Glosario
Integración entre ERP y tienda online: qué se sincroniza y qué puede fallar
Definición
La integración entre ERP y tienda online es la conexión que mueve datos entre el programa de gestión y la tienda: stock y precios del ERP a la web, pedidos y clientes de la web al ERP. Se hace con un conector, una API o ficheros. Lo importante es fijar quién manda en cada dato, la frecuencia de actualización y qué stock se publica, que debería ser el disponible y no el físico.
Si el stock de la web y el del ERP son dos números distintos, algún cliente va a comprar lo que no tienes. Integrar las dos cosas es decidir quién manda en cada dato, cada cuánto se actualiza y qué pasa cuando la conexión se corta.
Qué es exactamente
La integración entre ERP y tienda online es el mecanismo que mantiene de acuerdo a dos sistemas que guardan información de lo mismo. El ERP (Odoo, Business Central, Sage, Holded, SAP Business One) suele ser la fuente de verdad del inventario, los precios y la facturación. La tienda (Shopify, WooCommerce, PrestaShop) es el escaparate y la caja. Entre ambos viajan datos en las dos direcciones.
Cada dato tiene un sentido natural. Stock, tarifas y fichas de producto bajan del ERP a la web. Pedidos, direcciones y cobros suben de la web al ERP. Cuando dos sitios pueden modificar el mismo dato, aparece el conflicto: la integración tiene que decidir cuál gana.
También se le llama
Sincronización de stock, conector, integración e-commerce o simplemente «el conector con la web». Según la técnica, puede ser un módulo del propio ERP, una aplicación de un tercero, una conexión por API (el canal que ofrece cada programa para que otros lean y escriban datos) o un intercambio de ficheros CSV programado.
Cómo se calcula
No es una fórmula, sino una regla sobre qué cifra publicar. La más sensata: publicar el stock disponible, no el físico. Disponible = físico − reservado − apartado para otros canales − colchón de seguridad. Shopify, por ejemplo, separa lo que está en mano de lo disponible y lo comprometido, y solo vende lo disponible.
Ejemplo: una ferretería online con un almacén en Valencia tiene en el ERP 48 taladros percutores. Hay 9 reservados para pedidos de profesionales y 3 en una caja dañada. Publica 36, y con un colchón de 4 para evitar ventas simultáneas, la web enseña 32. Si publicara 48, vendería 16 taladros que no puede servir.
La frecuencia importa tanto como la regla. Con 30 ventas diarias de un artículo, una sincronización cada hora deja una ventana de riesgo corta; con una al día, es amplia. Los productos de poco stock y mucha demanda se actualizan a tiempo casi real; el resto, cada pocas horas.
Ojo con esto
Los problemas habituales cuando las dos cosas no hablan bien:
- Publicar el físico: la tienda vende unidades que ya estaban prometidas en el ERP.
- Dos sitios que mandan: si se puede corregir el stock a mano en la web y en el ERP, el último en sincronizar pisa al otro.
- Una caída silenciosa: el conector falla un sábado, nadie lo ve y la web vende con el stock del viernes. Hace falta un aviso cuando no hay sincronización reciente.
- Variantes mal emparejadas: la talla M de la web apunta a la referencia equivocada del ERP y el descuento sale de otro artículo. Se detecta cuando alguien cuenta.
- Ficheros mal formados: en integraciones por CSV, un campo con una coma sin comillas desplaza las columnas y carga cifras absurdas.
Dónde aparece en el sistema
El sistema no sustituye al conector: lee del ERP y de la tienda, con un usuario que solo puede leer, y compara. Si el stock publicado en la web difiere del disponible del ERP, o si las ventas de la tienda no llegan al programa, lo señala. Esa comparación es una de las primeras comprobaciones que hacemos con una nueva conexión.
Para la reposición, las ventas online y las de tienda física se suman por producto y se prevén juntas. Tienes los detalles en las páginas de Shopify, WooCommerce y PrestaShop, y en el sector de tiendas online.
Términos relacionados
Stock disponible, stock reservado, usuario de solo lectura, exportación CSV y ETL.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto debe sincronizarse el stock?
Depende del riesgo. Para artículos con poco stock y venta rápida, cada pocos minutos; para el fondo de catálogo, cada pocas horas. Lo decisivo es que haya un aviso si deja de actualizarse.
¿Quién debe mandar, el ERP o la tienda?
En el inventario, el ERP. Los pedidos nacen en la tienda y se consolidan en el ERP. Es más seguro dejar un solo sitio donde se modifica cada dato.
¿Se puede integrar con ficheros en lugar de una API?
Sí, y es válido para catálogos pequeños. Pierde frescura y exige cuidar el formato del fichero, pero no depende de que el programa ofrezca una conexión directa.