Pedido marco: qué es y en qué se diferencia del abierto

Qué es exactamente

El pedido marco es un acuerdo que se firma una vez y gobierna las compras posteriores a un proveedor. Fija lo que no quieres renegociar cada semana: el precio por producto, el plazo de entrega, la forma de pago, quizá un volumen estimado de referencia. Los pedidos concretos se hacen más tarde, cuando hace falta, y heredan esas condiciones.

En la contratación pública se usa una figura emparentada, el acuerdo marco. La Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público recoge los acuerdos marco entre los instrumentos de racionalización de la contratación, junto a la contratación centralizada; en su preámbulo los describe como uno de los dos elementos de ese régimen. En compras privadas el concepto es parecido y no tiene un régimen legal propio: lo que vale es lo que se pacte por escrito.

También se le llama

Contrato marco, acuerdo marco de compra, contrato de suministro, framework agreement en inglés. Algunas empresas lo llaman «pedido paraguas». No es sinónimo de pedido abierto: aquel sí lleva una cantidad total y entregas programadas.

Un ejemplo

Una cadena de peluquerías compra champú profesional, tintes y toallas a un distribuidor. Firma un pedido marco de veinticuatro meses: precios fijos por referencia, entrega en cuarenta y ocho horas, pago a treinta días, con un consumo estimado de 3.000 cajas al año que sirve de referencia pero no compromete. Cada semana se piden entre 40 y 90 cajas según el stock de cada local. Al cabo de un año se compraron 2.650 cajas: el distribuidor no reclama nada, porque la cifra era orientativa.

Con un pedido abierto de 3.000 cajas, la historia habría sido otra: quedarían 350 cajas por comprar o por justificar. El marco da precio y rapidez a cambio de no asegurar volumen. Por eso, si el volumen estimado es la condición para obtener el precio, hay que decirlo claramente en el texto del acuerdo.

Cómo aparece en los programas

En Odoo se resuelve con los acuerdos de compra y las tarifas de proveedor: en la pestaña de compra de cada producto, la tarifa del proveedor guarda el precio, la cantidad mínima y el plazo de entrega, y se rellenan solos al crear la solicitud de presupuesto. Según la documentación, la cantidad indica el mínimo necesario para recibir ese precio, y el plazo es el número de días desde la confirmación del pedido hasta la recepción.

En Business Central, el mismo fin se logra con el catálogo de proveedores del artículo y, si necesitas fijar cantidad, con un pedido global. Un marco no es un tipo de documento especial, sino una forma de usar los datos maestros: precio, plazo y proveedor preferente configurados una vez y heredados por cada pedido.

Ojo con esto

Un marco bien pensado ahorra tiempo; uno mal pensado ata:

• Volumen estimado que se convierte en obligación: si el precio depende de llegar a una cifra, esa cifra es un compromiso aunque se llame «estimación».
• Precios sin cláusula de revisión: un marco a dos años sin revisión se queda fuera de mercado o deja al proveedor sin margen y con ganas de incumplirlo.
• Un solo proveedor para todo: simplifica y concentra el riesgo. Si falla, no hay alternativa homologada.
• Datos maestros sin actualizar: si el marco cambia el precio y el programa no, las órdenes salen con el precio antiguo y la factura no cuadra.

Dónde aparece en el sistema

El sistema usa los precios, plazos y mínimos de tu marco como datos de entrada: el plazo de entrega alimenta el cálculo de cuándo pedir y el mínimo de la tarifa limita cuánto. Si el plazo real medido en tus recepciones se aleja del pactado, te lo enseña con las fechas. Lo explicamos con ejemplos en la simulación con tus datos, donde se comprueba qué habría pasado con el plazo real y con el pactado.

Términos relacionados

Pedido abierto, homologación de proveedores, lead time, lote mínimo de pedido (MOQ) y rappel.