Glosario
Plan de contingencia de stock: qué hacer cuando lo previsto falla
Definición
Un plan de contingencia de stock es el procedimiento escrito que dice qué hacer cuando una rotura, un retraso o un pico de demanda amenaza el abastecimiento: cómo se detecta, quién decide, qué alternativas hay (otro proveedor, traslado entre almacenes, sustituto, reparto limitado) y cómo se comunica al cliente. Se define por producto crítico antes de que ocurra el problema y se revisa después de cada incidente.
Un plan de contingencia no evita que algo salga mal. Dice qué se hace, quién lo hace y en qué orden cuando ya ha salido mal: un proveedor que no sirve, una furgoneta averiada, una campaña que vende el triple. Escrito antes, se ejecuta en una hora. Improvisado, tarda una semana.
Qué es exactamente
Un plan de contingencia de stock es un conjunto de decisiones tomadas de antemano para los casos en que el abastecimiento normal deja de funcionar. Responde a cuatro preguntas: qué señal lo activa, quién tiene la última palabra, qué opciones se prueban y en qué orden, y qué se le cuenta al cliente.
No es un manual de cien páginas. Los que funcionan caben en una hoja por familia de producto crítico y se escriben pensando en el lunes por la mañana, con el responsable de compras de baja y la persona que lo sustituye leyéndolo por primera vez.
También se le llama
Plan de contingencia de inventario, plan B de abastecimiento, plan de continuidad de suministro, protocolo ante roturas o contingency plan. En grandes empresas se integra en un plan de continuidad de negocio más amplio; en una pyme suele bastar con un documento por línea de producto.
Un ejemplo
Una empresa de mantenimiento de ascensores con furgonetas por toda España repone repuestos críticos: contactores, placas de maniobra y finales de carrera. Su plan para un contactor concreto dice, en orden: 1) si la cobertura del almacén central baja de 9 días, alerta al responsable de compras; 2) si el proveedor principal no confirma fecha en 24 horas, pedido urgente al segundo proveedor ya homologado; 3) mientras llega, traslado desde los dos almacenes regionales con más cobertura, sin dejarlos por debajo de 5 días; 4) si aun así faltan, el técnico recibe la lista de sustitutos compatibles; 5) a los clientes con contrato de mantenimiento se les avisa del posible retraso antes de que lo noten.
Fíjate en que cada paso lleva un número, un plazo o un nombre. «Buscar alternativas» no es un paso; «pedir al proveedor B en 24 horas» sí. También es útil que el plan fije el límite: hasta cuánto sobrecoste se acepta para evitar la rotura, porque un traslado urgente cuesta más que uno normal y alguien tiene que haber decidido de antemano cuánto más.
Para escribirlo hace falta saber qué productos son críticos. Un criterio práctico es combinar tres cosas: lo que se vende, lo que cuesta quedarse sin ello (por ejemplo, un cliente con contrato) y lo difícil que es reponerlo (plazo largo, un solo proveedor).
Ojo con esto
Por qué la mayoría de los planes de contingencia no sirven el día que hacen falta:
- Escritos y olvidados: si nadie lo ha leído en un año, los teléfonos están desactualizados y los proveedores alternativos ya no sirven esa referencia.
- Sin disparador numérico: «si hay riesgo de rotura» no activa nada. «Si la cobertura baja de 9 días» sí.
- Sin responsable con nombre: cuando todos pueden decidir, nadie decide, y se pierde el día que más cuenta.
- Sin ensayo: un plan que nunca se ha probado con un pedido pequeño al segundo proveedor es una suposición.
Dónde aparece en el sistema
El sistema no sustituye tu plan, lo alimenta: es el que detecta la señal. Calcula cada día la cobertura de cada producto en cada sitio frente a la previsión de demanda y te avisa cuando cruza el umbral que hayas fijado, con los almacenes que tienen cobertura de sobra para un traslado. Así el paso 1 de tu plan deja de depender de que alguien mire una hoja de cálculo.
Con la simulación con tus datos se puede ensayar el plan sobre fechas pasadas: cuántas veces habría saltado el disparador el último año y cuántas de ellas la alerta llegaba con tiempo para actuar. Las decisiones siguen siendo de tu equipo; el sistema propone y explica el porqué.
Términos relacionados
Rotura de proveedor, envío urgente entre almacenes, colchón de stock, resiliencia de la cadena y transferencia entre almacenes.
Preguntas frecuentes
¿Para qué productos hace falta un plan de contingencia?
Solo para los críticos: los que más venden, los que arrastran la venta de otros o los que tienen un único proveedor o plazo largo. Un plan para todo el catálogo no se mantiene. Con veinte o treinta referencias bien elegidas se cubre la mayor parte del riesgo.
¿Cada cuánto se revisa?
Una vez al año como mínimo y siempre después de un incidente real, con los detalles recientes: qué funcionó, cuánto costó y qué falló en los contactos o en los plazos.
¿Quién debería tener la última palabra durante una crisis?
Una persona con nombre y un suplente, que pueda autorizar el sobrecoste dentro del límite acordado sin pedir permiso a nadie más. Si la decisión depende de una reunión, el plan llega tarde.
¿Se puede automatizar el plan?
La detección sí: el aviso por cobertura baja o por pedido retrasado. La ejecución conviene que la apruebe una persona, porque implica dinero y relaciones con proveedores y clientes.