Glosario
Solicitud de compra: qué es y quién la aprueba
Definición
Una solicitud de compra es la petición interna con la que una persona o un departamento avisa de que necesita un producto, antes de que nadie lo pida al proveedor. Lleva qué se necesita, cuánto, para cuándo y para qué sitio. Quien compra la revisa, la aprueba o la rechaza y, si procede, la convierte en una orden de compra. Sirve para centralizar las compras, comparar proveedores y dejar rastro de quién pidió cada cosa.
La solicitud de compra es el aviso interno que dice «hace falta esto». Todavía no es un pedido a un proveedor: es la petición de alguien de la empresa a quien compra. Cuando esa petición se hace por mensaje suelto, el stock sufre; cuando pasa por un circuito sencillo, se ordenan precio, proveedor y cantidad.
Qué es exactamente
La solicitud de compra es un documento interno, no dirigido a un proveedor. Lo crea quien detecta una necesidad (el responsable de una tienda, el taller, el almacén, producción) y lo recibe quien tiene la facultad de comprar. Indica el producto, la cantidad, la fecha en la que hace falta y el destino, y puede llevar un motivo.
Su utilidad es separar dos preguntas que se suelen mezclar: quién necesita algo y quién decide a quién se le compra. Sin esa separación, cada punto de la empresa llama a su proveedor favorito, los precios divergen y el mismo artículo se compra tres veces a tres precios.
También se le llama
Requisición de compra (en Latinoamérica es el término habitual), petición de compra, solicitud de material o, en inglés, purchase requisition. En ciertos programas la función la cumple una hoja de trabajo y no un documento: en Business Central se llama hoja de aprovisionamiento (requisition worksheet).
Un ejemplo
Una cadena de ocho talleres de neumáticos permite que cada jefe de taller pida material. Antes, cada uno llamaba al proveedor que conocía. Ahora crea una solicitud: 24 válvulas de recambio, 10 kits de equilibrado, 6 cajas de pegatinas, para el viernes. Compras ve a la vez las ocho solicitudes de la semana, comprueba que las válvulas se piden en cuatro talleres, junta 88 unidades en un solo pedido y negocia un único transporte. Los pedidos de menos de 150 euros, que antes se aprobaban sobre la marcha, siguen un circuito corto y los grandes pasan por una segunda aprobación.
La diferencia no está en el papel, sino en que compras llega a ver la demanda completa antes de comprometerse, y puede decidir si juntar, esperar o cambiar de proveedor.
Cómo aparece en los programas
En Business Central, la hoja de aprovisionamiento es el sitio donde se listan los artículos que se quieren comprar: se puede rellenar a mano, con el cálculo del plan o desde la hoja de planificación. Cada línea trae un proveedor sugerido, el que está en la ficha del artículo, y se puede cambiar por otro del catálogo de proveedores del artículo. Al ejecutar el mensaje de acción, el programa crea los pedidos de compra de las líneas aceptadas.
En Odoo no hay un documento de solicitud interna como tal en la documentación de Compras: la petición suele salir de las reglas de reabastecimiento, que crean una solicitud de presupuesto cuando el stock previsto baja del mínimo, o de una persona que crea la RFQ a mano. Si necesitas un circuito de aprobación previo, se añade con configuración de aprobación por importe o con un módulo.
Ojo con esto
Una solicitud de compra pierde sentido si se convierte en burocracia o en un cajón:
- Demasiados escalones: si pedir un cartón de cinta adhesiva exige tres firmas, la gente compra por fuera y se pierde el control que se buscaba.
- Solicitudes sin fecha: una petición sin fecha de necesidad no se puede priorizar, y todas parecen urgentes.
- Cantidades que nadie contrasta: si el solicitante pide 50 y el almacén central tiene 40 parados, la mejor compra es una transferencia, no un pedido.
- Solicitudes que no se cierran: una solicitud aprobada que no genera orden queda en el aire y alguien cree que ya está pedida.
Dónde aparece en el sistema
La propuesta semanal que calcula el sistema juega el papel de una solicitud de compra automática: cada línea dice qué falta, para qué sitio, cuánto, y por qué. La persona de compras la aprueba o la cambia antes de que se convierta en orden en tu programa. Si los puntos de venta hacen solicitudes a mano, el sistema las contrasta con lo que habría propuesto y te lo enseña, para que las dos vías se ajusten con el tiempo. La previsión de demanda es la pieza que sostiene esa propuesta.
Términos relacionados
Orden de compra, pedido sugerido, reglas de reabastecimiento, compra consolidada y transferencia entre almacenes.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener solicitudes de compra?
No hay una norma que las exija a una empresa privada. Es una práctica interna que merece la pena cuando compran varias personas o varios sitios y quieres ver la demanda junta antes de pedir.
¿Qué diferencia hay entre solicitud de compra y pedido sugerido?
La solicitud la crea una persona que detecta una necesidad. El pedido sugerido lo calcula el programa a partir del stock y de la previsión. En la práctica, los dos acaban en la mesa de quien compra, que decide.
¿Hace falta un programa especial para esto?
Con Business Central tienes la hoja de aprovisionamiento. En otros programas se resuelve con un formulario sencillo o con flujos de aprobación. Lo importante es que haya un único sitio donde se vea todo lo solicitado.