Glosario
Coste de emitir un pedido: cuánto cuesta cada vez que compras
Definición
El coste de emitir un pedido es el gasto fijo que supone cada pedido de compra, con independencia de las unidades que incluya: tiempo de quien lo prepara y lo aprueba, porte, recepción, comprobación y pago de la factura. Se calcula sumando esos gastos y dividiéndolos entre los pedidos del periodo. Es la mitad del equilibrio que decide cuánto pedir: si es alto compensa pedir más y menos veces; si es bajo, pedir poco y a menudo.
Cada pedido a un proveedor tiene un coste que no depende de cuántas unidades pidas: alguien lo prepara, lo envía, lo recibe y lo comprueba. Es uno de los dos números del lote económico y, a la vez, uno de los que menos empresas han calculado alguna vez.
Qué es exactamente
El coste de emitir un pedido es lo que cuesta cada pedido de compra por el simple hecho de hacerlo, pidas una unidad o mil. En el modelo del lote económico de pedido se representa con la letra K y se define como un coste fijo por pedido, no por unidad. Wikipedia indica que suele cubrir el coste de pedir, enviar y manipular, sin incluir el precio de la mercancía.
Piensa en todo lo que ocurre alrededor de un pedido: alguien mira qué falta, lo calcula, lo teclea o lo envía, el responsable lo aprueba, el proveedor lo sirve con un porte, llega un camión, alguien lo descarga y lo cuenta, se compara con el albarán, se da de alta y, semanas después, se paga la factura.
También se le llama
Coste por pedido, coste de lanzamiento, coste fijo de pedido, ordering cost o setup cost en inglés (este último, en fabricación, es el coste de preparar la máquina para un lote). No lo confundas con el coste de posesión, que es lo que cuesta guardar las unidades, ni con el coste total de inventario, que suma ambos y más.
Cómo se calcula
La fórmula es: coste por pedido = (horas de gestión × coste por hora + porte fijo + coste de recepción y comprobación + gastos administrativos) ÷ número de pedidos del periodo, o directamente la suma de esos conceptos para un pedido típico.
Un ejemplo con una distribuidora de productos de limpieza profesional que compra a un proveedor de Tarragona. Preparar y aprobar el pedido le lleva 40 minutos a un comprador cuyo coste por hora es de 24 euros: 16 euros. El porte del proveedor para pedidos pequeños tiene un fijo de 28 euros. Descargar y comprobar el albarán lleva 30 minutos de un mozo a 18 euros la hora: 9 euros. Registrar la factura y el pago se estima en 5 euros. Total: 58 euros por pedido.
Con ese dato el cálculo del lote cambia. Si vende 1.800 cajas al año de un producto y guardar una caja cuesta 3 euros anuales, el lote económico es √(2 × 1.800 × 58 ÷ 3) = √69.600 ≈ 264 cajas, unos 7 pedidos al año. Si hubiera supuesto 20 euros por pedido, saldrían unas 155 cajas y 12 pedidos. Un error en este coste mueve la decisión más que casi cualquier otro dato.
Ojo con esto
Esto es lo que suele fallar al estimarlo:
- Ponerle un número «a ojo» porque nunca se ha medido. Una estimación razonable por conceptos vale más que un valor inventado.
- Contar el porte variable como coste de pedido: si el transporte se cobra por kilo o por palé, es un coste por unidad, no fijo.
- Olvidar que el coste cambia con la forma de pedir: un pedido automático por EDI o desde el ERP cuesta mucho menos que uno por teléfono, y eso cambia el lote óptimo.
- Pensar que se puede bajar a cero: siempre queda la recepción y el pago.
Dónde aparece en el sistema
En el sistema que montamos, cada propuesta de envío o de compra se comprueba contra este coste. Si lo que hay que mandar a un sitio es muy poco y el envío cuesta lo mismo que uno grande, el sistema te sugiere juntarlo con el siguiente y te dice cuánto riesgo de rotura asumes al esperar. Redondea además a cajas, palés y mínimos del proveedor para no pedir cantidades que cuestan más de gestionar que de guardar.
Nos conectamos con un usuario que solo puede leer y la persona aprueba cada propuesta. Tú nos das el coste por pedido de cada proveedor (o una estimación) y lo ajustamos al ver cuánto ha pesado en la simulación con tus datos. Para saber qué pedir, parte de la previsión de demanda.
Términos relacionados
Lote económico de pedido (EOQ), lote mínimo de pedido (MOQ), pedido sugerido, unidad de compra y coste total de inventario. Guía: cuánto pedir.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un pedido de compra?
No hay una cifra general: depende de quién lo hace, cómo se envía, qué porte lleva y cómo se recibe. Lo fiable es sumar los conceptos de tu empresa para un pedido típico y repetirlo cada año.
¿El precio de la mercancía forma parte del coste de pedido?
No. El coste de pedido es lo que pagas por pedir, no por lo pedido. El precio de compra se trata aparte.
¿Pedir por EDI o desde el ERP lo abarata?
Reduce el tiempo de preparación y los errores, y por tanto el coste. Pero la recepción, la comprobación y el pago siguen ahí.
¿Qué hacemos si cada proveedor tiene un coste distinto?
Lo normal. Calcula un coste por proveedor, o por tipo (nacional, importación, pedido urgente), y úsalo en la decisión de cuánto pedir a cada uno.