Glosario
Orden de compra: qué es y cómo se genera
Definición
Una orden de compra es el documento que una empresa envía a un proveedor para encargarle productos concretos, con cantidad, precio acordado y fecha de entrega. Una vez aceptada, compromete a las dos partes y se convierte en la referencia contra la que se comprueban la recepción de la mercancía y la factura. En un programa de gestión suele nacer de una solicitud de presupuesto o de una propuesta de reposición, y es el dato que alimenta el stock en camino.
La orden de compra es el documento con el que una empresa le encarga mercancía a un proveedor: qué, cuánto, a qué precio y para cuándo. Parece un trámite, pero es el punto donde una propuesta de reposición se convierte en dinero comprometido. Aquí va qué lleva, de dónde sale en tu programa y por qué conviene que nazca de un cálculo y no de la memoria de quien compra.
Qué es exactamente
La orden de compra es el documento que emite el comprador para encargar mercancía o servicios a un proveedor. Recoge los productos, las cantidades, el precio pactado, las condiciones de entrega y el plazo. Mientras no la envías, solo tienes una intención de compra; cuando la envías y el proveedor la acepta, hay un compromiso.
Para el control de stock importa por una razón práctica: todo lo que está pedido y todavía no ha llegado es stock futuro. Si la orden no está bien registrada, el programa no sabe que viene mercancía y propone comprar otra vez lo mismo. De ahí que dos de los errores más caros de compras, el pedido duplicado y el pedido olvidado, nazcan en la misma tabla.
También se le llama
Pedido de compra, pedido a proveedor, orden de pedido o, por el inglés, purchase order y su sigla PO. En algunas empresas se dice simplemente «el pedido», sin distinguirlo del pedido de venta del cliente, y de ahí salen confusiones cuando se habla de «pedidos pendientes»: ¿los que debes servir o los que esperas recibir?
Un ejemplo
Una distribuidora de menaje tiene en su programa una propuesta de reposición para una sartén de 28 centímetros: el cálculo dice que le quedan 9 días de cobertura y que el proveedor tarda 12 en servir. Se confirma un pedido de 40 cajas de 6 unidades, 240 sartenes. La orden de compra queda con el número del proveedor, la referencia de cada artículo, las 40 cajas, el precio acordado, la fecha de entrega esperada y la dirección del almacén.
Desde ese momento el programa suma esas 240 unidades al stock previsto con fecha de llegada. Cuando el camión llega, quien recibe cuenta lo que baja y lo contrasta con la orden: si llegan 38 cajas, la orden queda con 2 pendientes y la factura del proveedor se compara con lo realmente recibido, no con lo pedido.
Cómo nace en el programa
En Odoo, según su documentación, el flujo parte de una solicitud de presupuesto (RFQ) que, al pulsar «Confirmar pedido», se transforma en pedido de compra; si usas Inventario, confirmarlo crea automáticamente el albarán de recepción con los productos y la fecha de llegada esperada. La fecha esperada se calcula con el plazo límite del pedido y el plazo de entrega que tengas anotado para ese proveedor en la pestaña de compra del producto.
En Business Central, la hoja de aprovisionamiento permite listar los artículos que quieres comprar, y la acción «Ejecutar mensaje de acción» crea los pedidos de compra a partir de las líneas aceptadas; el proveedor se propone desde la ficha del artículo. En los dos casos, la orden de compra es el último paso de una cadena que empieza mucho antes, en saber qué hace falta.
Ojo con esto
Los fallos más habituales con las órdenes de compra no están en el documento, sino en lo que lo rodea:
- Fechas de entrega que nadie actualiza: si el proveedor avisa de un retraso y la orden sigue con la fecha original, el programa cree que el stock llega antes de lo real y no propone el pedido de refuerzo.
- Pedidos abiertos para siempre: órdenes con una línea pendiente de recibir hace meses inflan el stock en camino y tapan roturas reales.
- Aprobación a ojo: una orden que sale por un correo de última hora no queda registrada, y se pierde el rastro de precio, plazo y quién la pidió.
- Cantidades que ignoran las cajas: si el proveedor sirve por múltiplos y la orden no los respeta, o lo corrige el proveedor o lo corrige el almacén al recibir.
Dónde aparece en el sistema
El sistema que montamos no sustituye tu orden de compra: la prepara. Lee de tu programa las órdenes abiertas con su fecha prevista para saber qué viene en camino, calcula la propuesta semanal con la previsión de demanda y te enseña cada línea con el porqué. Tú aprobas o cambias, y la orden se crea en tu programa con tu proceso de siempre. Con el análisis con tus datos se ve cuántas de las órdenes de los últimos meses habrían sido distintas.
Términos relacionados
Solicitud de compra, pedido sugerido, pedido abierto, lead time y unidad de compra. Para decidir la cantidad, la guía de cuánto pedir.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es lo mismo que un albarán o una factura?
No. La orden es el encargo, el albarán acompaña a la mercancía cuando llega y la factura es el cobro. En un buen control, las tres se comparan: lo pedido, lo recibido y lo facturado. Odoo, por ejemplo, genera la factura de proveedor cuando se han pedido o recibido los productos, según cómo lo configures.
¿Se puede cancelar o cambiar una orden ya enviada?
Depende de lo pactado con el proveedor y de si ya ha servido. Lo habitual es negociar cambios por escrito y reflejarlos en la orden del programa, para que el stock previsto sea el real.
¿Quién debería poder crear órdenes de compra?
Quien tenga la responsabilidad de compras, con límites de importe si hay varias personas. Las solicitudes internas pasan por la solicitud de compra, que la persona responsable convierte en orden.
¿La orden de compra la puede proponer una IA?
Puede proponer qué comprar, cuánto y cuándo, con el porqué. La decisión de enviarla sigue siendo de una persona, y en el sistema que montamos solo se lee de tu programa y se te enseña la propuesta.