Glosario
Calendario de pedidos: qué es y cómo se fija
Definición
El calendario de pedidos es la lista de días y horas en los que una empresa puede o debe hacer pedidos a cada proveedor, junto con los días de entrega que corresponden. Lo marcan la ruta de reparto del proveedor, la hora de corte y la política de revisión de la propia empresa. Importa porque el tiempo entre dos pedidos posibles suma al plazo de entrega a la hora de calcular cuánto stock hace falta para no quedarse sin producto.
El calendario de pedidos dice qué días se le pide a cada proveedor y hasta qué hora. Parece un detalle de agenda y condiciona todo lo demás: el stock de seguridad que necesitas depende de cuánto tarda en llegar el siguiente pedido posible, no solo de cuánto tarda el proveedor en servir.
Qué es exactamente
El calendario de pedidos es el calendario de ventanas en las que se puede pedir a cada proveedor y de las entregas asociadas. Un proveedor puede recoger pedidos los martes y jueves hasta las 12:00 y entregar a los tres días; otro, solo los lunes; otro, cualquier día pero con un pedido mínimo. Cada combinación es una regla que el programa debe conocer.
Es la cara práctica de la revisión periódica: si pides cada cierto intervalo, entre pedido y pedido no puedes reaccionar. Esa pausa obliga a cubrir la demanda de todo el intervalo más el plazo de entrega. El lead time mide lo que tarda el proveedor; el calendario añade lo que esperas tú hasta poder pedir.
También se le llama
Días de pedido, ventana de pedido, frecuencia de pedido, ciclo de pedido, o hora de corte cuando se habla del límite horario. En distribución de alimentación se habla del «día de visita» del proveedor.
Cómo se calcula
La regla básica es que el tiempo que debes cubrir es el plazo de entrega más el intervalo entre pedidos. Un ejemplo con una cadena de panaderías que compra harina especial. El proveedor admite pedidos los martes y los viernes hasta las 12:00 y entrega a los dos días. Entre el martes y el viernes pasan tres días y entre el viernes y el martes, cuatro; el caso peor es el de cuatro. Plazo de entrega más intervalo: 2 + 4 = 6 días. Si cada tienda vende 15 sacos al día, hay que tener cubierto 6 × 15 = 90 sacos en el peor momento antes de contar el stock de seguridad.
Si el proveedor ofreciera pedidos diarios, con el mismo plazo de 2 días la cobertura baja a 3 días y 45 sacos. La diferencia de 45 sacos por tienda es dinero parado y espacio ocupado que nadie ve porque no aparece en ninguna factura. Por eso, negociar un día más de pedido puede valer tanto como negociar un precio.
Cómo aparece en los programas
En Business Central, la frecuencia se modela con el campo de intervalo de tiempo («time bucket»): según Microsoft, refleja el proceso manual de revisar el inventario con una frecuencia fija en vez de en cada transacción, y como ejemplo sugiere reunir todas las necesidades de un proveedor para hacer un pedido semanal. Si el sistema detecta que se cruza el punto de pedido durante el intervalo, programa un pedido nuevo desde el final del intervalo; además, si la fecha cae en un día no laborable según el calendario base, la mueve al siguiente día laborable.
En Odoo, el plazo de entrega del proveedor y el plazo límite del pedido (el día en que el proveedor debe confirmar) se guardan por producto y proveedor, y las reglas de reabastecimiento permiten fijar cuándo se evalúan. Lo que ningún programa trae de serie es el «día de visita» de cada proveedor como dato central: suele quedar en una nota o en la cabeza de quien compra.
Ojo con esto
Los calendarios se rompen por pequeñas cosas:
- Festivos y puentes: un martes festivo cambia la ventana y deja una semana sin pedido.
- Horas de corte olvidadas: pedir a las 12:30 cuando el corte es a las 12:00 es pedir el día siguiente, y nadie lo apunta.
- Calendarios distintos por proveedor sin ver el conjunto: los pedidos acaban llegando todos el mismo día y el muelle se atasca.
- Calcular el stock de seguridad solo con el plazo del proveedor, y olvidar el intervalo entre pedidos.
Dónde aparece en el sistema
El sistema guarda el calendario de cada proveedor y lo usa para decidir cuándo pedir y cuánto: la cobertura que busca incluye el intervalo hasta el siguiente pedido posible. La propuesta del lunes ya viene ajustada al día de corte, y si hay un festivo por medio te lo avisa. El cálculo del stock de seguridad parte del mismo dato.
Términos relacionados
Revisión periódica, lead time, stock de ciclo, compra consolidada y la guía de punto de pedido.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas veces a la semana conviene pedir?
Las que permita el proveedor sin que el coste de cada pedido se coma el ahorro. Más frecuencia reduce el stock que necesitas, pero aumenta los portes y el trabajo de recepción. Se compara con el coste de tener el stock parado.
¿El calendario cambia el punto de pedido?
Sí. Con revisión periódica, hay que cubrir plazo e intervalo; con revisión continua, solo el plazo. El mismo producto necesita más stock de seguridad si solo puedes pedir una vez por semana.
¿Qué hago con los proveedores que no tienen días fijos?
Se les pone la frecuencia que uses tú en la práctica, por ejemplo una revisión semanal, y se ajusta si cambia.