadas por urgencia y con el porqué y la propuesta. Para las urgentes, también por WhatsApp: lo explicamos en la página de WhatsApp. Una alerta típica dice qué producto, en qué sitio, para cuántos días queda, cuándo llegaría la reposición y qué envío proponemos, y se puede aprobar o cambiar desde ahí.

Cada semana se puede comprobar cuántas alertas habrían saltado y cuántas roturas se habrían evitado con tus datos pasados, en la simulación con tus datos. Así se calibra antes de empezar.

Términos relacionados

Cuadro de mando, pedido sugerido, días de cobertura, reglas de reabastecimiento y la guía de roturas de stock.