Compra consolidada: qué es y cuándo compensa

Qué es exactamente

Consolidar una compra es reunir en un pedido lo que antes eran varios. Puede ser horizontal, con las necesidades de varias tiendas o clientes internos para un mismo proveedor, o temporal, con las necesidades de varios días acumuladas en un único pedido semanal. En los dos casos, el proveedor ve un pedido grande en vez de muchos pequeños.

En el sector público existe una figura emparentada: la contratación centralizada. La Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público la trata en el mismo bloque que los acuerdos marco y los sistemas dinámicos de adquisición, como instrumentos para racionalizar la compra. En una empresa privada no hay régimen legal: es una decisión de organización, y se llama central de compras cuando hay un departamento que la ejerce.

También se le llama

Consolidación de pedidos, compra centralizada, compra agrupada o, si hay estructura, central de compras. En los programas de planificación se habla de acumulación de lotes (lot accumulation).

Un ejemplo

Una cadena de seis tiendas de bricolaje compra cada una por su cuenta cinta americana a un mismo proveedor. En una semana piden 30, 45, 25, 20, 35 y 15 cajas, seis pedidos que suman 170 cajas con seis portes. El proveedor aplica un precio mejor a partir de 150 cajas por pedido y cobra portes por entrega. Consolidada la compra, se hace un solo pedido de 170 cajas que entra por la central y se reparte en la ruta de la semana. Se ahorra el precio mejor en todas las cajas y cinco portes.

El coste de esa mejora es la espera: si cada tienda pedía cuando le hacía falta, ahora pide el martes y recibe el viernes tras el reparto. Con un producto de mucha venta, esa espera puede suponer una rotura; con la cinta americana, no. La compra consolidada funciona con lo que se puede esperar y falla con lo que no.

Cómo aparece en los programas

En Business Central, la política de reposición «lote por lote» incluye un periodo de acumulación de lotes: según Microsoft, a partir de la primera demanda el sistema reúne todas las necesidades del periodo siguiente en un solo pedido de suministro, que se coloca en la fecha de la primera. La demanda fuera del periodo no queda cubierta por ese pedido. Es una consolidación temporal; la horizontal, por varios almacenes, se hace con el cálculo de plan por ubicación y un almacén central que recibe.

En Odoo, la documentación de las solicitudes de presupuesto no describe una función para fusionar pedidos del mismo proveedor; el agrupamiento que menciona es una vista del panel. Las reglas de reabastecimiento de varios almacenes pueden generar una solicitud de presupuesto por regla, y juntarlas pide configuración o un paso manual. Conviene comprobar el comportamiento en tu versión antes de contar con ello.

Ojo con esto

Consolidar ahorra en unas cosas y complica otras:

• Reparto sin criterio: si no se decide cómo se reparte un pedido que llega corto, gana el que llame más fuerte.
• Esperar a juntar: un producto de mucha rotación que espera al pedido semanal se rompe antes de que llegue.
• Perder la trazabilidad por sitio: si el pedido se hace a nombre de la central, hay que saber qué parte era de cada tienda, para el coste y para saber quién pidió de más.
• Consolidar lo que no debe: productos con caducidad corta o con proveedor local que sirve en el día no ganan nada con ello.

Dónde aparece en el sistema

Es donde mejor se nota ver todos los sitios a la vez. El sistema calcula qué necesita cada punto, suma las necesidades por proveedor y te propone el pedido consolidado con el reparto sugerido y el porqué de cada línea. Si algún sitio no puede esperar, te lo marca para sacarlo del grupo. Es la misma lógica de la previsión de demanda por producto y sitio, con una capa de agrupación encima.

Términos relacionados

Almacén central, transferencia entre almacenes, descuento por volumen, calendario de pedidos y cross-docking.