Reglamento (CE) 178/2002, artículo 18: qué obliga a hacer con el stock (2026)

¿Qué dice la norma?

La trazabilidad, según la definición del artículo 3 del Reglamento (CE) 178/2002 que recoge la AESAN, es «la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución», de un alimento, un pienso o una sustancia destinada a incorporarse a ellos. El artículo 18 la convierte en obligación con cinco apartados.

El 18.1 dice que en todas las etapas de la producción, la transformación y la distribución «deberá asegurarse la trazabilidad» de los alimentos, los piensos, los animales destinados a la producción de alimentos y cualquier sustancia que se vaya a incorporar a ellos. El 18.2 obliga a las empresas a poder identificar a cualquier persona que les haya suministrado uno de esos productos y a tener «sistemas y procedimientos» que pongan esa información a disposición de la autoridad si la pide. El 18.3 hace lo mismo hacia delante: identificar a las empresas a las que han suministrado sus productos. El 18.4 exige que los alimentos y piensos estén etiquetados o identificados para facilitar su trazabilidad, y el 18.5 permite dictar normas para sectores concretos.

El artículo 65 del mismo reglamento fija que los artículos 11, 12 y 14 a 20 se aplican desde el 1 de enero de 2005. Al lado está el artículo 19, que obliga a retirar del mercado un alimento que no cumple los requisitos de seguridad, a informar a las autoridades y, si ha podido llegar al consumidor, a informarle y recuperar el producto. En la práctica, la trazabilidad es lo que hace posible esa retirada sin tener que vaciar toda una familia de productos.

En España, la Ley 17/2011, de seguridad alimentaria y nutrición, repite la obligación en su artículo 6 y añade que los operadores pondrán en práctica los sistemas «que resulten más adecuados para su actividad». Y para los alimentos de origen animal, el Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, aplicable desde el 1 de julio de 2012, concreta qué datos deben acompañar a cada remesa.

¿A quién obliga?

El artículo 18 habla de los «explotadores de empresas alimentarias y de empresas de piensos», y la AESAN resume el planteamiento como «un paso atrás y un paso adelante»: cada empresa, incluidos los importadores, identifica a sus proveedores inmediatos y a sus clientes inmediatos, salvo que el cliente sea el consumidor final. No hay exención por tamaño: una empresa de tres personas que distribuye alimentos está dentro igual que una de trescientas.

Estos son los casos habituales en empresas que reponen a tiendas, clientes o furgonetas. Sirven para orientarte; tu asesor o tu consultor de seguridad alimentaria lo confirma para tu caso.

• Distribuidor de bebidas y alimentación que sirve a bares y tiendas: sí. Tiene que poder decir de qué proveedor vino cada partida y a qué cliente se entregó.
• Mayorista de carne, pescado, lácteos o huevos: sí, y además el Reglamento 931/2011, que pide lote, cantidad, descripción y fecha de expedición en cada remesa.
• Cadena de tiendas que vende al público: sí hacia atrás (de qué proveedor y lote viene lo que tiene en el lineal). Hacia delante no tiene que identificar al consumidor final, según el planteamiento que recoge la AESAN.
• Almacén central que reparte a sus propias tiendas: sí. El traspaso entre almacén y tienda forma parte de la distribución, y en una retirada habrá que saber qué tiendas recibieron el lote.
• Restaurante o grupo de restauración: sí hacia atrás. Debe poder identificar a sus proveedores.
• Producto que mezcla ingredientes vegetales y productos transformados de origen animal, como una pizza: el artículo 18 sí; el 931/2011 no, porque su artículo 2.2 lo excluye.
• Fabricante o distribuidor de piensos: sí. El artículo 18 incluye los piensos, y el Reglamento 183/2005 añade sus propios registros, que explicamos en la página de piensos.

Qué hay que registrar del stock

El artículo 18 no enumera campos: pide poder identificar proveedor y cliente. Pero para alimentos de origen animal el artículo 3 del Reglamento 931/2011 sí los enumera, y es la lista que la mayoría de empresas usa como mínimo para todo: una descripción exacta del alimento; el volumen o la cantidad; el nombre y la dirección de quien lo expide y, si es distinto, del propietario; el nombre y la dirección de quien lo recibe y, si es distinto, del destinatario propietario; una referencia que identifique el lote o la remesa; y la fecha de expedición.

El mismo artículo 3.3 dice que esa información «se actualizará diariamente» y se mantendrá disponible al menos hasta que pueda suponerse razonablemente que los alimentos han sido consumidos. El proveedor elige la forma, siempre que el cliente la reciba de forma clara e inequívoca y pueda recuperarla. Un albarán electrónico con el lote en cada línea cumple esa descripción; una nota a mano con «lote del lunes», no.

Traducido a stock, eso quiere decir que el inventario tiene que contestar a «cuántas cajas de cada lote de queso curado hay en Valencia, con qué fecha y de qué proveedor», además de a cuántas cajas hay. La entrada se registra con el lote del proveedor, cada traspaso entre almacenes conserva el lote y cada salida a cliente lo anota en el albarán. Si el ERP mezcla lotes en una sola cifra de stock, la trazabilidad depende de los papeles del muelle.

El artículo 18 no exige de forma expresa la trazabilidad interna, es decir, saber qué lote de materia prima acabó en qué lote de producto terminado. Para una empresa que solo compra y vende sin transformar, basta con no perder el lote del proveedor. Para quien fabrica, sin esa relación la retirada es mucho más amplia de lo necesario.

Plazos y sanciones

El Reglamento 178/2002 no fija un plazo general de conservación de los registros de trazabilidad. El 931/2011 lo hace para los alimentos de origen animal: hasta que pueda suponerse razonablemente que se han consumido. Para un yogur son semanas; para un jamón curado o una conserva, años. Conviene que tu sistema guarde el histórico de lotes al menos tanto como la vida útil más larga de lo que vendes.

Las sanciones están en la Ley 17/2011. Su artículo 50.1 incluye entre las infracciones la ausencia o deficiente aplicación de autocontroles «y, en particular, de la documentación que permita la correcta trazabilidad». El artículo 51 califica como leves las deficiencias en los registros o documentos obligatorios, y como graves «la ausencia de documentos o de registros exigidos» o la falta de datos esenciales para la trazabilidad, y la ausencia de sistemas que permitan identificar a quien suministró un alimento o un pienso.

El artículo 52 fija las multas: las leves, hasta 5.000 euros; las graves, entre 5.001 y 20.000 euros; las muy graves, entre 20.001 y 600.000 euros. En las muy graves la administración puede además acordar el cierre temporal del establecimiento por un máximo de cinco años. La retirada del mercado de un producto por motivos de salud no es una sanción, según el mismo artículo, pero es el coste que más duele si la trazabilidad falla.

Cómo se lleva en la práctica

La trazabilidad buena empieza en la recepción. Cada entrada se da de alta con el lote y la fecha que trae el proveedor, idealmente leyendo el código de la etiqueta en vez de teclearlo. Odoo, Business Central, Sage o SAP Business One permiten activar el control por lote y por fecha de caducidad en el artículo; muchas empresas lo tienen desactivado porque al principio parecía más trabajo.

La segunda pieza es el orden de salida. FIFO (lo primero que entra es lo primero que sale) funciona para productos de vida larga y homogénea. FEFO (sale primero lo que caduca antes) es el criterio que suelen usar quienes manejan frescos y refrigerados, porque dos lotes que entran con un día de diferencia pueden traer fechas muy distintas. Ninguno de los dos lo impone el artículo 18, pero los dos solo se pueden aplicar si el stock se lleva por lote.

La tercera es el simulacro. Elige un lote cualquiera de hace dos meses y mide cuánto tardáis en saber a qué clientes fue, cuántas unidades quedan y dónde. Si la respuesta tarda días o exige llamar a tres tiendas, el sistema no aguanta una alerta real. Repetirlo una o dos veces al año enseña dónde se pierde el lote: en los traspasos, en las devoluciones o en las ventas de mostrador.

La cuarta, las devoluciones. Un cliente que devuelve dos cajas de un lote retirado tiene que entrar con ese lote, no como stock genérico. Es el punto donde más se rompe la cadena en distribución.

Lo que la norma no dice

No obliga a usar un programa informático ni un estándar de códigos concreto. La Ley 17/2011 deja elegir los sistemas «más adecuados para su actividad», y el 931/2011 deja al proveedor la forma, siempre que el cliente pueda recuperar la información.

No obliga a identificar al consumidor final. El paso adelante termina en la última empresa; la tienda que vende al público no tiene que saber a qué persona vendió cada lote.

No impone FIFO ni FEFO. Son criterios de gestión de almacén que facilitan la trazabilidad y reducen caducados, pero el reglamento no los nombra.

Y no fija un plazo general para guardar los registros, salvo el del 931/2011 para los alimentos de origen animal. Quien te diga «cinco años por ley» para cualquier alimento está mezclando otras normas; pregúntale de cuál sale ese plazo.

Un ejemplo: la retirada de un lote de queso fresco

Imagina un distribuidor de alimentación refrigerada con un almacén en Zaragoza y otro en Valencia, seis furgonetas y unos 400 clientes entre bares, tiendas de barrio y dos pequeñas cadenas. Un martes, su proveedor de queso fresco le avisa de que el lote 2611 puede estar contaminado y le pide retirarlo.

Si el stock se lleva por lote, la secuencia es corta. El ERP dice que entraron 180 cajas del lote 2611 el jueves anterior, 120 en Zaragoza y 60 en Valencia; que se han vendido 95 a 31 clientes con albarán; que quedan 70 en los almacenes y 15 repartidas en tres furgonetas. Se bloquean las 85 que siguen en casa, se llama a los 31 clientes y se recoge lo que les quede. El artículo 19 del Reglamento 178/2002 queda atendido en horas y la retirada se limita a un lote.

Si el stock no se lleva por lote, la misma alerta obliga a retirar todo el queso fresco de ese proveedor que haya en almacenes, furgonetas y clientes, porque nadie puede decir qué caja es de qué lote. El coste de la retirada se multiplica, la conversación con los clientes es peor y el proveedor tampoco sabe con precisión cuánto producto se ha recuperado.

Lo que separa los dos escenarios son tres costumbres, más que el programa: dar de alta el lote al recibir, no mezclar lotes en los traspasos y anotarlo en cada albarán de salida. Con eso, la respuesta a «¿dónde está el lote?» es una consulta, no una semana de llamadas.

Cómo ayuda un sistema de control de stock

La obligación de trazabilidad es de la empresa, y el registro oficial sigue siendo el de tu ERP o tu programa de almacén. Conviene que tu asesor o tu consultor de seguridad alimentaria revise que lo que registras basta para tu actividad. Un sistema de control de stock lo que hace es aprovechar ese registro por lote para decidir mejor y encontrar antes.

El nuestro lee del programa que ya usas el stock por lote y fecha de cada almacén, tienda o furgoneta, con un usuario que solo puede leer. Al proponer los envíos de la semana tiene en cuenta la fecha de cada lote: si en el almacén central hay dos lotes de queso fresco, propone mandar primero el que caduca antes a la tienda que más vende, y avisa cuando un lote no va a salir a tiempo en un sitio.

Ante una alerta, el asistente responde en lenguaje normal a «¿a qué clientes fue el lote L2410 de chorizo y cuánto queda en cada sitio?» con los datos de tu programa y diciendo de dónde sale cada cifra. No sustituye al procedimiento de retirada: te ahorra las primeras horas de buscar.

Si quieres ver cómo funcionaría con tus lotes reales, en la simulación con tus datos repetimos semanas pasadas y comparamos, y el análisis gratuito es la forma de empezar.