Glosario
¿Qué es un almacén de datos (data warehouse)?
Definición
Un almacén de datos es un repositorio central que reúne datos de varias fuentes, actuales e históricos, organizados para analizarlos y no para registrar operaciones. Se alimenta periódicamente desde el ERP y la tienda mediante un proceso ETL. Para el stock, guarda cada día las ventas y las existencias por producto y sitio, de modo que se puedan calcular tendencias, previsiones y simulaciones sin cargar el programa de gestión.
La base de datos de tu ERP está pensada para registrar la venta de ahora mismo. Un almacén de datos está pensado para contestar preguntas sobre los últimos tres años. Son dos cosas distintas, y mezclarlas es la razón por la que los informes pesados ponen lento el programa.
Qué es exactamente
Un almacén de datos, o data warehouse, es un sistema de información para informes y análisis que integra datos de fuentes distintas y guarda tanto lo actual como lo histórico, con una estructura pensada para consultar. Es un componente básico de la inteligencia de negocio.
Se distingue de las bases de datos operacionales, las que usa tu ERP en el día a día. Estas registran transacciones con detalle y datos recientes, y están optimizadas para escribir muchas operaciones pequeñas y rápidas. El almacén de datos se carga cada cierto tiempo desde ellas y está optimizado para leer grandes volúmenes: sumar un año de ventas por producto y almacén en segundos.
También se le llama
Data warehouse, DWH o simplemente DW. Un data mart es un almacén más pequeño, centrado en un área (ventas, compras, stock), que suele montar un departamento con menos fuentes y más rapidez. En los manuales aparecen dos escuelas: Inmon propone un modelo central normalizado del que salen los data marts, y Kimball organiza los datos en hechos (cifras) y dimensiones (contexto) con esquema en estrella, más fácil de consultar.
Un ejemplo
Una distribuidora de bebidas con 200 clientes de hostelería quiere saber qué cerveza se vende más en agosto en los clientes de costa. En el ERP, esa consulta recorre millones de líneas de albarán y tarda minutos, ralentizando la facturación.
En el almacén de datos, la venta está agregada por día, producto y cliente, con el cliente ya clasificado por zona. La misma pregunta responde en segundos, con cinco años de histórico, y sin tocar el programa de gestión. Con ese histórico, además, se puede comprobar si el agosto pasado hubo roturas y cuánta venta se perdió.
Ojo con esto
Lo que se suele malentender sobre los almacenes de datos:
- No es una copia de seguridad: la copia sirve para recuperar, el almacén sirve para analizar. Tienen frecuencia, estructura y finalidad distintas.
- No sustituye al ERP: no se factura ni se registra stock en él. Si alguien corrige un dato allí, no cambia la realidad.
- Un almacén sin dueño se pudre: si nadie decide qué significa «venta» (¿con o sin devoluciones?, ¿fecha de pedido o de factura?), cada informe da una cifra distinta.
- Más grande no es mejor: para una pyme con unos cientos de miles de líneas de venta al año, un almacén sencillo basta; no hace falta una plataforma de grandes datos.
- El histórico solo vale si se guardó: lo que el ERP sobrescribe o borra no se puede recuperar después en el almacén.
Dónde aparece en el sistema
Nuestro sistema mantiene un almacén de datos por cliente, alojado en la UE, con copias diarias. Se alimenta con lecturas de tu programa (Odoo, Business Central, Sage, Holded, SAP Business One, Shopify, WooCommerce, PrestaShop o ficheros) y guarda ventas, existencias y compras por día, producto y sitio.
Ese histórico es lo que permite hacer la simulación con tus datos, alimentar la previsión de demanda y contestar al asistente con cifras que se pueden rastrear. Si se deja el servicio, la exportación completa de los datos va incluida.
Términos relacionados
ETL, cuadro de mando, backtest, exportación CSV y inventario permanente.
Preguntas frecuentes
¿Necesitamos un almacén de datos si ya usamos Power BI?
Power BI enseña datos; de dónde salen y cómo se limpian es otra capa. Con pocas fuentes puede bastar conectarlo directo al ERP. Cuando hay varias, o el histórico que guarda el programa no basta, un almacén evita que cada informe haga su propia limpieza.
¿Dónde se aloja el almacén?
En el nuestro, dentro de la UE y con copias diarias. Los datos son tuyos y puedes pedir la exportación completa en cualquier momento.
¿Cuántos años de histórico hacen falta?
Para detectar temporada, al menos dos años completos. Con menos se puede prever, pero la estacionalidad se estima con mucho menos fiabilidad.