Glosario
Cuadro de mando: qué es y qué enseñar de tu stock
Definición
Un cuadro de mando es una pantalla que reúne los indicadores clave de un proceso, como el stock, para verlos de un vistazo. Combina gráficos y cifras resumen, se alimenta de datos que se actualizan y suele permitir bajar al detalle. Puede ser estratégico (resumen periódico), analítico (con comparaciones e histórico) u operativo (vigila lo que cambia a diario). En stock, lo útil es mostrar qué está a cero, qué se acaba y qué sobra.
Un cuadro de mando bien hecho se mira en diez segundos y dice qué hay que hacer hoy. Uno mal hecho tiene cuarenta gráficos y nadie lo abre pasada la primera semana. La diferencia está en elegir pocas cifras y en que cada una lleve a una decisión.
Qué es exactamente
Un cuadro de mando, o dashboard, es una interfaz gráfica que da vistas rápidas de los datos de un objetivo o proceso, combinando visualizaciones con información resumida. Suele mostrar indicadores clave (KPI), cuadros de mando integral y cifras de ventas. Normalmente se consulta por web, se conecta a datos que se refrescan y es interactivo.
Se suelen distinguir tres tipos. El estratégico apoya a los directivos con medidas globales y previsiones, normalmente con fotos periódicas (diarias, semanales, mensuales). El analítico añade contexto, comparaciones e histórico, y permite explorar. El operativo vigila actividad que cambia sin parar y puede exigir respuesta inmediata. En stock se necesitan sobre todo los dos últimos.
También se le llama
Dashboard, panel de control, tablero, panel de indicadores. Un scorecard es un cuadro de mando reducido a una lista de indicadores con su objetivo y su semáforo. En muchos programas se les llama informes, aunque un informe se lee y un cuadro de mando se consulta.
Un ejemplo
Una cadena de 40 tiendas de parafarmacia quiere un cuadro de mando de stock. El borrador inicial tiene 25 gráficos. Lo reducen a esto: arriba a la izquierda, el mapa de stock con cuántos productos están a cero, a punto de acabarse, bien o de sobra en cada tienda; al lado, el número de envíos propuestos para esta semana y cuántos están sin aprobar; debajo, el stock parado en euros por tienda y la evolución de las roturas respecto al mes anterior.
Cada cifra responde a una acción: a cero, mover o pedir ya; un envío sin aprobar, alguien debe mirarlo; stock parado, parar compras de esa línea. Las ventas totales, que no llevan a ninguna acción de stock, se quitan. Poner lo más importante arriba a la izquierda sigue el orden de lectura habitual, y pocas cifras bien elegidas valen más que muchas sin estructura.
Ojo con esto
Por qué fracasan tantos cuadros de mando:
- Demasiados indicadores: si todo es importante, nada lo es. Mejor cinco cifras que lleven a decisión que veinte que informen.
- Cifras sin umbral: «rotación de 4,2» no dice nada si no se sabe qué es bueno para ese producto. Cada indicador necesita un listón y un color que se explique.
- Colores que no se distinguen: no todo el mundo ve igual el rojo y el verde. Usa paletas distinguibles y añade una leyenda o un texto además del color.
- Datos sin refrescar: un cuadro de mando con el stock de ayer a las nueve de la mañana, cuando se decide a las diez, lleva a pedir lo que ya llegó.
- Un cuadro de mando que no se abre: si nadie lo consulta a diario, algo falla en lo que enseña, en dónde vive o en si alguien lo necesita.
Dónde aparece en el sistema
El panel de nuestro sistema es un cuadro de mando de stock con lo esencial: el mapa de stock por producto y sitio (a cero, se acaba, bien, sobra), la previsión semanal con su banda, el stock parado en euros y la lista de envíos propuestos con el porqué de cada uno. Todo parte de la previsión de demanda y de un histórico guardado.
Si ya usas Power BI para otros informes, el sistema calcula y Power BI lo enseña: lo contamos en Control de stock con Power BI. Para las preguntas que un gráfico no resuelve («¿por qué mandas 15?»), el asistente contesta con la cifra y de dónde sale.
Términos relacionados
Alerta de stock, almacén de datos, capital inmovilizado, fill rate y la guía de rotación de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Qué indicadores básicos debe llevar un cuadro de mando de stock?
Productos a cero y a punto de acabarse por sitio, stock parado en euros, cobertura frente al plazo del proveedor y roturas del periodo. Con eso se cubre lo que falta, lo que sobra y cómo vamos.
¿Excel sirve como cuadro de mando?
Para empezar, sí. Se queda corto cuando los datos cambian a diario y hay que actualizarlos a mano o cuando varias personas lo editan a la vez.
¿Cada cuánto debe actualizarse?
Lo que dicte la decisión. Para reposición semanal, una vez al día. Para alertas de productos críticos, varias veces al día.