Glosario
Pedido abierto: qué es y cuándo conviene
Definición
Un pedido abierto es un acuerdo de compra por una cantidad total con un proveedor, que se va sirviendo en entregas parciales a lo largo de un periodo, sin tener que hacer un pedido nuevo cada vez. Fija el volumen y normalmente el precio, y cada entrega se libera cuando hace falta. Sirve para artículos de consumo continuo. Exige revisar la previsión durante el periodo, porque la cantidad total se queda corta o se queda larga si cambia la demanda.
El pedido abierto es un pedido grande que se compromete una vez y se entrega en trozos a lo largo del tiempo. Se usa con productos que se compran sin parar y en cantidad conocida. Sirve para fijar precio y volumen, pero tiene una trampa: lo que se pactó en enero puede no tener nada que ver con lo que se vende en septiembre.
Qué es exactamente
El pedido abierto es un compromiso de compra por una cantidad total que el proveedor sirve en varias entregas. En vez de lanzar una orden por cada reposición, se acuerda una vez el conjunto y después se «libera» cada tramo. Se usa cuando el consumo es regular, el proveedor es el mismo y interesa asegurar precio y disponibilidad.
Microsoft lo explica así para Business Central: los pedidos globales son el marco de un acuerdo a largo plazo con un cliente o proveedor, y se usan cuando se compra una gran cantidad que se entrega en envíos pequeños durante un tiempo. Cada envío se puede preparar como una línea que se convierte en pedido en el momento de la entrega.
También se le llama
Pedido global, pedido con entregas programadas o pedido programado; en inglés, blanket order o blanket purchase order. No hay que confundirlo con el pedido marco, que fija las condiciones pero no una cantidad total comprometida.
Un ejemplo
Un fabricante de mobiliario compra tornillería a un único proveedor. Calcula que consumirá unas 12.000 cajas al año. Pacta un pedido abierto de 12.000 cajas con entregas mensuales de 1.000. Cada primero de mes se libera un tramo, que se convierte en orden y se recibe. A mitad de año, una promoción dispara las ventas y el consumo real es de 1.400 al mes: en septiembre el pedido abierto se agota con tres meses por delante. Hay que ampliar la cantidad y pedir adelantos al proveedor, que puede no tener capacidad.
El caso contrario es igual de real: si el consumo baja a 700 al mes, a final de año quedan 3.600 cajas sin pedir, o ya entregadas y sin salida, con el dinero parado en el almacén.
Cómo aparece en los programas
En Business Central, el pedido global no afecta a la disponibilidad del artículo: las cantidades de un pedido global no cuentan como stock previsto, y sirven como hoja de trabajo para vigilar, prever y planificar. Cuando llega el momento, se usa la acción «Crear pedido» sobre las líneas con cantidad a recibir, y el pedido de compra resultante no puede superar la cantidad de la línea del pedido global. Al registrar la recepción o la factura, se actualizan las cantidades recibidas y facturadas en el pedido global.
En Odoo, la función se llama «orden abierta» (blanket order) y se activa en los ajustes de Compras como «Acuerdos de compra». Se define proveedor, producto, cantidad y precio, y se confirma; desde el acuerdo se crean las solicitudes de presupuesto, y las cantidades pedidas se acumulan en el campo «Pedido». Un detalle: según su documentación, el precio no se toma de la tarifa del proveedor, hay que indicarlo en la línea.
Ojo con esto
Un pedido abierto da tranquilidad y puede ocultar problemas:
- Cantidad total sin revisar: se firma con la previsión de enero y no se actualiza. Conviene contrastarlo cada mes con lo que se vende.
- Entregas sin fecha realista: si las entregas parciales no se liberan a tiempo, la mercancía llega tarde o toda junta.
- Precio fijado y mercado distinto: un precio pactado a un año puede quedar por encima del mercado.
- Compromiso sobre un producto que cambia: si el artículo se sustituye o se descataloga, el resto del pedido se convierte en problema.
Dónde aparece en el sistema
El sistema lee tus pedidos abiertos como lo que son: stock futuro con fechas y cantidades. En la propuesta semanal descuenta lo que ya está comprometido y te avisa de dos cosas: cuándo el pedido abierto se va a agotar antes de lo pactado y cuándo va camino de sobrar. Con la previsión de demanda a la vista, la revisión mensual deja de ser una corazonada.
Términos relacionados
Pedido marco, orden de compra, calendario de pedidos, descuento por volumen y capital inmovilizado.
Preguntas frecuentes
¿El pedido abierto garantiza que el proveedor tenga stock?
No necesariamente. Garantiza que hay un acuerdo y una cantidad, no la capacidad de servirla en el momento. Conviene pactar por escrito las fechas de entrega y qué ocurre si el proveedor no cumple.
¿Puedo cambiar la cantidad total una vez firmado?
Sí, si el proveedor lo acepta. En Business Central basta con aumentar la cantidad de la línea para poder crear más pedidos. En el acuerdo con el proveedor es donde se fijan los límites de ese cambio.
¿Qué pasa con lo que no se recibe?
Depende de lo pactado: puede cancelarse, trasladarse a otro periodo o pagarse igualmente. Esa cláusula conviene tenerla clara antes de comprometer la cantidad.
¿El pedido abierto cuenta como stock en el programa?
En Business Central, no: las cantidades del pedido global no afectan a la disponibilidad hasta que se crea el pedido de compra de cada entrega.