Glosario
Rotura de proveedor: cuando el que se queda sin stock es quien te surte
Definición
La rotura de proveedor es la situación en la que tu proveedor no puede servirte, en todo o en parte, la cantidad pedida en la fecha acordada, porque se ha quedado sin producto o sin capacidad. Para ti se traduce en un plazo de entrega más largo o en un pedido incompleto. Se gestiona con stock de seguridad dimensionado también por la fiabilidad del proveedor, con alternativas homologadas y con avisos tempranos cuando un pedido pendiente se retrasa.
Tu stock puede estar bien calculado y aun así romper, porque el que se queda sin producto es tu proveedor. La rotura de proveedor es la que menos se controla, porque ocurre fuera de tu almacén y casi siempre te enteras tarde. Aquí va qué es, cómo se ve venir y qué cambia en la reposición cuando llega.
Qué es exactamente
Una rotura de proveedor es un incumplimiento de suministro: pediste 600 unidades para el día 10 y el proveedor te sirve 350, o te las sirve el día 24, o no te las sirve. La causa está en su lado (falta de materia prima, avería, huelga de transporte, un pico de pedidos de otros clientes), pero el efecto lo notas tú: tus clientes encuentran huecos en la estantería.
No es lo mismo que la rotura de stock, que es el síntoma que ves en tu almacén o tu tienda. La rotura de proveedor es una de sus causas posibles, junto con una mala previsión o un reparto desigual. Distinguirlas importa porque el remedio es distinto: una mala previsión se corrige con datos; un proveedor que falla, con alternativas y con margen.
También se le llama
Proveedor sin stock, desabastecimiento del proveedor, rotura en origen, fallo de suministro o supplier stockout. En compras se habla también de «servicio incompleto» cuando el pedido llega, pero parcial, y de «pedido pendiente» (backorder) cuando el proveedor promete servir el resto más adelante. El backorder es la forma más suave de la rotura de proveedor.
Un ejemplo
Un distribuidor de material de fontanería en Zaragoza vende unas 40 válvulas de esfera de 1/2 pulgada a la semana entre sus ocho tiendas. Su fabricante tarda habitualmente 10 días en servir. El 3 de octubre lanza un pedido de 240 unidades y ese mismo día le quedan 70 en el almacén central, algo menos de dos semanas de cobertura al ritmo de venta.
El día 8 el fabricante avisa: servirá 100 el día 13 y el resto «cuando haya material». El plazo ha pasado de 10 días a más de tres semanas para la mayor parte del pedido. Con la cobertura que tiene, el distribuidor se queda a cero hacia el 17 y no recibe el grueso hasta bien entrado noviembre. Si el sistema compara a diario el pedido pendiente con la previsión, ese aviso del día 8 se convierte en una alerta con cuatro cosas concretas: qué producto, en qué almacenes llegará antes la rotura, cuántos días de hueco quedan y qué alternativa hay.
La lectura útil es siempre la misma: la fecha prometida por el proveedor no es un dato, es una hipótesis. Conviene guardar las fechas reales de recepción de cada proveedor para saber cuánto se desvían de lo prometido.
Ojo con esto
Los errores que convierten un fallo del proveedor en una rotura prolongada:
- Fiarte del plazo del catálogo: si el proveedor dice 10 días y en la práctica sirve en 10 la mitad de las veces y en 17 la otra mitad, el plazo que hay que usar es el real y su variación, no el prometido.
- Tener un único proveedor para referencias críticas: sin alternativa homologada, una rotura en origen es una rotura tuya sin margen de maniobra.
- Pedir de más cuando falla: la reacción habitual es duplicar el pedido para asegurarse, y cuando el proveedor se recupera llega todo junto y deja sobrestock.
- No distinguir el producto crítico del prescindible: un fallo en una referencia de la que depende la venta de otras (el accesorio sin el que no se vende el equipo) pesa mucho más que otro de baja rotación.
Dónde aparece en el sistema
El sistema lee de tu programa los pedidos de compra pendientes con su fecha prevista y compara esa fecha con la previsión de demanda de cada producto en cada sitio. Si el proveedor mueve la fecha o sirve menos de lo pedido, recalcula cuándo se acaba cada producto y te avisa antes de que la cobertura baje del plazo de reposición, por el panel o, si lo quieres, por WhatsApp.
Además, el lead time que usa para cada proveedor sale de tus recepciones históricas, no del que figura en la ficha, y su variación entra en el cálculo del stock de seguridad. Un proveedor irregular recibe un colchón mayor que uno puntual. Con la simulación con tus datos se ve cuántas roturas de los últimos meses venían de retrasos de proveedor y cuántas no.
Términos relacionados
Plan de contingencia de stock, colchón de stock, resiliencia de la cadena, pedido urgente y OTIF, el indicador con el que se mide a los proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabemos si un proveedor es poco fiable?
Compara la fecha prometida con la fecha real de recepción en tus últimos pedidos. Si más de uno de cada cinco llega con más de dos días de retraso, o llega incompleto, ese proveedor necesita más colchón o una alternativa. El dato ya está en tu programa: son las fechas de los pedidos de compra y de las recepciones.
¿Cuánto stock extra hace falta por un proveedor irregular?
Depende de cuánto varíe su plazo, no de cuánto tarde de media. Un proveedor que tarda 15 días siempre necesita menos colchón que uno que tarda entre 7 y 25. Por eso el cálculo usa la variación real de sus plazos.
¿Tener dos proveedores resuelve el problema?
Lo reduce mucho, pero hay que comprobar que el segundo sirve de verdad: homologado, con precio y mínimos conocidos y con algún pedido pequeño ya hecho. Un segundo proveedor que nunca se ha usado suele fallar justo cuando se le necesita.
¿Se puede prever una rotura de proveedor?
No la causa, pero sí sus señales: pedidos que se retrasan, entregas parciales cada vez más frecuentes o plazos que se alargan. El sistema las vigila y las convierte en aviso antes de que afecten al almacén.