Glosario
Homologación de proveedores: qué es y cómo se hace
Definición
La homologación de proveedores es el proceso por el que una empresa evalúa y aprueba a un proveedor antes de comprarle, con criterios definidos como calidad, plazo de entrega, capacidad, cumplimiento documental y solvencia, y lo revisa después de forma periódica con datos reales. Genera una lista de proveedores aprobados y una puntuación de seguimiento. Sirve para reducir el riesgo de compra, tener alternativas listas y medir la fiabilidad de plazos, que es el dato que alimenta el stock de seguridad.
Homologar a un proveedor es comprobar, antes de comprarle y después de forma periódica, que cumple lo que necesitas: calidad, plazos, documentación, capacidad. Suena a trámite de empresa grande. Para el stock tiene un efecto directo: un proveedor homologado y medido tiene un plazo en el que se puede confiar, y un plazo fiable es stock de seguridad más pequeño.
Qué es exactamente
La homologación es el filtro de entrada y el seguimiento de los proveedores. Antes de comprar, se comprueba que el proveedor cumple unos criterios que has definido tú: calidad del producto, capacidad de servir el volumen, plazos, certificaciones, condiciones de pago, documentación. Después de comprar, se mide cómo cumple en la práctica y se decide si sigue aprobado.
Es un requisito en muchos sistemas de calidad. Las guías sobre el apartado 8.4 de la norma ISO 9001, el de procesos, productos y servicios suministrados externamente, recomiendan definir criterios claros de selección alineados con los objetivos de calidad y con los requisitos del cliente, hacer revisiones periódicas del desempeño y conservar la información documentada tanto de los criterios como de los resultados. La norma pide evaluar y vigilar a los proveedores; la forma de hacerlo la decides tú.
También se le llama
Evaluación de proveedores, calificación de proveedores, alta de proveedor, proveedor aprobado; en inglés, supplier qualification o approved vendor list. En empresas pequeñas se hace sin nombre: es lo que se hace antes de pasarle el primer pedido a alguien nuevo.
Un ejemplo
Una empresa de envases para alimentación incorpora un segundo proveedor de cajas de cartón. Pide muestras, revisa su certificado de seguridad alimentaria, pide una referencia de otro cliente y hace un primer pedido pequeño de prueba. Define tres criterios de seguimiento con umbral: entregas a tiempo por encima del 95 %, incidencias de calidad por debajo del 1 % de las cajas recibidas y respuesta a consultas en un día laborable.
A los seis meses, con 24 entregas registradas, el proveedor ha servido 21 a tiempo: 87,5 %. Por debajo del umbral. El primer proveedor ha cumplido 23 de 24: 95,8 %. Con esos datos, la empresa no elimina al nuevo, pero le aplica un plazo de seguridad de dos días más al calcular los pedidos y le pide un plan de mejora. La homologación deja de ser una firma y pasa a ser un dato vivo.
Cómo se mide en el día a día
Lo más útil que sale de homologar es un registro de cumplimiento por proveedor: fecha prometida, fecha de llegada, cantidad pedida, cantidad recibida, incidencia. Eso se puede sacar de las órdenes de compra y de las recepciones de tu programa, sin una hoja aparte. En Odoo, la fecha esperada de cada recepción se calcula con el plazo de entrega que anotas por proveedor; al compararla con la fecha real de recepción tienes la desviación de cada entrega.
La media del plazo real y su dispersión son las dos cifras que importan para el stock de seguridad. Un proveedor que tarda 10 días siempre es más fácil de planificar que uno que tarda 5 o 15 según la semana, aunque la media sea parecida.
Ojo con esto
La homologación se queda en papel con facilidad:
- Se hace una vez y no se revisa: el proveedor que pasó el filtro hace tres años puede haber cambiado de fábrica o de capacidad.
- Criterios que no se miden: «buen servicio» sin umbral ni dato no es un criterio.
- Un solo proveedor homologado por producto clave: sin alternativa aprobada, una rotura del proveedor es una rotura tuya.
- Puntuar con impresiones: la sensación de que «siempre llega tarde» cambia mucho cuando se cuentan las entregas.
Dónde aparece en el sistema
El sistema calcula, con tus recepciones reales, el plazo de cada proveedor y cuánto varía, y lo usa en lugar del plazo nominal para decidir cuándo pedir. Si un proveedor empeora, lo ves antes de que se note en una rotura, y el análisis con tus datos muestra cuánto stock extra te habría ahorrado uno más fiable. No evalúa solvencia ni documentación: eso sigue siendo cosa de compras.
Términos relacionados
Lead time, pedido marco, OTIF, VMI y CPFR.
Preguntas frecuentes
¿Hay que homologar a todos los proveedores?
No con la misma intensidad. Lo razonable es dedicar el esfuerzo a los que afectan a producto crítico o a mucho volumen, y dejar un alta sencilla para compras puntuales.
¿Qué criterios son los más habituales?
Calidad del producto, cumplimiento de plazos, capacidad de servir, condiciones comerciales, documentación y certificaciones. Los defines tú según el producto.
¿Con qué frecuencia se revisa un proveedor?
Con la que dé sentido a los datos: lo normal es una revisión anual de los principales y un seguimiento continuo de entregas a tiempo, que sale gratis de las recepciones.
¿Hace falta ISO 9001 para homologar?
No. La norma pide evaluar y vigilar a los proveedores a quien la aplica, pero cualquier empresa puede hacerlo con criterios propios.