Glosario
Descatalogación: qué es y cuánto stock queda por vender al darla
Definición
La descatalogación es la decisión de dejar de ofrecer un producto, por decisión propia o porque el fabricante deja de fabricarlo. Desde el stock, el trabajo es calcular la última compra para cubrir la demanda restante sin sobrar, liquidar lo que quede antes de que pierda valor y atender los recambios o las devoluciones posteriores. Una descatalogación mal calculada acaba en stock obsoleto o en clientes sin servicio.
Descatalogar una referencia es fácil de decidir y difícil de ejecutar: hay que acertar con la última compra, vender el resto sin regalarlo y no dejar a ningún cliente sin recambio. Aquí va cómo se calcula y qué errores evitar.
Qué es exactamente
Descatalogar es retirar una referencia de la oferta: se deja de comprar, de anunciar y, pasado un tiempo, de vender. El motivo puede ser comercial (vende poco o deja poco margen), de fabricación (el proveedor deja de fabricarla) o de sustitución por un modelo nuevo. Suele ir acompañada de una fecha de última compra y otra de fin de venta.
No es lo mismo que la retirada de producto: en la descatalogación se vende lo que queda con normalidad; en la retirada hay que sacar de circulación lo ya vendido o almacenado. Tampoco es lo mismo que el stock obsoleto, que es el resultado cuando la descatalogación sale mal.
También se le llama
Fin de serie, discontinuación, baja de catálogo, end of life (EOL) o discontinued en inglés. Cuando es el fabricante quien lo comunica, se habla de aviso de fin de vida o last time buy (última compra).
Cómo se calcula la última compra
La pregunta es cuánto comprar por última vez. Se calcula con la demanda prevista hasta la fecha de fin de venta, más la que quieras reservar para recambios o garantías, menos el stock que ya tienes y lo que viene en camino. La parte difícil es la demanda: la venta de un producto en retirada no se parece a la anterior, porque suele bajar con el aviso y, a veces, sube un tiempo por quien se anticipa.
Un ejemplo con números. Un distribuidor de ferretería ha vendido 150 uds. al mes de una caja de tacos de nylon que el fabricante deja de servir a final de año. Faltan 5 meses. Estima que la demanda caerá un 25 % tras el aviso (113 al mes) y quiere reservar 6 meses de recambio a 40 al mes. Necesita 5 × 113 + 6 × 40 = 805 uds. Tiene 300 y espera 100. Compra 405, redondeadas a cajas de 50, 450.
Si se equivoca un 20 % de más, le quedan unas 160 uds. de un producto que ya nadie fabrica. Si se equivoca por defecto, pierde ventas de una referencia de cierto margen. Las dos cosas son aceptables mientras el cálculo se pueda explicar y revisar.
Ojo con esto
Las descatalogaciones fallan por estas causas:
- No avisar a los puntos de venta: las tiendas siguen pidiendo un producto que no se va a reponer, o se acumula en la que menos vende.
- Repartir mal la última compra: el último lote debe ir a los sitios con más venta y no repartirse a partes iguales.
- Olvidar al cliente de recambios: si el producto necesita repuesto o consumible, la descatalogación del equipo no es la del recambio.
- No tener sustituto: sin un producto sustitutivo definido, las ventas se pierden en vez de pasar a otra referencia.
- Destruir lo que sobra: la Ley 7/2022 prohíbe destruir o llevar a vertedero los excedentes no vendidos de productos no perecederos, salvo que otra norma o la seguridad del consumidor lo exijan, y prioriza la reutilización, donación incluida. Antes de dar de baja, hay que buscar salida: liquidar, devolver al proveedor o donar.
Dónde aparece en el sistema
En el sistema que montamos, una referencia en descatalogación se marca con su fecha de fin de venta: la propuesta semanal deja de reponerla a todos los puntos por igual y concentra las últimas unidades donde hay más venta esperada, avisando de qué sitio se queda sin y cuándo. Si hay sustituto, el sistema lo tiene en cuenta para repartir su demanda.
En el panel el artículo aparece como stock a vigilar, con las semanas que quedan hasta agotarlo al ritmo previsto. La guía de stock muerto explica cómo medirlo, y la simulación con tus datos permite probar cómo habría salido la última compra con otras reglas.
Términos relacionados
Stock obsoleto, ciclo de vida del producto, sobrestock, producto sustitutivo y la guía de stock muerto.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene descatalogar una referencia?
Cuando su rotación, su margen y su papel en el surtido no justifican el stock y el espacio que ocupa. Mira la rotación y el análisis ABC, y revisa si arrastra ventas de otros productos antes de decidir.
¿Qué hacemos si el fabricante avisa con poco margen?
Calcula rápido la última compra con la demanda prevista hasta la fecha de fin, pide lo que cubra esa demanda y un colchón de recambio, y decide en paralelo el sustituto. Un cálculo explicable vale más que una compra de pánico.
¿Cómo se liquida lo que queda?
Primero en los puntos con más venta, luego con promoción puntual, después con devolución al proveedor si se puede, y como último paso con donación. Esperar a que el producto pierda valor es lo que más cuesta.
¿El sistema descataloga por nosotros?
No. Tú marcas la decisión y la fecha. El sistema calcula la última compra, reparte las unidades y avisa del avance.