Glosario
Retirada de producto: qué es y qué se hace con el stock afectado
Definición
La retirada de producto es la decisión de sacar del mercado unidades o lotes de un artículo por motivos de seguridad, de calidad, de una orden de la autoridad o comerciales. En el control de stock supone localizar cada unidad afectada, bloquearla para que no se venda ni se reponga, y decidir su destino: devolución, reparación, donación o destrucción. Cuanto mejor esté registrado el lote y el punto donde está cada unidad, más rápida y más barata resulta.
Cuando un producto hay que sacarlo de circulación, la pregunta práctica es dónde está cada unidad ahora mismo: en el almacén, en las tiendas, en una furgoneta o ya en casa del cliente. Aquí va cómo se organiza el stock en una retirada y qué pasa con lo que sobra.
Qué es exactamente
Una retirada de producto es sacar de la cadena de suministro unidades de un artículo que ya se había puesto a la venta. El motivo puede ser de seguridad (un riesgo para quien lo usa o lo consume), de calidad (un defecto de fabricación en un lote), legal (una orden de una autoridad o un cambio de norma) o puramente comercial.
Las retiradas por seguridad y las comerciales se parecen en lo práctico, pero no en el tono: la primera tiene plazos que marca la urgencia y, muchas veces, obligaciones frente a la administración y al cliente final; la segunda se planifica. No es lo mismo que la descatalogación, que consiste en dejar de ofrecer un producto pero vender lo que queda.
También se le llama
Recall (cuando va dirigida al consumidor final), retirada de mercado, retirada de lote o, en el almacén, bloqueo o cuarentena de stock. Se habla de retirada y no de recall cuando el producto todavía no ha llegado al cliente final y solo hay que sacarlo de la cadena.
Un ejemplo
Un distribuidor de pequeño electrodoméstico recibe aviso del fabricante: un lote de 1.200 hervidores tiene un fallo en el termostato. Del lote ha vendido 700 a tiendas y 100 a clientes online; quedan 400 repartidos así: 250 en el almacén central, 90 en tránsito hacia dos delegaciones y 60 en una furgoneta de reparto.
El orden de trabajo es siempre el mismo. Primero, bloquear en el sistema el lote para que ninguna orden de venta ni sugerencia de reposición lo use. Segundo, localizar físicamente las 400 unidades (la furgoneta y el tránsito son las que se olvidan). Tercero, avisar a los 700 clientes que lo tienen, con la lista de albaranes. Y cuarto, decidir el destino de las unidades devueltas con el fabricante.
Que el sistema distinga lote y ubicación es lo que convierte esto en una tarde de trabajo en vez de una semana. Si el ERP solo sabe cuántos hervidores hay, pero no de qué lote, hay que contarlos todos a mano.
Ojo con esto
Lo que más se complica en una retirada, casi siempre, es esto:
- Stock sin lote en el sistema: no se puede aislar una parte de lo que hay, y toca bloquear o inspeccionar todo.
- Pedidos abiertos sobre el lote: ventas ya aceptadas o traslados en curso que siguen saliendo. Hay que cancelarlos o sustituir el lote.
- Lo que está fuera del almacén: tránsitos, furgonetas, depósitos en cliente, consignas y devoluciones pendientes.
- Reponer lo que se retira: un sistema de reposición que no sabe que el producto está bloqueado vuelve a pedirlo. Marca el artículo como no reponible mientras dure.
- Destruir sin mirar: la Ley 7/2022 prohíbe destruir o llevar a vertedero los excedentes no vendidos de productos no perecederos, salvo que otra norma o la seguridad del consumidor lo exijan, y obliga a priorizar la reutilización, incluida la donación. Si la retirada es comercial, no se da por hecho que se destruye.
Dónde aparece en el sistema
En el sistema que montamos, la retirada se traduce en bloquear el artículo o el lote en la propuesta semanal: deja de aparecer en la lista de envíos, se descuenta del stock disponible aunque siga en el almacén y el panel lo enseña aparte, como stock bloqueado, para que se vea de un vistazo cuánto hay que recoger. Tú decides cuándo se vuelve a liberar.
El asistente permite preguntar «¿cuántas unidades del lote A-218 quedan y dónde?» y contesta con los datos de tu programa, indicando de dónde sale cada cifra. La pieza de asistente de IA sobre tu ERP cuenta cómo funciona. La obligación de retirar y avisar es siempre de la empresa; el sistema ayuda a llevar el registro.
Términos relacionados
Trazabilidad por lote, stock reservado, stock disponible, descatalogación y stock obsoleto.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre retirada y descatalogación?
La retirada saca unidades de circulación y se vigila hasta que no queda ninguna en la cadena; la descatalogación deja de ofrecer el producto pero se vende lo que quede. Una retirada puede afectar a un solo lote y la descatalogación afecta a toda la referencia.
¿Necesitamos registrar el lote de todo lo que vendemos?
Depende del sector y de las normas que apliquen a tu producto; en alimentación, farmacia o cosmética es prácticamente obligatorio llevarlo, y en otros sectores es una buena práctica. Confírmalo con tu asesor. Lo que sí ocurre en todos: cuanto más fino sea el registro, menos stock se bloquea de más.
¿Qué pasa con el stock devuelto por los clientes?
Se recibe en una ubicación aparte, bloqueada, y se registra como devolución de lote retirado. No debe mezclarse con el stock vendible hasta que se haya decidido su destino.
¿El sistema retira el producto por sí solo?
No. Eres tú quien da la orden de bloqueo. El sistema asegura que, una vez bloqueado, deje de proponerse en envíos y de contar como disponible.